张岚熙

摘 要：做好船舶档案的数字化管理，有利于实现船舶管理的网络化、资源信息化和服务智能化。本文通过介绍船舶档案数字化的重要性，结合我国船舶档案数字化的现状，深入分析了实现我国船舶档案数字化进一步发展的有效策略。

关键词：船舶档案；数字化；对策分析

1 引言

近年来，随着现代信息技术的快速发展，档案数字化作为一种新型的档案信息形态被广泛的应用到各个领域。船舶档案数字化指的是将依赖于各种载体的船舶档案资源以数字化的方式进行存储，以网络化的形式进行互联，再通过计算机信息系统进行统一的管理，最终实现资源智能化的提取、利用和共享。现阶段，我国船舶档案的数字化工作普遍存在耗费周期长、技术难度高、任务要求多的特点，因此其发展过程受到了来自各个方面的限制。如何提高相关人员对船舶档案数字化的重视程度，充分发挥现代化信息技术的作用，使船舶档案数字化的发展速度满足各方需要，是推动船舶档案数字化进一步发展需要解决的重要问题。

2 船舶档案数字化的重要性

与传统的纸质船舶档案相比，数字化船舶档案具有明显的优势，因而在今后的船舶档案管理工作中就显得尤为重要。第一，增加了信息的存储。船舶档案涵盖了船舶信息的方方面面，通过文字录入、图像扫描等多媒体技术将原有的纸质档案进行数字化转换，极大地减少了物理存储空间的占用，此外利用计算机技术、数据库技术等也极大地提升了档案信息的存储容量。第二，提升了利用效率。由于传统纸质档案管理的封闭性，环保、海事、质检等各个部门，各船舶运营企业之间无法实现信息共享，因此普遍存在“信息孤岛”的现象。通过船舶档案的数字化管理，实现了船舶档案的快速检索、实时共享、动态更新，有效提升了管理人员的工作效率，此外不同单位和部门之间还可以进行船舶档案的异地调取、多地备份，充分提高了船舶档案的利用率。第三，提高了档案的安全性。传统的船舶档案以纸质为载体，很容易出现丢失、被盗、损毁的现象，通过船舶档案的数字化存储和数字化管理，一方面有效的减少了外部环境因素对档案造成的损害，另一方面通过减少人员对档案的直接接触，有效的避免的人为的故意损坏。此外，如果能够实现多种信息安全手段的灵活运用，就可以有效的防范病毒入侵，保障数字化船舶档案的数据安全、网络安全、系统安全、应用安全。

3 我国船舶档案数字化的现状

随着我国船舶档案的数量和档案管理工作量的不断加大，实现船舶档案数字化已经成为船舶档案管理工作发展的必然趋势。但是从目前我国船舶档案管理工作的发展情况来看，其数字化进程仍然受到多种客观因素的限制，其逐渐暴露出的安全隐患也受到社会大众的广泛关注。第一，制度标准不完善。现阶段船舶档案数字化管理制度的缺失使得相关部门及单位在发展船舶档案数字化时缺乏统一的标准，特别是档案的存储和管理缺乏统一的技术规范，影响了档案信息的互联和共享。第二，管理队伍专业水平不足。目前我国大部分从事船舶档案管理的工作人员往往是其他业务部门的兼职人员，或退居二线的工作人员，严重缺乏现代信息技术的相关知识和专业技能，因此限制了船舶档案数字化的发展。第三，安全问题。作为船舶档案数字化发展进程中最为突出的问题，导致其出现的主要原因还是现有的船舶档案数字化系统的不完善，信息安全管理措施的不到位，各种系统漏洞给不法分子提供了可乘之机，各种系统故障也使其不能保持安全稳定的运行，因此信息大面积丢失或损毁的现象时有发生。

4 船舶档案数字化的对策分析

4.1 完善相关制度规范

国家相关部门应该加快船舶档案数字化相关法律法规的完善进程，特别是针对数字化档案的信息共享和网络互连需要遵守的基本技术规范、数据标准和操作规程，从技术层面保证整体的协调统一。船舶企业的档案管理部门也應该根据国家的法律法规和行业的制度规范，结合企业自身发展的实际情况，完善企业内部的船舶档案数字化规章制度，比如电子文件的处理流程规范、保密制度、问责制等，实现对多种载体的档案采取通用的存储格式，在进行档案管理时要确保网络传输与数据库存储的安全。

4.2 加强管理团队建设

船舶档案管理团队专业水平的提高是促进船舶档案数字化快速发展的重要动力。船舶企业一方面应该积极引进既熟悉现代信息技术、通信技术，有掌握一定档案管理知识及技能的专业化人才，另一方面还应该积极开展有效的技能培训，让管理人员熟悉档案管理的基本原则和基本方法，引导其进行技术创新或管理方法的改革。此外，企业还应该特别注意开展对员工的安全教育工作，树立档案保密意识，提升思想道德和职业素养水平。

4.3 保障系统运行安全

在船舶档案数字化的发展过程中还应该不断推进信息安全管理技术的研究，从而为船舶档案数字化信息系统的运行提供强有力的安全保障。第一，安装病毒防范软件，及时发现系统漏洞并处理，避免信息被非法窃取和利用。第二，做好系统故障的应急处理措施，避免信息的丢失或损毁。第三，对档案资源进行加密处理，对管理人员实行权限分级制度，保证事故发生后能够追溯到事故源头，方便后续事故处理的开展。

参考文献

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