徐宏波

摘 要 在传统的档案管理工作中，档案是需要进行手工书写的并以纸质形式存在。但由于社会的不断发展，媒体信息的更新率也较快，同时档案文件也在与日俱增。但是对于传统的档案管理方式来说是无法承担这么大的工作量的。但由于电子档案的管理模式出现，使对于档案信息量的压力得到了显著的缓解，并随着社会的发展还会渐渐取代传统的档案管理模式。可是在使用电子档案的同时也存在着一定的风险和隐患，所以我们在使用中也要注意对其的防范措施。

关键词 电子档案 现状 管理 应用

中图分类号：G253 文献标识码：A

1电子档案管理的现状

由于电子档案事业的不断发展，使各个单位的档案数量都在逐渐增加，而面对与日俱增的档案文件时，传统的档案模式必定无法适应当前的档案管理工作。

档案管理工作并不是只要简单的填上资料，然后保存在档案室就可以了。其实整个的工作流程相当复杂。所以面对巨大的档案数量，只能利用电子档案的管理模式进行工作。

由于档案的重要性，所以在档案管理工作中一定要一丝不苟，决不可出现问题。对每一个单位来说，档案管理工作都是相当重要的，所以电子档案管理模式会逐渐成为档案管理工作中的重要模式。同时对于电子档案管理模式需要员工具有一定的专业技术，否则会无法胜任此项工作。

2确保电子档案信息的原始性

在当今网络环境的影响下，电子档案离不开网络，电子档案的存在和发展需要网络给予支撑，同时也离不开科学技术的支持。随着计算机网络中一些病毒的侵入，在这种网络环境下，就要保证电子档案的原始性，使其原有的档案信息不會被破坏，对比较特殊的电子档案，要确保原有的电子档案信息的真实性，以防止出现电子档案信息失真的情况。为了确保电子档案信息的原始性，要转变电子档案的储存方式，利用纸质的方式保存电子档案原始信息。

3采用先进的电子档案管理软件

电子档案与纸质档案在很多地方都有着类似的属性，最大的区别在于整理的方式与媒介不同。纸质档案是通过人工手写的方式逐步完成，主要突出的是手写形式，以纸质为媒介;而电子档案则是通过电子计算机进行操作，主要突出的是电脑形式，以网络为媒介。电子档案的产生和发展都离不开网络的变迁，网络由最开始的聊天、交友、查看信息等基本功能发展至今扩充到了各行各业的各个领域，网络化实现了真正的一体化发展，档案管理也随之共同发展。现在网络上出现很多种类的专业电子档案系统，从电子档案的目录编制、关键词设置、内容简介、索引等各类主题入手，将电子档案进行规范录入与编制，从而使电子档案的查找能够更便捷，提高电子档案的利用率，为电子档案管理人员及利用者带来便捷的专业体验。同时专业性的电子档案软件也能够在一定程度上为电子档案加密，保证电子档案信息的安全。

4做好电子档案的安全管理工作

无论是电子档案还是纸质档案，都具有同样一个属性，这就是保密性。电子档案在分类中也包含了普通档案、机密档案、绝密档案等，即便是普通档案在多数情况下都是带有一定的保密性，会根据不同利用者的职务以及工作进行控制利用，采取档案保密措施，很多时候都是禁止所有人阅读，只对特定人群开放的，因此就需要档案管理工作一定要重视档案的保密性，保证档案拿取、录入等流程中信息的安全。电子档案以网络为依托存在，通过互联网进行录入、保存、利用等环节操作，就更应该注重保密性，做好安全管理工作，以确保档案内所涉及的机密内容安全不泄露。网络是一个整体板块，在很多领域可以通过电脑软件进行互通并交换信息，并且网络安全也是目前无法完全解决的问题，基于科技之上的安全隐患也是随时都有可能成为威胁网络系统的杀手，面对这些问题，电子档案管理人员可以采用系统权限设置或者密码设置，做好密码保护并且及时根据网络使用情况检查网络相关软件是否正常，从根本上解决网络安全隐患问题。

5确定专人负责电子档案的管理

档案管理是持续性很强的工作，工作内容枯燥繁杂，需要档案管理者具有相当程度的耐心与细心，将各类档案材料分类整理保管，并随时为档案利用者提供帮助。因此，需要有专职人员负责档案的管理工作。网络信息时代下的电子档案更需要有专人负责。因为只有在有专人负责的情况下才能更妥善地对电子档案进行汇总与整理，才能够专心致志地处理电子档案的内容，保证电子档案信息的准确性与实体的安全性，确保电子档案的收集、分类、整理、归档、保管、利用等各个环节有序开展。

6电子档案如何更好地普及应用

对于领导小组所制定的各项方案都应该积极的采取。因为电子化管理模式是否能够成功的关键就是对其相关的管理措施是否到位。而相关领导要加强对电子档案工作的管理并制定出相对规范的电子档案管理章程。作为普通的档案管理人员要做到积极的采取领导所提出的每一项建议，按照领导所指挥的工作方向与政策认真按要求完成每一项工作任务，确保在进行工作时有一丝不苟的敬业精神与责任心，才会使整个集体工作做得更好。

在档案工作人员进行电子档案管理工作时，若要做到提高电子档案的工作效率，同时要在工作中不断纪积累经验，做好电子档案信息的收集工作，进而实现档案管理工作的创新与发展。一定要正确的看待档案管理工作，正视档案管理工作的重要性，在做好本职工作的基础上还要看清档案管理工作对于全局工作的重要性，这样也会为实现档案管理工作的创新与发展创造了直接有效的条件。

在档案管理工作的系统建设中，不可避免的会遇到一些过于强调其单位的特殊性或是管理方式上的严谨性等现象。实际上这样无视标准化的做法或是拒绝采用标准的作法是一定要杜绝的。如果只是依靠相关的工作经验来进行管理档案的方法即使有效，但是不会让更多的人进行高效的使用，目前已经跟不上社会发展的需要了。通过制定相应的标准对于电子档案发展会是一种系统性的进步，对于档案管理的发展也起着至关重要的作用。

综上所述，电子档案是一种以计算机网络为媒介的现代档案管理系统，是科技与文明共同发展的结果，这种颠覆了纸质档案的新形式也让档案管理工作进入到了一个新的高度，档案管理结合现代化的网络技术，成功地促进了电子档案的管理，让档案工作更加便捷，同时配合合理的电子档案管理措施与方法，适时规避可能出现的问题，提高电子档案的利用率，以展现电子档案的价值。