高校档案收集工作现状及对策分析

2019-02-14贺国理

数字通信世界 2019年10期

贺国理

（湖北工业职业技术学院，十堰 442000）

高校档案是指学校在招生、教学、科研方面汇总的文字内容，通过档案中的具体事项了解教师、学生的基本情况，具有较大的保存价值。此外，随着高等教育事业的发展，高校的档案工作环节出现更多新的问题，从而导致高校档案工作效率缓慢，难以提升工作人员的工作效果，影响档案收集质量。因此，下文重点分析管理人员应如何科学的规避风险，保证档案收集工作的高效性，推动档案收集工作的有效开展。

1 高校档案收集工作现状

由于档案管理人员有时无法按时收集档案，无法合理的完成学校布置的任务，且移交的档案不全等影响到档案收集的质量。另外，由于档案人员的意识薄弱，档案收集效率低，学校在需要学生材料时束手无策，而这也说明不重视平时的材料积累将直接影响材料的利用价值。在查档案期间部分教师或者学生存在严重的违反档案安全管理法则的行为，造成材料出现缺失的局面。其次，在我国的高校中，档案工作无法落实到实际的工作中，由于档案工作存在较长的搁浅性，工作人员出现遗忘的现象，没有较强的制约机制，收集档案过于困难。再次，部分高校缺少专门的档案管理人员，大部分的档案管理由其他部门的教师负责，针对新上任的工作人员，无法充分的了解工作流程，在工作中遇到的重重困难，影响工作人员的效率。档案工作人员缺乏创新意识，无法跟随时代的发展营造新的管理理念，其工作任务进行的较为缓慢。

2 高校档案收集工作对策分析

2.1 加强档案宣传工作

高校应加强对档案工作的宣传，明确档案人员的工作内容，有效的宣传相关的工作理念，培养管理人员的归档意识，使学校上下级充分的认知到档案对学校发展的重要意义，从而增强工作人员的归档理念。针对学校方面，应加大对档案工作的重视与支持，积极采用有效的措施解决管理人员在工作中存在的问题，保证档案工作的顺利运行。

2.2 定制档案管理制度

结合我国的《档案法》及本高校的实际情况，从学校角度出发，设计符合高校档案收集工作的计划，并制定可取的档案收集方法，严格的规定档案收集时间，合理的确定档案的应用范围。管理人员应秉公处理档案问题，坚持公正态度对待档案收集工作，建立有效的档案收集机制，使档案工作更加规范化。此外，高校档案管理部门应明确收集档案的内容，科学管理档案，并使档案运用到实际的学校活动中。

2.3 提高档案人员素质

档案人员的素质影响高校档案管理工作的开展质量，高水平的工作人员能够高效率、高质量的处理档案。因此，高校应培养管理人才，坚持实施岗前培训，以改善在档案工作中出现的问题，并避免人员出现业务不熟练的现象，增强管理人员的业务能力。

此外，对于档案的监督工作应给予高度的重视，高校应定期的培养档案管理人员，针对档案部门进行单独的业务指导，不断的提高档案人员的工作质量，并提高档案人员的工作理念，培养其操作技能。其次，高校应要求管理人员具备高度的责任感，高质量的完成工作。

最后，管理人员自身应做好提升业务能力的准备，综合新时代的发展理念，通过看书、上网等渠道提高自身的管理水平，从而不断的追求更高级的工作目标，并努力学习新知识，与时俱进的增强自己的能力，全面的做好档案收集工作。

2.4 保证档案工作进行

在高校档案收集管理工作中，学校应保证档案工作顺利的进行。因此，需引入监督核查机制，进一步统计全校的档案收集内容，并提出新颖的工作计划，积极落实档案管理工作，有效促进档案工作的完善。另外，针对校内各个部门进行指导，跟踪档案工作情况，促进全校建立档案监督核查机构，引导校内各个部门的档案管理人员正确的进行工作，并组成严密的工作体系，发挥其工作作用，从而提高工作效率。

2.5 建立信息化的保管

随着新时代信息技术普及与发展，高校应充分的认识到电子档案的优势，因此，合理的建立电子档案管理体系，在档案管理部门应用信息化技术解决收集档案的问题。另外，由于信息大众化与校园化的局面，档案部门应深入研究档案收集工作的本质，减轻工作人员的压力，合理的设计电子收集系统，完善信息化的电子档案，利用教务管理系统分配不同的数据内容，从而形成比较完整的电子档案体系，以便档案部门合理的使用，从而实现最佳的档案管理和档案收集效果，推动高校档案工作的高质量进行和顺利完成。