科学事业单位差旅费报销存在问题及建议

2019-02-12冯静

财经界·上旬刊 2019年1期

冯静

关键词：科学事业单位差旅费问题建议

一、引言

差旅费是指工作人员临时到常驻地以外地区公务出差所发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费。因工作需要，单位员工出差实地调研、参加培训、学术交流会议等各种活动较多，与之相关的差旅费报销必不可少，差旅费作为科学事业单位财务报销的重要部分，必然成为财务管理的重要工作。财政部于2013年12月31日印发了《中央和国家机关差旅费管理办法》，并于2014年印发了《中央和国家机关差旅费管理办法有关问题的解答》。各地方结合当地实际情况，也制定了相关的管理办法，但实际操作过程中仍存在一些问题，本文就相关问题进行了梳理，并提出了建议以供参考。

二、科学事业单位差旅费报销中存在的问题

（一）公务卡“有卡不用”现象普遍

按照公务卡使用的相关文件规定，单位工作人员因出差支付的住宿费、机票等相关差旅费用，应优先使用公务卡结算，因暂未取得公务卡等原因，确实无法使用公务卡结算的，方可选用其他方式进行结算。实际工作中发现，部分员工担心不能及时报销还款，影响个人信用，不愿使用公务卡结算，要求借款出差;部分员工认为自己因公外出，是公事不是私事，不接受任何形式的费用垫付;随着无现金城市的推开，很多年轻员工更倾向使用微信、支付宝等电子结算方式，导致公务卡使用范围偏窄、使用率不高，“有卡不用”现象普遍。

（二）出差借款长时间占用备用金

按照科学事业单位财务規定，职工出差前可先借款，出差返回后再办理报销冲账手续。职工出差费用往往不能及时签批报销，导致差旅费借款积压严重。再有因业务需要，部分职工出差相对频繁，经常出现第二次借款发生，之前借款未冲销的情况，备用金长时间占用已是常事。

（三）住宿费“真票虚开”现象严重

在不超过相关规定标准的前提下，住宿费是凭借票据据实报销的。部分员工钻住宿费标准的空子，在实际发生的住宿费未达到规定上限的情况下，仍按最高上限标准开具发票报销。部分员工将住宿期间应由个人负担的部分费用并入住宿费开具发票，真票虚开现象严重。

（四）票据不全，增加报销审核难度

单位员工出差搭乘顺风车现象时有发生，有的只有单程票据，有的根本没有相关城市间交通费用票据，差旅费管理办法也并未对此有明确说法，这便给出差包干补助的核定发放带来困难。此外，因员工个人原因，相关城市间交通费票据丢失，报销时不能提供相关票据原件，增加财务核实的难度。

（五）重复报销或变相转嫁出差费用

科学事业单位的差旅费报销大多采用包干和实报实销平行运行的方式，员工可以结合实际情况自行选择。通常情况下，住宿费和城市间交通费在不超标准的情况下，根据所提供的票据据实报销，市内交通费和伙食补助根据出差天数固定标准包干计算，这便给了部分人员可乘之机。实际工作中，存在上级单位人员将差旅费用部分转嫁给下属单位或个人的情况;存在出差人员在外接受招待，仍拿票据报销或是领取包干补助，两边取利的情况;存在出差乘坐飞机，员工领取包干补助，又单独报销往返驻地和机场的交通费，重复报销的情况。

（六）传统会议普遍化，视频会议推行不畅

传统会议不论是组织方还是参会方，所有支出均是纯消费型的。但是，鉴于网络视频会议系统初始投入较大，支出远大于传统会议，很多单位不愿尝试，部分单位懒于尝试，所以传统会议遍地开花，视频会议一直不能全面推行使用。

（七）非本单位员工的差旅费处理问题

非本单位员工报销差旅费情况不能杜绝，又没有相关的文件依据，所以处理起来有一些棘手。非本单位员工差旅费报销的情况，主要是外单位人员提供劳务，聘请单位为其报销城市间交通费。不管双方签订的协议中有无约定差旅费的报销问题，给其报销差旅费的行为均属于支付劳务费用，按照个税相关规定，需要与劳务费合并计算，代扣代缴个人所得税。如果处理不当，便可能给单位带来税务稽查的风险。此外，如果当事人回其所在单位报销差旅费的话，就会出现重复报销的现象。

三、事业单位差旅费报销的建议

（一）完善细化出差事前审批和报销制度

各科学事业单位在现有差旅费管理制度的基础上，应结合单位实际情况，一方面强化出差事项事前审批，要求申请人填写详细的因公外出审批单，并逐级报批。另一方面，应将差旅费报销制度进一步细化，将特殊事项分别作出明确规定，确保其可操作的情况下，让员工有章可循。财务人员要严格把关，结合交通费票据和因公外出审批单做好审核工作，严格按照单位相关制度给予报销，做好风险防控。

（二）推行公务卡结算

制定相应的公务卡使用结算制度，并做好宣传培训工作，使单位人员熟练掌握公务卡强制结算目录，重点明确不使用公务卡结算的审批流程和财务报销手续。严格控制不使用公务卡结算的支出事项，必要时可以要求报销经手人提供书面说明，使本单位形成主动办卡、自觉用卡的良好氛围。同时财务人员要积极做好服务工作，及时协助满足条件的员工申办公务卡，提高单位员工公务卡的持有率和使用率，有效提高资金使用的透明度，加强财务监督与管理，减少报销逾期、变相转嫁费用和虚报支出等情况发生。

（三）双管齐下，杜绝住宿费虚开

住宿费发票虚开是双方民事行为，要想杜绝这种现象发生，必须双管齐下。一方面，加大惩处力度。对于虚开住宿费的酒店、宾馆等，一经查实，从严从重处理，让其心生畏惧，不敢触碰红线。另一方面，单位员工报销住宿费时，除提供住宿费发票外，需同时提供公务卡消费凭条，禁止使用现金结算。使用微信或支付宝等支付的，支付方式需选择公务卡账户，并调取相关交易明细，作为报销辅助凭证。

（四）加强公众监督，增加透明度

按照相关规定，差旅费应由所在单位承担，不得向下级单位、企业或其他单位转嫁。公众监督是监督机制的重要环节，监控力度很大程度上取决于公众监督的参与度，要充分发挥公众监督机制的作用，在不违反规定的前提下，可以将相关差旅费用明细按照“5W”原则（Who-谁，含非本单位同行人，When-什么时间，Where-去哪，What-干什么，Why-什么目的）在一定范围内公开，阳光操作，增加透明度，让猫腻无处遁形。

（五）逐步推行视频会议，运用科技降低差旅费开支

充分运用可视电话、网络视频等现代信息技术手段，可实现不同地方同时在线视频交流通话，进行异地“面谈”，大大节省往来差旅费和时间，提高会议效率，降低会议成本。按照单位性质和规模大小可选择软件视频会议与硬件视频会议。云计算视频会议的出现，开启了视频会议的新篇章，为单位提供了更好地选择。王辉在其论文《集团差旅费管控政策与实施》中也提及，中兴集团在2010年成立了网络会议中心，通过网络会议的形式来进行交流和下达指标任务，通过网络会议，节约了出差次数，为集团节约了1亿元以上的成本。

（六）尽量避免给非本单位人员报销差旅费

对于在职人员，城市间交通费应要求其回所在任职单位报销，聘请单位只支付劳务费。对于已退休人员，考虑到无处报销差旅费的实际情况，在给付劳务费时可考虑涵盖差旅费，但不建议单独报销城市间交通费。前提条件是，劳务费发放金额不能超过相关劳务费发放标准。