孙冬云

（鱼台县市场监督管理局，济宁 272000）

数字化人事档案管理是一种新兴的档案管理形式，与传统纸质人事档案管理相比有更大的优势。其通过对纸质人事档案的扫描，将纸质的数据信息转换成数字的文本和图像，实现人事档案管理的数字化。大数据时代下，数字化的人事档案管理工作能够有效提升工作效率，增强档案信息的精准度，为各行各业的人们带来便利。

1 数字化人事档案管理的优势

第一，管理规范。传统纸质人事档案管理，经常在查阅档案时出现涂改、撤换等现象。数字化人事档案管理使用信息技术存储档案材料，有效地规避了以上问题，使档案管理更加规范化，也确保档案真实度。第二，更新及时。纸质档案管理需要多人协作完成，管理过程会牵涉到收集信息、整理加工、入库存档等多个环节，操作较为复杂，时间消耗过大，造成信息时效性不高。数字化人事档案管理通过先进的大数据技术实现了信息的及时更新，确保档案资料的实效性和准确性。第三，高效节约。数字化人事档案管理满足“无纸化”办公的需求，能够快速地访问数据材料，有效地节省存储空间与存储成本。在对人事档案实行查阅、增添、提取等操作时，数字化人事档案管理利用计算机系统实现了办公效率的提升。第四，安全集中。纸质人事档案因为借用频繁导致损坏、丢失严重，难以长期保存。数字化人事档案管理能够降低纸质档案翻阅频率，并对纸质档案实行共享、备份，确保档案的安全利用。另外，纸质人事档案管理使用有形库房存储，存储介质是纸张，具备容量小、体积大等不足之处，而数字化人事档案管理的存储载体是硬盘、光盘等容量大、体积小的媒介，具有集约性，也能避免空间浪费[1]。

2 加强数字化人事档案管理的具体措施

2.1 建设信息化数据库

首先，通过专业的档案管理人员实时编辑纸质档案详情，明确相关内容字段，逐步实现档案材料的数字化建设。其次，在编辑人事档案信息之前，建设信息化的档案数据库，利用云存储、云计算、信息采集等先进的大数据技术实现信息的采集、导入、整合、分类等工作，真正确保编辑数据与纸质档案的一致性，避免遗漏、错误等状况[2]。最后，建立访问档案材料的具体界面，主要表现为两个方面：第一，前台操作系统，实行信息资料的整理与检索，具备快速简单的特点，提升了查询、检索的整体效率。第二，后台操作系统，专业人员修改并完善人事档案资料，确保存储收录信息的科学性、完整性。综上，通过大数据技术建设信息化数据库，为数字化人事档案管理提供了硬件基础，在人事档案管理中占据重要地位。要想有效的进行数字化人事档案管理，建设数据库是不可或缺的环节，其在存储、载入信息的同时，也能避免数据丢失等问题的出现。同时，建立信息化数据库，也为人事档案管理人员提供便捷，帮助其提升整体运行效率。

2.2 优化、维护管理系统

为了保障人事档案管理工作的可持续发展，在数字化人事档案管理的过程中，要定期进行计算机硬件系统的优化和升级。目前，计算机技术发展迅速，各种计算机病毒也随之增多，若不能及时实施系统的维护和优化，极易发生计算机崩溃、防御系统被破坏、数据丢失等事件。另外，结合计算机硬件模式，选取合适的人事档案管理操作系统是非常重要的。在具体的选择时，一定要全面考虑操作系统与软件技术的特点，重视所选系统能否满足技术需求，是否具备前瞻性。同时，应该组建专业的管理团队，落实团队人员职责，让其承担系统使用、系统维护、系统管理等工作，使系统的固有效能得到充分发挥。

2.3 强化信息安全管理

目前，数字化人事档案管理亟待解决的重要问题是：如何切实保障人事档案材料的安全性。通过对大数据技术的有效利用，能够进一步提高信息系统的安全性能。具体在管理人事档案时应做到：第一，在传递与搜索资料信息时，要严格控制信息审批，把握存储介质使用规范。第二，在采集数据信息时，要对采集软件的使用范围深入把控。第三，在共享与开放数据信息时，要重视开放度，注意设定使用权限，全方位保护相关人员的隐私信息，避免信息泄露。为了防范黑客攻击，可以使用多种防护措施，例如，网络隔离、系统与数据逐级加密、数据备份、设立防火墙等。第四，在数据备份和维护、使用系统时，要做到权责分明[3]。云计算等大数据技术都具备数据恢复功能，在维护系统安全时，可以将其与多种安全技术的固有优势相结合，让数据信息安全管理得到强有力的保障。

3 结束语

大数据时代下，数字化人事档案管理符合时代需求，为档案管理人员提供了很大便利。在建设数字化人事档案时，要紧紧结合客观实际与单位人事档案特征，利用先进的大数据技术，建立信息化的人事档案数据库，并及时进行系统维护与安全管理，逐步推动人事档案管理的数字化发展。