(中交上海航道局有限公司，上海 200002)

水利工程施工档案管理对水利工程施工具有重要意义，它是工程施工过程中形成的一切工作记录，为保证施工质量、合理安排施工程序、提高工程建设管理科学化水平提供了切实的参考依据，同时也为发现工作偏差提供了参考标准，更是为未来优化工程运行管理方案、科学开展工程改扩建工作提供了可靠的资料[1]。但是，由于受重视度不够、人力资源不充足、工作制度不完善、工作责任划分不明确等因素的影响，往往使水利工程施工档案管理工作存在很多缺陷[2]。为了更好地优化、完善水利工程施工档案管理工作，我们将项目化管理的思路引进到档案管理工作中，从而有效地避免了以上存在的问题，达到高效、高质量地做好档案管理工作的目的。

1 档案管理项目前期工作

1.1 档案管理项目模式化

水利工程施工档案管理作为一个项目，具有其独特性、不确定性和时限性[3]。

a.独特性。由于每个工程的水文地质、工程规划、工程功能不同，导致了工程档案资料管理具有独特性。

b.不确定性。工程刚开工时不能预料到工程施工过程中会产生哪些资料、会不会有工程变更等因素，这些不确定性因素会随着时间的推移和工程不断的完善而降低。

c.时限性。从施工单位投标开始到中标签订合同，工程竣工验收完成，在档案管理时限期间所产生的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录资料形成了施工档案(见《水利工程建设项目档案管理规定》)。

将项目管理专业知识、技能、工具和方法运用于档案管理工作中，使档案管理目标得以更好地实现，这就是档案管理项目模式化。

1.2 确定项目管理范围

施工方应以《水利工程建设项目档案管理规定》、工程项目结构分解、地方政府要求、业主要求、监理要求等为依据，来确定档案管理工作范围，避免在以后的工作实施中因为工作范围不明确而导致漏掉某项工作或是各项工作之间混乱的情形。一般情况下，将档案管理项目范围划分为两个方面。一是在水利工程施工建设中，施工单位与其他各工程参建单位及政府发生的工作往来中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录；二是随着工程建设而产生的工程文字、图表、声像等不同形式的资料。然后，再对以上两方面的档案进行细分，即可形成档案项目管理的范围。

2 档案管理项目实施

2.1 项目人力资源管理

档案管理工作专业性较强、要求较高，为了能高质量地完成档案管理工作，施工单位应首先建立专业化的管理工作团队，并且使团队在工作中相互协调，提高工作效率。档案管理项目人力资源管理包括以下两方面：

a.确定档案管理项目的组织结构。一般地，档案管理工作由技术部负责，并根据岗位和职责不同，自上而下分别设专门负责档案管理工作的工程技术负责人、部长、副部长、主管、资料员等。

b.建立责任分配矩阵。根据项目内容的特点，建立项目责任分配矩阵，工作分配细化到个人，工作责任具体化(如右表所列)。

2.2 项目时间管理

根据项目活动估计各个活动的历时情况(具体情况可参照工程网络计划图)，结合项目责任分配矩阵制定不同层级的计划，如部门计划、具体工作进度计划、个人工作进度计划等，并根据工作的重要程度和不良影响结果等因素对工作进行先后排序，合理安排工作时间。项目时间管理过程中需要注意各个工作之间的逻辑关系，合理运用单个工作的机动时间，使各个工作之间相互衔接，并有条不紊地进行。

档案管理工作责任分配矩阵表

在项目实施过程中，如果工作进度产生了偏差，应该及时进行控制纠偏，避免前期未完成的工作影响后续工作的开展和员工的工作状态。例如前期的报表没有如期按照工程进度计划完成编写及签字，随着时间的推移前期未完成的工作和目前的新工作将会受到影响，从而降低工作效率，影响工作质量，甚至可能会漏掉其中某项工作，而加大后期工作量，严重的还可能会给企业带来不必要的经济损失。

2.3 项目质量管理

工程档案管理项目质量是指工程资料制作情况，如资料收集是否齐全，资料形式是否多样化，归档是否符合相关规定，以及是否响应了监理的要求等。一个高质量的档案管理项目能从各个角度及各种形式真实地反映工程的建设过程。

2.3.1 质量控制

档案管理项目质量控制应从以下三个方面入手：

a.根据项目范围，明确工作目标，在工作中建立多重检查机制。如对资料定期整理检查，并将检查工作贯穿于整个项目活动过程中；做好资料目录，确保资料的完整性；及时报送监理、业主审核签字，做到信息沟通要及时。

b.工程资料信息、数据要真实有效，取样要科学规范，在工作中争取第一次就把事情做对。

c.当发现工作与目标产生偏差之后，应及时进行工作纠偏，以此来降低工作偏差带来的不利影响，甚至是损失；当不能通过纠偏来达到预期目标时，应与项目领导及监理方进行协商，论证原定目标是否科学合理。如果原定目标有悖于现实工作，则需要及时确定新目标，并做好后续工作的调整。

2.3.2 预防质量问题

一是制定部门工作制度，并严格执行。二是做好经验传承、工作交流等日常活动，有必要时应对新员工进行专业培训，做到持证上岗，掌握避免犯错误的方法和经验。

2.3.3 项目质量过程改进

根据项目的独特性，在项目实施过程中采用PDCA 循环原则推动工作，并及时发现和解决存在的问题。工作程序包括以下八个步骤：

a.分析目前工作情况，发现问题。

b.分析影响质量问题的主要因素。

c.针对不同的影响因素采取改进措施。

d.执行措施计划。

e.检查执行结果是否达到预期目标。

f.总结成功的经验，制定相应的工作标准，组织成员之间相互交流、学习。

g.把没有解决或新出现的问题，转入下一个PDCA 循环中进行分析解决[3]。

PDCA循环提供了一个质量问题分析解决的思路。由于档案管理工作需要在业主、监理、供应商、分包等多参建单位之间进行协调工作，因此，在分析问题时，应该从多角度分析入手，及时和他人沟通，联合加以解决。同时，要按照分工明细、责任到人的原则，制定系统全面的工作分工制度。

2.4 项目沟通管理

施工方档案管理沟通工作包括内部与各个部门之间沟通，外部与业主、监理、设计、供应商、分包等参建单位沟通。良好的工作沟通，可以促进工作之间的协调，及时获取项目实施的工作情况，确保信息产生、收集、发布、储存和最终处理的过程都真实可靠。当产生工作偏差时，需要及时地制定相应的对策，提高工作质量和工作效率。

项目沟通管理包括以下三个过程。

2.4.1 确定沟通目标

在项目实施的前期阶段根据项目覆盖的范围，确定项目需要沟通的对象，即明确和谁沟通、谁需要什么信息、谁需要什么资料、需要找谁签字等工作目标对象。例如：在隐蔽工程报验方面，大坝坝基、钢筋工程、预埋管线等隐蔽工程在覆盖之前需要进行隐蔽验收，隐蔽验收过程中，首先应自检合格之后，由施工单位填写《隐蔽工程报验单》，然后通知监理人员、工程分管人员及施工班组，并约定验收时间，共同对该隐蔽工程进行检查验收。如果在这项工作中没有做好沟通，并通知其他参建单位，而自行验收覆盖，就可能导致返工、影响工期、造成不必要的经济损失等不良后果。

2.4.2 项目管理沟通

根据沟通的目的选择适合的沟通方式，常见的沟通方式有书面沟通、会议沟通、汇报沟通、通信工具沟通等，通过选择合适的沟通方式来收集、整理、汇总、保存、发送项目信息。每次资料产生的时候都需要和相关人员进行事件确认，必要时还应该在资料相关位置进行签字确认。例如会议纪要需要在场人员签字，以确认该人员已参会，并知晓本次会议传达的内容。

2.4.3 控制沟通

项目各参建方应相互监督项目沟通的实施情况，特别是作为档案管理的主要实施组织成员，应时常相互监督、提醒，确保项目沟通的时效性。另外，要随着工作的推进，优化沟通方法，改进沟通渠道，提高团队的工作效率。

3 档案管理项目后期工作

项目后期需要对项目进行总结评价。由项目组织成员对本项目进行总结评价，分析在整个项目过程中遇到的问题、难题、不足，以及值得推广学习的经验等，并基于本次项目实施的经验，提出更好的工作流程及工作细节，不断完善档案管理项目系统，最终形成正式的总结文件，由企业统一保存，作为编制企业工作手册的参考文件。

4 结 语

水利工程档案项目化管理属于系统管理，对于不同的企业文化，它所实施的具体方法及内容有所不同，但是项目化管理模式都是由管理范围、人力资源、时间、质量、沟通五大部分构成，各个部分相互关联，涵盖档案管理工作的各个方面。档案项目化管理既可以实质性地指导工作，也可以给管理者提供发现及解决问题的思路，在实际操作中管理者应关注每个部分的实施情况，确保工作有序地进行。