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项目教学法在秘书实务课程中的运用

2019-02-10张晓敏

现代职业教育·中职中专 2019年12期
关键词:实务秘书教学法

张晓敏

[摘           要]  秘书实务课程以虚拟的海天灯业有限公司要召开的股东大会为总项目,把需要训练的秘书工作化作一个个项目,体系化地在管理过程中,以秘书实务课程为依托,逐一训练各种秘书工作从业技能。实践证明,体系化的项目教学法提高了学生的积极性,增强了训练的实战性,有效解决了案例分析法和情景模拟法的弊端,学生的临场应变能力、团队合作能力也得到全方位的提高。

[关    键   词]  秘书实务;项目教学法;管理过程;体系化;实战性

[中图分类号]  G642                 [文獻标志码]  A              [文章编号]  2096-0603(2019)35-0016-02

秘书实务作为秘书学专业一门实践性很强的专业核心课程,其教学目的就是使学生掌握各项秘书工作的主要内容、一般规律、操作规范、实施程序、具体要求以及注意事项,以培养和提升学生的秘书职业能力。为了提升秘书实务课程的教学质量,学界同仁已经较为广泛地运用了案例教学法、情景模拟教学法等。这些方法一定程度上增强了学生的参与度,提高了学生上课的积极性。但是,其弊端也日益明显,一是案例背景太过简单,实施过程中经常出现具体问题具体分析的情况;二是有些案例存在太强的人工加工痕迹,距离实际工作太远,缺乏实战性;三是情景模拟在一时的新鲜感之后,变成了情景剧表演,有时还有纸上谈兵之嫌。更重要的是,具体的秘书工作都是在辅助领导管理过程中产生的,是管理工作中的一个环节。情景模拟和案例分析很难照顾到整个管理过程,这样就无法让学生在从整个管理过程的角度来考虑具体的秘书工作,无形中降低了实践的有效性。

怎样既能让学生切实得到具有实战意义的秘书工作技能训练,成为秘书学专业实践教学中一个迫切的问题。21世纪以来,高职院校开设推广使用项目教学法,并有不少研究成果问世,比如顺德职业技术学院钟伟华老师《浅谈项目教学法在文秘专业课程教学中的运用》一文,充分肯定了项目教学在文秘专业课程中运用的价值和意义,并从考核评价方式、课内外联动、对教师的要求等三个方面给出意见和建议;江西旅游商贸职业学院的袁红兰、汕尾职业技术学院李争娃都在秘书实务课程中运用了这种方法,分享了自己的做法和思考。但是,项目教学法在本科高校的秘书学专业却未得到普遍推广。为此,笔者近几年开始在秘书实务课程中进行项目教学法的实践。我们的秘书实务课开设两个学期,通过上学期的一场股东代表大会和下学期一次分组调研把所有秘书工作囊括其中,系统训练。经过不断改进,取得了一定的成效。现选取其一——股东代表大会,把我们的主要做法与思考汇报如下,希望得到方家的指点。

一、项目教学法在秘书实务课程中的运用

(一)成立公司,各司其职

学期初,学生成立虚拟的海天灯业有限公司。公司按照现代企业的组织架构,设总经理(兼任董事长)一名,总会计师一名,副总会计师两名,副总经理四名。公司秘书部门为行政部,设主管一名,行政部专员四名;各职能部门设助理两名,不再另设办公室。班长任总经理,在总经理主持下,产生各职位人选,确定工作职责,确保每位学生有一个职位。课程教学中,学生之间以职务相称,同一部门人员坐在一起,便于商讨工作。

(二)以“会”统领,把秘书工作纳入其中

以11月30日的股东代表大会为统领,把相关秘书工作纳入其中,在筹备股东代表大会中锻炼涉及的秘书工作,主要工作内容如下:

1.文书类:制作《会议筹备方案》《会务工作程序表》、会议通知、会议日程表、总经理报告、总会计师年度分红方案及说明、总经理开幕词、闭幕词、会议记录、会议纪要、会议简报等。

2.档案类:随时收集会议当中形成各类文件,会后形成完整的股东代表大会档案。

3.会务类:接打电话、收发邮件,联系各个股东代表、租借会议场地、参观用大巴、采买办公用品及其他必需品以及会议组织各方的协调沟通等。

4.服务类:接站、会议报到、会场布置、会中服务、股东返程、用品及场地清退。

5.督查组:督促检查整个过程中各个项目的进展,及时反馈给相关部门负责人,直至总经理。

6.财务报销、会议档案的形成与保存、会务工作总结。

每项工作的具体流程如下:

1.明确项目任务:比如制定会议通知、确定与会代表名单等;

2.制定计划:学生制定工作流程,教师审查并给予指导;

3.实施计划:学生根据各自职务明确分工,合作完成;

4.检查评估:学生课后完成任务,课堂演练或叙说完成过程并展示成果,逐一自我评估,评委代表评估,教师评价;

5.归档或应用:记录过程资料,归档或用作下一步活动的材料,比如会议通知制定好之后,就不仅仅归档,也作为发出会议通知部分的材料应用。

(三)体验式评价

按照时间顺序,从会议筹备开始,涉及的部门和人员演练,其他人担任评委。按照规定的工作流程和所涉及人员的现场表现及整体效果进行评分,并指出不足之处。在此基础上,逐步完善,形成各项工作的评价指标体系。

(四)随时反馈信息

由学习委员、生活委员和心理健康委员组成班级信访小组,通过对信访工作的具体知识和《中华人民共和国信访条例》的学习,执行班级工作和本课程项目教学法实施中信息的反馈,及时发现项目化教学中存在的问题,并尽早解决。

二、秘书实务课程运用项目教学法的成效

(一)学生积极性空前高涨

带着职务进课堂,学生能很快进入角色,并按照角色行事,实践的实战性得到提高,情景模拟教学法中的敷衍了事现象基本解决。

(二)学生自学能力提高

项目化教学让学生在“做中学”“学中做”,不仅仅学习教师安排的秘书工作,为了胜任自身职务,他们还主动查阅资料,丰富知识,训练的实效性提高了,学生的自我学习能力也被激发出来。

(三)学生的思维、写作能力普遍提升

为了设计好项目,做好计划,小组学生集思广益,思维得到训练。同时,制作计划和各种文字类会议所用资料,写作能力也普遍提升。

(四)口头表达能力更強

团队之间的经常性交流和课上作为评委对展示小组的点评,无形中增加了训练口头表达能力的机会,表达能力大大提升。

(五)自我管理带来学生生活质量提升

由于每一个项目实施都经历了计划到实施、总结的过程,学生在多次的练习中体会到这种有计划地活动的优越性,开始尝试运用到自己的日常学习和生活中,生活有了条理,也提升了效率,提高了生活质量。

三、项目教学法在秘书实务课程教学中的独特作用

不同于其他的实践课程训练,秘书实务课程训练的具体秘书工作,是管理过程中一个一个相关联的环节,管理工作面对的是一个个背景各异、心情时有波动的活生生的人。项目教学法的运用,在课程实践中发挥了其他各种教学法所不能具备的独特作用。

(一)升级版项目教学法把单个训练项目串起来

项目教学法要求学生在一个个具体的项目运作中达到预定目标。但是,每一个项目之间不需要有必然的联系。我们则把主要的秘书工作以一个公司的股东大会为主题,把一个个项目如珍珠串项链一般串起来,实现了项目的体系化。这种做法的优点是让学生在一个具体的管理过程中体会各种秘书工作的相互关联,并且在每一个环节的每一项目实施中考虑到这种前后联系,以实现大家的共同目标——保证股东大会的顺利进行。这种基于某一主题的前后关联的项目体系,也符合管理工作环环相扣的实际,增强了课程实践教学的实战性。

(二)体系化项目教学成功地解决了案例教学法和情景模拟法实施带来的弊端

在股东大会这一主题下,公司各个部门各司其职,每一个项目都是股东大会顺利召开的必备项目。公司的组织架构、各部门的主要职责以及各位工作人员的具体情况、各项工作的具体流程,经过一段时间的练习,学生已经很熟悉了。可以根据具体场景和管理过程的前后关联选择更优的实施方案。先前运用案例分析法和情景模拟法容易出现的背景简单或者案例不切合实际等弊端,在实际的股东大会面前全都销声匿迹了。每一个具体的子项目都是股东大会召开必需的步骤,背景完全呈现在所有成员面前。在项目运作初期,确有小组项目的实施方案仅仅从本部门的工作出发,没有考虑到管理过程,马上就有相关职能部门指出问题,总经理办公室主任也站在全局立场发表看法。这个部门的成员很快就意识到问题,马上调整了方案。之后,类似情况再也没有发生过。

(三)对秘书和领导的情绪管理纳入项目实施过程,进一步提升实践教学的实战效果

秘书是协助领导实施辅助管理的,秘书要辅助的领导不是一个抽象的工作职位,而是在这个职位上的性格各异、情绪时有波动的活生生的人,面对的兄弟部门,也是如此。单一的项目化教学,注重项目实施过程,注重具体的结果,但是因人而异,因同一个人不同的情绪而采取不同的处理方式,却不容易注意到。但是,这恰恰是影响秘书工作质量和效率的重要一环。我们成立了海天灯业有限责任公司,班里学生成为各个职位上的管理者,这些管理者的脾气秉性,小组成员是熟悉的,在项目实施中也自然成为一个必须考虑的因素。因此,项目教学法的实施还给我们一个意外的收获——训练秘书人员自身的情绪管理和对领导的情绪管理。把服务对象作为各不相同的人和具体职位的结合,进一步提升了实践教学的实战性,同时秘书本身的情绪管理也得到训练和提升。

(四)少讲、精讲,解决项目教学法实施课时不足的问题

山东威海职业技术学院陶双双在《对项目教学法应用中若干问题的反思与建议》提出了项目教学法中出现的两个问题:一是教学进度缓慢,课时不够用;二是“理论知识够用”的度难以把握。这一问题,我们的解决方法是少讲精讲,充分利用课余时间。所谓少讲、精讲,就是理论讲授采用导读式讲解,重点讲授学生以前没有接触过的知识点和工作程序要求。学生一看就懂的,一概不讲;各项工作的意义、作用,一带而过,让学生在项目运作中亲身体会。这样,把更多的课堂教学时间让给学生展示项目运作过程和成果,让给各部门派出的代表来点评,让各部门负责人来总结。学生制定项目规划、项目实施过程的练习等,都放在课余时间。哪个小组,哪里有问题,首先是内部讨论解决,内部无法解决,就提交给总经理办公室或总经理,直至提交给教师。

总之,体系化的项目教学法,我们在秘书实务这一实践性很强的课程中的使用既取得了现有的成效,又发挥了独特的作用,提升了实践教学的实战性,提升了学生的学习积极性,项目实施中还充分锻炼了学生的自我管理能力、思维和创新能力,可谓一举多得。

参考文献:

[1]朱欣文,杨剑宇.秘书实务[M].上海:华东师范大学出版社,2013.

[2]钟伟华.浅谈项目教学法在文秘专业课程教学中的运用[J].顺德职业技术学院学报,2010(1).

[3]袁红兰.项目式教学在秘书实务课程中的应用[J].人力资源管理,2011(7).

[4]李争娃.项目教学法在秘书实务课程中的应用探讨[J].现代职业教育,2016(34).

[5]徐朔.项目教学法的内涵、教育追求和教学特征[J].职业技术教育,2008(5).

[6]陶双双.对项目教学法应用中若干问题的反思与建议[J].中国职业技术教育,2010(11).

◎编辑 张 慧

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