许桂荣

（南开大学后勤保障部项目管理办公室，天津 300071）

1 引言

高校的大规模发展促使管理事务具有跨部门、跨系统的特点，并且随着校园发展逐步和社会应用需求相契合，高校和企业之间的合作越来越紧密，高校管理部门的业务范围还在不断扩大。如何应对管理系统不断新增相关业务的变化，促进管理部门持续发展，提高服务能力，是高校进一步发展需要着力解决的问题。探究高校信息化管理模式，不是单纯的安装、运营一套应用软件，这个信息化管理方式要迎合新型高校管理制度的梳理、管理体系的优化、管理方法的确立。任何信息系统都不是孤立的存在，必需要与已经存在的校园其他数字系统相整合，这样才能长期合理的运行。在信息化服务刚刚兴起的时候，在校园里运营改进具有较高的操作性，容易得到及时的应用反馈和修正，对未来其它社会机构的信息化管理可以起到借鉴的效果。

2 信息化管理的价值

人类社会已经进入到信息化经济时代，作为信息化的主要推手计算机网络，它的一个主要作用就是将各个独立的资源连接在一起，最大化利用共享信息，实现事务的集中管理和分类处理。实施信息化的管理模式可以形成一套管理标准，打破信息闭塞，提高服务效率。信息化服务的基础就是管理的标准化，依托管理制度、人员培训、系统工具等环节的支持，在业务流程中不断重复正确的操作。在同一流程的相关岗位共享进度、任务、文档等信息，降低信息查询的时间，提高沟通效率，减少差错。信息化可以突破信息孤岛，加快管理信息的提取、汇总、上报、分析、反馈的速度，对于高层管理者可以更好的掌控全局，做出快速准确的判断。

3 信息化管理提高工作效益

基于网络的信息化管理，所有信息资源可以存放在网络云中。首先，以往纸质文件或是独立的数字系统，容易导致文件丢失或存档错误。遗漏重要信息等情况，在网络信息中可以大幅降低甚至消除错误造成的损失。其次，信息化可以提高业务流程中的可视化程度，所有服务岗位工作人员都清楚自己在服务流程中的角色，并且可以确切地了解业务在办理过程中所处的状态。这样既提高了信息透明度，又明确了职责，所以人都可以在网络终端服务器上清楚的了解到自己应当完成的工作。这样可以减少业务办理过程中的延误、疏忽或推脱现象。第三，信息化管理可以极大的提高办公效率。分散在不同办公场所的各个部门在处理事务时，所需上报和待审批的文件都可以在网络终端上完成，这样就实现了审批流程网络化：如当前多数业务审批流程是，主管管理者需要当面审批办公文件，管理者往往工作繁重，职员无法及时向主管的上级反映情况，这样职员在处理业务时，容易造成事务堆积现象，这样既耽误时间又耽误工作。如果高校实现信息化管理，充分利用信息化网络办公，可以彻底解决逐级等待审批的问题。尤其是在处理需要多个部门审批的业务时，信息化管理的方式可以及时提醒管理者处理业务，大大提高工作效率。第四，明显降低办公经费支出。施行信息化网络办公后，显著减少文件纸张、打印、复印和各种相应耗材的使用，实现了优质、低耗、高效的的服务目标。

4 信息化管理制度的建设

随着高校规模的扩大，管理难度加大，要警惕出现人浮于事、扯皮推诿、职责不清、执行不力的现象。基于信息化理念的管理模式，就是要充分利用信息共享的优势，促进制度化建设，按照程序标准来处理事务。信息化管理制度的建设要注意大力推行扁平化管理；以量化数据为标准进行业务水平考核，增强执行力度；明确各级岗位职责、权利和操作标准；在每一步业务的操作标准许可下，尽量增大业务人员的决策权限；最大化使用信息资源进行分析，支持决策判断；以业务流程为枢纽，系统有效整合各种管理要求，实现高效简约管理；对于业务管理要通盘考虑，统一编码，精简业务流程，编制全面的系统。

制度化的建设可以促使管理模式的合理化、管理方法的科学化、管理过程的规范化、管理数据的精确化、管理质量的最优化，建立信息化、便捷型的一站式服务方式。信息化的管理制度将为高校更大规模的发展创造了条件。

5 结束语

高校管理信息化建设，是新时期提高高校管理与服务水平的基本要求。高等教育机构不仅是为师生服务，同时也为各学院的教学和科研服务，具有管理育人，服务育人的重任。因此，高校服务水平随着规模的扩大必须要上一个台阶，满足各方面的需要，而信息化技术为加强校园管理与服务水平提供了先进的技术支持。同时，信息化在高校内部管理中的广泛应用，促使管理和服务相融合，实现了管理和服务的数字化，为高校整体智能化发展提供了契机。信息化建设极大提高了管理效率，促进高校整体管理服务队伍素质的提升，拓展了高校管理能力，实现高校管理无纸化办公、网络化服务、科学化决策，为实现双一流大学的建设提供了服务保障。