刘纳

(中国飞行试验研究院，陕西 西安 710089)

关健词：管理模式；项目管理；保障管理；设备管理

新时代的新要求，对科研院所的保障工作提出了更高要求，需要思考和研究保障管理如何实现“目标具体化、任务项目化、工作精细化”，创新保障管理模式，提升质量和效率。

1 职能项目化成为新趋势

（1）精细化的要求。精细化管理是社会分工和服务质量精细化对现代企业管理的新要求，它的主要目标是最大限度减少管理资源、降低管理成本。精细化要求复杂的事情简单化、简单的事情流程化、流程化的事情定量化、定量化的事情信息化。精细化管理表现在工作内容细化、考核指标量化、交付成果模板化、工作流程标准化等方面。精细化的本质是对战略和目标分解细化和落实的过程，而项目化管理正好符合精细化的本质要求。如今精细化、精益化已经耳熟能详，很多企业已经开展了“精益管理”的实践和研究，如周锋的基于精益化管理理念的高职后勤管理改革研究、杨文庚的神华北电胜利能源有限公司精益化管理研究、吴娱的论精细化管理在高校后勤管理中的应用等，都是对高校、企业的精细化、精益化管理的研究和探索。

（2）信息化的要求。信息化可提升科研生产能力，提高管理服务水平，已经成为科研院所贏得发展的必然选择。同时航空工业已经认识到信息化对集团发展的紧迫性，提出了整合现有管理实践，以流程为管理核心对象，流程与目标并重、具有航空工业特色的统一运营管理体系(AVIC OPERATION SYSTEM，简称AOS)。

管理信息化已经有了管理信息系统（MIS），而科研院所的多个行政管理部门对于管理信息系统又有各自的技术需求。为实现一个管理信息系统满足多个行政职能部门的需求，综合项目管理信息系统应运而生。它是以项目管理为核心、以解决项目管理综合业务为宗旨，为组织提供综合项目管理的集成管理信息系統。它既是项目管理解决方案，也是涵盖多个项目管理业务领城的管理应用软件。它的应用，可使项目管理技术及软件从具体项目的应用提升到企业组织层面的应用，并为利用项目手段落实企业战略管理、实施精细化管理提供了有力的管理辅助系统。要实现多个行政职能部门都能适用这个系统，一个办法就是通过职能项目化实现“同一化”转换，如图1所示。

图1 职能项目化实现综合项目管理信息系统的适用性

（3）项目化新潮流。项目化管理已成为现代项目管理发展的一个重要特征，其本质是把企业中的一次性任务和复杂性工作按项目进行管理，其核心是把职能工作转化为项目。项目化管理为保障管理职能项目化提供了理论指导，可以使保障管理职能得以创新发展、规范运行，推进保障管理的项目化发展，从而使保障管理的战略目标通过职能项目化得以落实，如曲倩劼的高校后勤项目化管理模式硏究，对高校后勤项目化的可行性、模式设计及应用进行了研究。项目化管理也成为战略目标管理的解决方案，即战略目标的项目化管理通过自上而下、逐层分解形成部门目标，部门目标再通过部门职能项目化得以实现。比如保障管理部门的职能目标是组织战略目标的分解目标之一，通过保障职能项目化实现保障管理部门的职能目标，就是对组织战略目标实现的支撑。

2 新时代需要保障职能项目化

（1）从管理模式上看。保障管理部门是科研院所的行政职能部门之一，其管理模式与其它行政职能部门一样，这种模式的主要特点是以行政管理为主，这种传统管理方式面对“保障高效率、服务高质量、管理高水平”的目标要求、新时代快节奏的科研生产需求，以及职工对美好工作环境的需求愈发显得力不从心。

（2）从职能分工上看。从单位组织结构和职责分工的设计可以看出，保障管理主要职责是负责能源管理、机动设备管理、车辆管理、办公用具管理、不动产管理，动力供应、铁路专用线管理、房屋道路维修、环境卫生以及绿化养管护的管理等。在职能细分原则、管理界面划分、分工条理性方面还有再优化的空间。

（3）从战略目标上看。部门目标是单位战略目标的分解和支撑。保障管理部门的目标是对单位科研和生产的保障管理，是对单位的非生产性资源的管理、维护、保障，关注的是延长非生产性资源生命周期和利用效率的维护工作，包括了能源动力、道路铁路、机动设备、环境、不动产、办公用具等资源的保障。

（4）从管理对象及新特点上看。通过对保障管理战略目标、职能分工、管理对象、管理内容等方面进行梳理分析，结合新时代的新要求，科研保障管理在完成现有职能的基本要求外，将面临新的特点、新的需求，如表1所示。

另外，保障的对象即科研和生产已经基本采用了项目管理模式，服务的对象即科研人员已经适应了项目管理模式。所以，保障管理虽然是一项行政管理职能，若能积极深入研究新时代的精细化、信息化等新要求和新趋势，与时俱进，顺应潮流，主动推进职能项目化，就能赢得新时代的发展机遇。

表1 新时代保障职能的新要求

3 以制度化建设促职能项目化推进

按照项目化管理本质要求和理念，可以把保障职能系统地看作项目，使保障管理向项目管理转变，也就是运用项目管理技术和知识，以项目管理技术优化保障管理职能，并指导保障管理的创新实践。

（1）以WBS为切入点，建立保障职能的项目化管理基础。以项目化管理为指导，基于项目管理的WBS工具，理论联系实际，确定保障职能工作分解适用原则，包括：一是自上而下的原则，按照“管理对象属性”对职能进行逐层树状分解；二是百分之百原则，对每一个工作元素按一个分解标准识别出其包含的所有工作内容，确保分解的工作总和等于对应的上一层元素的全部工作内容；三是独立性原则，每个WBS元素都仅代表一个独立的工作元素，不能重复或交叉；四是编码唯一性原则，每一个WBS元素有且仅有一个编码；五是适当细分原则，实现最低层WBS元素可控和可测；六是面向可交付成果原则，要确保每个工作元素都有相应的交付物。按照上述原则分解，将部门职能目标实现的工作范園基于WBS进一步分解为更小的、更加便于控制和管理的具体工作内容，从而形成保障管理WBS，其第二层分解如图2所示。

图2 保障职能项化分解第二层分解结构

（2）以项目化管理为指导，建立保障管理作业文件体系。基于保障管理WBS可以建立保障管理项目化的作业文件架构，如图3所示。其中范围管理作业文件以WBS及其词典为工作规范化基础，细化保障管理工作标准，主要包括《保障管理WBS》和《保障管理WBS词典》，是保障管理项目化、精细化的基础；依据WBS开发保障管理的WBS词典，以“工作内容+工作标准”为结构，包含了全部WBS元素的工作说明。

图3 基于保障管理WBS的项目化作业文件架构

团队管理作业文件即基于WBS的《保障管理责任矩阵》，以责任矩阵为执行力的保证，明确职责分工，落实责任机制。通过结构化分解可以把项目的工作责任到人，结合组织结构和岗位设置等情况，合理安排各岗位分工和职责权限，形成基于WBS的保障管理工作责任矩阵。该责任矩阵的特点包括：一是以保障管理WBS为纵向维，以组织结构和权限层级为横向维；二是职责权限可分为领导级、职能级和执行级三级；三是每一项工作分解元素都应该有相应的负责人。

进度管理作业文件即基于WBS的《保障管理工作进度管理》，以项目管理软件工具制定进度计划，实现工作计划的可视化、动态化控制；部门负责人可以根据项目实施的目标和情况来考核项目负责人，而项目负责人只要求项目成员在约束条件下实现项目目标，强调项目实施结果；项目组成员可以精确地看到自己的工作安排和贡献，根据项目计划独自开展工作，保证部门职能目标实现。另外，还可以基于保障管理WBS建立起保障的采购管理、质量管理、风险管理、沟通管理、经费管理等作业文件。

（3）培育四维驱动文化，促进保障管理转型。要促进保障管理向项目化管理转型，还要培育“四维驱动”的项目管理文化。项目管理文化的培养可以通过“四维驱动”来实现。认知维即鼓励学习交流，鼓励保障管理人员以项目管理知识体系作为保障管理的专业理论指导，学习项目管理技术、参加项目管理专业培训，向科研项目的项目管理学习。环境维即营造学习环境，订阅项目管理技术杂志，鼓励参加项目管理论文交流；提供项目管理应用软件，明确规范化交付物。行为维即鼓励参加国际项目管理IPMP资质认证，倡导持证上岗，保障管理员工须D级资质，主管须C级资质，部门领导须B级资质，以此促进项目管理意识和能力的提升。创新维即以管理创新项目为创新平台，以“问题导向”为创新方法，运用项目管理技术探索和实践保障管理项目化管理方法，同时培养保障工作的项目管理人才，提升了保障管理人员的创新思维、创新意识。“四维驱动”的项目管理文化以环境促进认知提升、以认知再促进行为改进、以行为促进管理创新、以创新再改善环境的良性循环。如图4所示。

图4 四维驱动的项目管理文化

4 结语

国家倡导创新驱动发展、供给侧改革，面对新时代、新要求，以及国企“三供一业”分离移交，保障管理职能也需要不断创新、提质增效。在“项目管理技术”、“职能项目化”的理论指导下，在“问题导向”、“创新驱动”的方法指导下，在制度化建设的保障下，在先进文化熏陶下，通过保障管理项目化探索和创新，保障管理工作的指导标准化、操作规范化、管理精细化一定能够实现。