马红梅

（哈尔滨市房地产交易中心南岗房产交易管理所，黑龙江 哈尔滨 150080）

档案管理的服务功能性决定了其已经成为各个行业发展中必不可少的管理环节，为了充分发挥档案管理的服务功能，就需要结合当前的发展实际，对档案管理的模式进行调整，使其与现阶段的档案需求相适应，进一步提升档案信息的利用率。近年来，各类先进技术的应用推动了办公自动化的发展，与此同时也为档案管理的创新与发展提供了有力的技术支持。电子档案就是在此种背景下发展起来的新型档案形式，因其在管理中的表现出了良好的便捷性，且管理效率较高，已经在档案管理工作中逐步推广应用。

一、电子档案的管理特点及优势

电子档案的发展有赖于信息技术和多种先进技术的大力支持，通过对档案储存形式的转变，实现线上查询与分析，可以帮助用户筛选出有价值的信息，对于提升档案管理效率与质量具有积极的作用。上述管理目标的实现均需要有专业的技术和平台作为支持，我们也可认为电子档案是在信息技术快速发展的形式下，所催生的信息档案类型。电子档案表现出了一定的时代特点，档案管理的效率与技术应用能力存在直接联系，这也要求在开展档案管理工作时，能够注重对信息技术能力的培养，灵活应用先进技术开展档案管理工作。从现阶段来看，电子档案的应用较于以往的纸质档案表现出了诸多优势，下面对电子档案的管理优势进行一一探讨：

（一）数据处理速度快

档案管理的过程中涉及大量的数据信息和资料内容，在进行信息收集与整合时需要消耗大量的精力，管理人员的工作压力较大，且一旦出现失误现象就会导致资料丢失或者档案破损的问题，对档案管理的质量造成较大影响。而采取电子档案开展档案收集与整理工作时，仅需要借助计算机设备的扫描和识别功能，就可实现对信息内容的快速获取与录入，同时借助数据处理技术，对数据内容进行分析与归类，相关管理人员均需要适当造成计算机就可在短时间内完成资料收集、整合与归档的一系列操作，有效提升了档案管理的效率。

（二）提供检索便利

将原有纸质档案录入计算机系统后，可以借助相关的管理软件，使其直接生成目录，并且提供检索服务，用户可以根据自身的使用需求，采取关键词检索的方式或者条件筛选的方式快速获得资料内容，这有助于提升档案服务的功能性与服务效率。

（三）提升档案储存安全性

以往的纸质档案在储存时，不仅需要占用大量的空间，还对储存环境提出了较高的要求，相关管理人员必须时刻保持储存环境卫生，且空气湿度不能过大，以免对档案的字迹造成影响，档案管理的质量极易受到外界因素的影响，这就为管理人员带来了极大的管理压力。而电子档案的应用则是直接将文字信息以数据的形式储存至优盘中，无需担心外界因素的破坏影响，档案储存的安全性可得到有效保障。

（四）为信息补录提供便利

档案管理中有一项主要工作就是信息的补充和完善。传统档案管理模式在执行这一任务时需要将纸质档案重新打开进行二次整理，既耗时又费力。电子档案诞生后，员工只需要通过输入关键词就可以找到所要补充的某条信息，方便简单。

二、档案管理中的电子档案管理措施

上文提及电子档案管理的一系列优势，但是需要注意的是，电子档案在管理上尽管优势众多，但缺点或者劣势也应该得以重视，并加以规避。例如，尽管传统纸质档案不易于保存，对储存环境要求较高，但是电子档案存储设备，如优盘和存储卡等，如果不经妥善保管，一旦被人窃取，便会应县电子档案信息的安全，若为不法分子加以利用，对客户的人身安全也会造成一定影响，因此，需要对其管理策略进行分析完善。

（一）规范电子档案的生成格式

进行纸质档案转换时，应根据相关标准中提出的格式要求，对各类档案的格式进行统一。在电子档案格式一致的情况下，才能进行集中储存与管理，为档案管理工作提供便利。此外，生成电子档案之后，也应对原始数据和档案资料进行集中管理，以免在发生设备故障或者网络威胁时，能够参照原有的数据对档案内容进行有效补充，从而保障档案信息的全面性。

（二）完善归档制度

档案管理工作中，档案资料的归档管理应秉承着科学合理的原则，对于资料信息的描述应简洁明确，保证用户在进行信息搜索时，能够快速检索出可用信息。实际进行归档操作时，不得出现表述不明确的问题，相关人员应对档案内容和说明文字的匹配情况进行有效审查，对于与内容不符的说明文字进行及时更正，确保对档案信息的真实描述，保障归档操作的规范性。

（三）科学优化保管制度

只有具备严格的保管制度，档案的管理才能更为安全。具体措施如下：首先，对所用的优盘、存储卡质量进行检验，保证质量合格，符合存储信息的标准。其次，对存储信息的载体如何科学保管进行规范处理，如优盘或者存储卡所处的环境不能太过于潮湿，温度要保持适度等。再次，定期对存储装置进行病毒查杀和清理，及时消灭其中潜藏的病毒。第四，增加对电子档案加密保护的重视程度，为防止其丢失，要提高检查频率，一旦发现载体或者信息本身存在问题，要及时汇报，做好备份，并及时进行人工修复。

（四）加大管理人才的培养

鉴于电子档案管理具有较高的专业性，必须确保内部人员岗位相对稳定，且职员专业素质要过硬，综合素质较高。单位也可定期对相关人员进行培训，提高人员的开发利用效率。

结语：在科技水平不断提升的基础上，信息技术、网络技术等先进技术的应用有效推动了各个行业的发展，档案管理工作作为以档案服务为主的工作内容，也应遵循与时俱进的原则，跟上时代的发展。电子档案就是档案管理工作改革的重要一步，将传统的纸质档案形成电子档案的形式，进行集中管理，不仅可以确保档案信息的全面性，还可有效降低人为因素对档案管理质量的影响，保障档案管理工作的健康发展。