浅析企业制度下的档案管理工作

2019-01-28刘维红

中小企业管理与科技 2019年23期

刘维红

（内蒙古国土资源勘查开发院，呼和浩特010020）

1 引言

随着市场经济的深入发展，计算机技术逐渐渗透到社会的各行各业中，很多企业逐渐建立起完善的现代企业管理制度，这样的制度模式给企业的档案管理工作提出了更加具体的要求。就档案管理工作而言，企业应对其进行内容的改进与完善以适应时代发展的需求，充分借助现代化的手段和技术，发挥档案管理的优势作用，体现档案管理工作的实际价值，推动企业今后的发展，实现企业核心竞争力的提升[1]。

2 现代企业制度概述

现代企业制度就是针对国有企业制度创新发展提出的全新发展概念，具体的概念内容为：以企业法人制度为主体，确立清晰的产权结构、明确权利和义务、政企分开，保证企业自主经营和市场主体地位[2]。

国有企业确立现代企业制度是社会经济发展的必然要求，该类制度的内容能够充分激发国有企业的内在活力，是公有制企业充分融合市场经济的有效措施与必要保障，在公有制经济企业中进行现代管理制度的融合，能够为企业未来的发展提供保障。

3 企业制度下的档案管理存在的问题

3.1 档案管理意识有待提升

在现代企业制度下，与企业的其他工作内容相比，企业的档案管理工作人员普遍得不到企业领导的重视，虽然很多企业已经认识到档案管理工作的重要性，也针对现阶段的管理工作模式做出了部分改变和调整，但是并没有对档案管理的根本内容进行细化与完善，也没有真正解决存在的深层次问题[3]。企业没有足够的档案管理意识，企业在发展阶段将大部分的精力放在经营和经济效益的提升上，从主观方面对档案管理工作产生忽视心理。

3.2 档案管理人员水平有待提升

随着信息化的不断发展，给企业的档案信息安全也提出了全新的要求，档案管理人员应该根据现有的社会发展趋势，提升自身的工作能力和水平，能够将专业性的管理知识应用到实际的企业档案管理工作中。造成档案管理问题的主要因素是企业管理人员水平不够，国内专业的档案管理人员人数较少，专业人员的培养工作不到位。很多高校重视培养经济发展性人才，开设就业较为热门的专业，但是没有足够重视档案信息管理的人才培养，最终导致企业档案管理人员的专业知识构建不牢靠，专业能力不强[4]。

3.3 档案管理手段落后

档案管理手段落后是造成企业档案管理工作发展缓慢的关键制约因素，很多企业的档案管理还是采用传统的管理模式，设备老化、管理人员手动输入、人工进行信息数据检索等情况普遍，在档案管理中没有运用信息化手段，人工工作会整体制约企业档案管理的进一步发展。在管理工作中，由于人工因素会导致实际的工作内容存在疏漏，导致档案信息记录不完整，进而影响到最终信息的正常查询[5]。

4 提升企业制度下档案管理水平的途径

4.1 增强档案管理意识

企业的管理领导人员应该首先认识到企业档案管理工作的重要性。在整个企业的发展过程中，档案管理水平的提升能够帮助企业增强综合实力和竞争力。领导人员应该以身作则，带头学习档案管理的相关知识，不断提升企业的档案管理水平，在企业内部形成一种重视档案管理的工作氛围[6]。重视对档案管理工作人员的日常培训，增加有关工作人员对于档案管理的整体知识储备。采用多样化的知识学习方式，实现档案管理知识的进一步升级，提升档案知识的学习针对性以及学习效果，企业领导带领员工进行档案管理知识的学习，提升档案管理人员对于工作的责任感以及认同感。

4.2 提高专业性

针对企业内部档案管理水平不高的问题，应该逐步提升企业档案管理人员的素质，在完善知识储备的前提下，不断挖掘工作人员的潜力。企业可以采用人才引进的方式完善企业档案管理人员的岗位设定，在企业人才招聘过程中，可以在招聘的硬性指标中增加档案专业人员，充实企业的档案管理人才队伍建设[7]。

对于现有的企业档案管理人员来说，相关管理负责人应该将日常的学习融入实际的工作中，投入更多的精力进行人才培养，创造更多的培训机会与实践机会，使档案管理人员能够满足社会对企业档案管理人员的需要，提升档案管理人员的能力，带动整个企业档案管理模式的革新，最终推动企业生产经营活动的顺利开展。

4.3 引入现代化的工作设备

现代化的技术手段已经融入企业的发展中，信息技术、计算机的广泛应用也应该同企业档案管理工作进行有机结合，运用全新的技术能够让企业的档案管理更加快捷也更加安全。企业的档案管理可以借鉴工业、农业等领域的先进电子信息技术，从而提升企业的整体管理效率，逐步展现企业优势，在实际的应用过程中解决问题、弥补缺点。将现代化的技术引入企业档案管理工作中，企业应该首先认识到引入的意义所在，只有在档案管理过程中引入信息化设备，才能保证档案数据的准确性和真实性，切实提升企业档案管理的效率和水平。

4.4 正确处理手工操作与现代化管理的关系

在档案管理信息化建设的过程中需要长时间的准备和铺垫，想要解决企业档案管理工作中存在的问题，可以采用一种现代管理手段同人工手动操作结合的方式进行档案管理，可以从辩证思维角度入手对信息化档案工作进行分析，让人工参与到基础性的工作内容中，例如，基础数据的收集、信息的真伪判定等内容[8]。企业的管理负责人不能片面地看到信息化手段的便捷优势，将手工信息收集完全摒弃，应该在不断引入全新技术的同时，进行传统档案管理的优化和完善，更好地处理现存的档案数据内容，有效地解决两者之间的矛盾，将手工操作与信息化的优势进行集中展现，并将两者之间的问题逐步化解[9]。