基于大数据的企业档案信息化建设工作研究

2019-01-12焦瑜

魅力中国 2019年22期

焦瑜

（九三粮油工业集团有限公司，黑龙江哈尔滨 150090）

一、企业档案信息化建设的必要性

（一）档案信息规模急剧扩张

在当前企业档案管理工作中，由于纸质档案越来越无法与企业发展需求相适应，无法发挥出档案在企业经营决策中的重要作用。而且在当前企业管理工作中，每天都会有大量的电子文件产生，这些文件数量大、格式多样，为了能够从庞大的档案信息中快速找到所需要的档案信息，则需要充分的运用信息技术来提高档案管理的信息化水平，进一步提高档案检索的效率，更好的发挥出企业档案的重要作用。

（二）办公自动化改变了档案管理的工作环境

当前办公自动化已普及应用，这有效的改善了企业办公方式和工作环境。企业通过应用信息技术将办公自动化系统与档案管理系统实现有效对接，实现电子文件的自动归档，并利用互联网来实现档案信息的实时存储和传递，从而实现档案数据信息采集、处理、分析和整合的新模式，实现档案信息的高效利用。

（三）档案信息资源的重要性不断提高

由于传统的档案管理环节相对繁锁，而且存在费时耗力的特点，无法与当前企业的发展需要相符合，无法实现档案信息的的高效、集成利用，档案信息共享也无法实现。加快推动企业档案信息化建设进程，实现对企业档案信息资源的有效整合，针对海量档案信息进行分析，不仅能够更好的发挥出档案的重要价值，而且有利于促进档案信息资源共享的实现。

二、大数据时代企业档案信息化建设策略

（一）转变档案管理观念及管理方法

在传统档案管理工作中，一直将档案信息的收集和存储作为工作的重点，对于档案信息的分析、处理和利用较为忽视。基于大数据时代背景下，档案在企业发展中发挥着越来越重要的作用，这也需要企业管理者及档案管理人员要积极转变档案管理观念，并在实际工作中对档案管理方法进行不断创新，构建完善的档案管理制度，实现档案信息的合理利用。另外，还要通过运用大数据技术来对档案信息进行分析，从而为企业经营发展和决策提供重要的参考依据。

（二）构建完善的档案信息管理系统

企业在档案工作中需要加快实现纸质档案的数字化，并对现有档案信息资源进行分类和存储。根据企业实际情况来开发档案信息管理系统，运用先进的技术手段将企业档案信息管理系统与企业其他业务系统相融合，强化对档案信息收集前端的有效管控，提高档案信息收集的完整性和及时性。并通过利用云计算技术来提高对档案数据的分析和处理能力。在实际档案信息管理工作中，要通过运用横向、纵向分析和动态管理方法，沿时间轴来实现档案数据的比对，做好档案信息整合工作，并及时将无效档案信息剔除，保证档案信息的真实性和准确性。在当前企业档案信息管理系统构建中，录入档案信息时要保证数据信息的完整性，并指派专业人员来更新档案信息，做好系统的维护工作，保证档案信息的安全。另外，还要利用大数据技术来快速删除、整理、分析和比对档案信息，保证档案信息的有效性。

（三）健全企业档案信息化的规范标准

在当前企业档案信息化建设过程中，需要建立健全档案信息化建设标准，即在实际工作中，需要统一电子文件的格式、传输途径和存储平台，进一步提高档案信息化建设工作的效率和质量。同时还要建立统一的电子文件编号制度，针对于文件资料要制定收发记录表，对企业各部门之间往来的电子文件来详细进行登记，从而为文件信息的查找和使用带来诸多便利。另外，还要统一文件收发制度和收发流程，这样通过对文件的收发信息进行及时确认和反馈，可以有效的提高档案管理工作的效率和规范性。

（四）构建完善严格的档案大数据安全防护体系

为了更好地确保档案信息系统的大数据安全性，就必须要构建一个完善的、严格的档案信息大数据安全防护系统，特别是要采取大数据中的算法加密技术，更好地对这些档案信息数据进行保护。同时，必须要强化档案信息数据使用权限，通过大数据安全权限技术的应用，建立档案信息查阅和使用的识别和退出机制。最后，要通过大数据技术的应用，建立完善的档案信息大数据共享机制。特别要对档案信息大数据进行分级管理，确保这些档案信息大数据都是在信息传播的范围内开展的，还要在信息审计的安全监控中实施确保对这些档案信息大数据进行全过程的安全使用跟踪和评估，避免档案信息数据泄露。

（五）实现档案服务智能化

提高档案管理者的工作能力是实现档案服务智能化的关键因素。首先，改变传统档案管理的被动化服务模式，树立变被动为主动的服务思路，全面提高现有档案数据信息的利用效率与质量，充分发挥出现有档案数据信息的价值。其次，充分的利用大数据技术、云计算技术和智能化技术加强档案数据信息推送服务能力，适应当前用户对智慧性服务的现实需求，从用户的日常行为中对其数据需求信息进面分析，例如根据用户身份的分析探索有效数据挖掘方法，结合大数据技术为用户提供智能化的服务。