陶 凯

(梅里斯达斡尔族区机关事业社会保险局，黑龙江 齐齐哈尔 161021)

文书档案记录了单位的发展历程和辉煌成绩，涵盖了许多重要的资料和素材，可以为单位运营管理提供参考和凭证。所以，在单位内部管理中，办公室文书档案收集及归档工作历来都备受关注。不过，整体来看，办公室文书档案收集及归档工作还存在一些问题。找出办公室文书档案收集及归档工作存在的问题，对症下药，也成为当前办公室管理工作关注的重点。

一、办公室文书档案收集及归档管理工作现状

(一)管理意识有待提高

办公室工作人员是办公室文书档案收集及归档工作的直接负责人，也是办公室管理工作的执行者，办公室工作人员的责任意识、管理理念和管理手段，会给办公室文书档案收集及归档工作带来直接影响。现阶段，管理人员对办公室文书档案收集及归档工作的重视程度不够，是影响办公室文书档案管理工作的一个重要原因，也是当前单位文书档案管理工作中存在的一个共性问题。如许多办公室人员只关注红头文件，对普通文件缺少关注，在文档收集与管理中也是粗心大意，导致单位文书档案经常出现信息失真、损坏等问题，使得文书档案无法发挥其效能。

(二)管理方法落后

如今，人类已经进入互联网+时代。在互联网+时代，许多企事业单位办公室都已经实现了自动化办公，不过，许多单位在文书档案收集及归档管理方面始终缺少完善的规章制度，文书档案收集管理工作不够规范。由于缺少约束，所以许多办公室工作人员在文书档案加工整理上都没有用尽全力，一些文书档案仍旧是以纸质形式入档的，文书档案的完整性、连续性和全面性也缺少保障。

二、办公室文书档案收集及归档管理工作措施

(一)健全文书档案管理制度

有法可依，有章可循，是提高办公室管理效率的根本。办公室文书档案收集及管理工作要想有序展开，取得实效，必须要建立健全文书档案管理相关制度。关于办公室文书档案管理制度建设，笔者认为，务必要关注以下几点：首先，健全办公室档案文书管理制度，规定文书档案注意事项、规范化流程，按制度要求将档案统一保管。其次，健全文书档案归档制度，明确文书档案归档要求、时间、范围和保管期限。再次，明确文书档案安全保密制度，就档案调阅、摘抄、复制等事宜作出科学规定。然后，完善档案查阅借阅制度和档案人员岗位责任制，根据单位工作实际情况，实施明确的职责分工制度，要求办公室文书档案工作人员遵守相关的法律法规，做到有章可依，有例可循。总之，只有在制度健全的基础上，才能提高办公室文书档案管理效率，减少文书档案信息失真、丢失和损坏情况发生的几率。

(二)创新文书档案收集与归档方法

传统的文书档案管理模式，以人工、手工管理为主，所以文书档案收集与归档工作过程中，很容易出现资料丢失、资源浪费等现象。在信息时代，信息技术的广泛应用，为文书档案收集与归档方法创新提供了良好的条件。如许多企事业单位都抓住信息化发展机遇，采用了许多先进的信息技术和设备，走上了网络化、自动化办公的轨道。以此为背景，企事业单位要提高对管理信息化、精细化的认识，有效运用信息技术进行办公室文书档案管理。如加大办公室信息化投入，为办公室文书档案管理配备信息设备，利用信息技术和设备进行文书档案管理。如利用计算机编制办公室文书档案检索目录，进行档案信息化加工和存储，同时建立文书档案数据库，实现文书档案检索、管理和利用信息化，以提高办公室文书档案收集和归档效率，减少人为失误出现的几率。此外，企事业单位还要本着走出去、引进来的原则，加强与兄弟单位的交流与合作，借鉴其他单位的文书档案管理经验，进行档案服务创新，以提高文书档案资料的利用率。

(三)提高管理人员的综合素质

在知识经济时代，人是最重要的生产力要素。提高办公室管理人员的综合素质，可以从根本上提高办公室文书档案的管理质量和管理效率。所以，企事业单位要在运营管理中，要重视办公室管理队伍建设，想方设法提高办公室档案管理人员的专业水平和综合素质，以促使办公室文书档案收集及归档工作有序进行。如立足于单位人事选拔和招聘制度，组建专业的文书档案管理团队，优化办公室管理队伍的年龄和学历构成。开展专业化培训，引导办公室人员积极参加专业培训，提高他们的办公室专业化管理能力和信息素质。然后，将绩效考核、淘汰机制等市场化管理方法用到办公室工作队伍管理中去，激发办公室工作人员的工作热情。

三、结语

综上所述，办公室文书档案收集及归档工作是一项复杂而琐碎的工作，它在办公室管理工作中的重要性，受到了各部门的一致认可。所以，在办公室日常管理中，我们要给予文书档案收集及归档工作以重视，然后完善文书档案管理制度，采取有效措施提升文书档案收集和归档效率，以优质的文书档案管理工作服务单位发展。