陈玲

【摘要】随着我国社会经济水平的不断提高，我国现代科学技术得到了前所未有的创新发展，电子信息技术已经在各行业领域中得到了广泛应用。现阶段，我国教育教学体制改革逐步深入，各级各类学校扩大招生，在给更多孩子带来学习机会的同时，也给学校档案管理工作带来了前所未有的挑战，因此，加强信息技术在学校档案管理中的有效运用至关重要。本文主要就信息技术在学校档案管理中运用的有效策略进行分析，望对未来信息技术在学校档案管理中的运用提供相应借鉴。

【关键词】信息技术;学校档案;管理运用

一、加强学校档案存储系统建设的安全性

现代信息技术在学校档案管理运用过程中，尽管在很大程度上提高了档案管理工作的整体质量和效率，有效节约了档案存储空间，但由于移动互联网络具备较强的开放性和共享性，实际网络运行过程中极其容易出现网络安全风险问题，如果学校档案管理工作中，档案存储系统受到病毒入侵，就会给学校档案信息带来严重的损害，因此，学校档案信息化管理过程中，学校管理人员务必要加强学校档案存储系统建设的安全性。实际学校档案存储系统安全性建设中，首先，学校档案管理工作人员务必要重视系统存储方法的选取，一般情况下，普遍使用的存储方法有存储设备和服务设备直接连接、存储设备植入IP网络以及存储设备存储网络集成三类，相对较而言，存储设备存储网络集成的安全性能较高，能够确保集成统一监管，能够全面满足学校档案信息备份的需求，可以从根本上防范学校档案信息受到破坏;其次，学校档案管理工作人员务必要全面提高档案管理系统结构的安全性，实际工作中可以选用全冗余设计的方法，进一步加强档案信息在存储过程中的具有自动保护性能，进而在安全隐患发生时可以自行进行安全检测和安全问题的预处理，以便迅速恢复正常运行，确保学校档案管理工作的有效性;最后，尽管信息技术在学校档案管理工作中得到了有效的应用，学校還应该保留纸质档案管理，利用电子档案和纸质档案双重管理，纸质档案可以作为电子档案的后期核对的根据，并能够有效防范电子档案受到损害时，相关重要档案信息不会丢失，有利于从根本上提升学校档案管理工作的整体服务水平。

二、加强完善学校档案管理工作的硬件设施配备

信息化技术在学校档案管理工作中的实际应用，要想确保电子档案管理的有效性，务必要率先确保信息化技术能够得到有效应用，这也就务必要具备运行有效的无线网络和相关硬件设备，因此，学校档案管理工作人员务必要加强完善学校档案管理工作的硬件设施配备。实际硬件配备完善过程中，学校档案管理人员务必要率先健全无线网络的覆盖和硬件存储空间容量的充足性，以便对大量的档案信息进行有效的采集、分类、整合以及存储，只有这样档案管理系统才能够确保系统在接收到操作人员指令时可以在最短时间内做出反应，为学校管理人员以及各部门工作人员提供信息资源共享，从而为学校整体教务教学发展建设提供重要的信息安全保障。

三、加强学校档案信息的科学分类和建档管理

学校档案管理工作，不仅是对学校教学开展情况、举办过的公开课、教务管理具体内容以及学生基本信息档案和具体学习情况等材料进行管理，更重要的是在需要某些档案材料时能够在短时间内进行调取，这就要求学校信息化档案管理建设工作中，相关管理人员务必要加强学校档案信息的科学分类建档管理，只有这样才能够全面保证档案管理标准化发展。实际档案信息分类建档工作中，档案管理工作人员务必要对档案内容的完整性进行校对，并将案宗目录作为基础绘制档案类型接引目录，对于内容较为特别的档案来说，管理人员可以利用电子计算机对案宗进行录入，以便在短时间内快速找到对应案宗的类型编号，以从根本上提高档案著录查阅速度，从而为相关人员查询档案创建便利条件。与此同时，档案管理工作人员还要重视档案归档存储工作，构建科学有效的归档细则，档案借出后务必要要求借阅人员在规定时间内归还，严禁出现借档不还等问题，如果发现借阅人截留档案不归还，档案管理工作人员务必要上报学校管理人员，并予以相应处理，以增强学校全部工作人员的档案管理工作意识，从而进一步确保档案管理工作开展的有效性。

四、加强学校档案的分层分级编制管理

信息化档案管理工作中，档案管理工作人员在对原始档案信息进行分类编制时，务必要在各类档案信息之间构建有效的联系，从中找到相关逻辑，以便在归档管理工作中构建出一个完整系统的档案信息资源库，以便为后期查阅提供便利，因此，学校务必要全面加强学校档案的分层分级编制管理。实际分层分级编制管理工作中，档案管理人员要对归档存储前的档案信息进行采集，并根据其内容进行有效的分类，再进行排列存储，这一过程中，管理人员需要注意的是在档案内容分类工作中，就会分出重要档案和一般档案，这时档案管理工作人员则要对重要档案进行分级存储，根据档案的重要程度和使用价值进行备注录入和储存，只有这样才能够在确保学校重要档案材料安全性的同时，为后期查阅提供便利。此外，学校档案管理人员还要格外加强的是，对于重要档案的管理工作一定要区别对待，重视保管位置的安全性，严禁其他无关人员进出档案室，以确保重要档案管理的安全性，从而有效维护学校重要信息。

综上所述，现代信息技术在学校档案管理中的有效运用，学校档案管理工作人员务必要重视学校档案存储系统建设的安全性管理，确保档案信息不受损害，并进一步完善学校档案管理工作的硬件设施配备，以便为信息技术的有效应用提供重要支撑保障，同时加强学校档案信息的科学分类和建档管理，严格根据档案内容的重要程度对档案进行分层分级编制管理，只有这样才能够从根本上提高学校档案信息化管理工作的有效性，从而为现代学校长期稳定地发展提供重要历史材料。

参考文献：

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