如何提高基层党校教学档案管理水平的思考

2019-01-12齐春英

魅力中国 2019年8期

齐春英

（中共哈尔滨市阿城区委党校，黑龙江哈尔滨 150300）

基层党校是中国共产党对广大党员干部进行教育、培训的地方。其主要目的是按新形式要求，有计划地进行培训，提高党员的科学文化水平和政治思想观念，帮助学员坚定马克思主义立场、用党的观点、方法观察和处理问题，增强党性，最大化发挥党员的先锋模范作用。党校还要坚持钻研党的建设理论，对党员状况和党组织进行调查研究。基层党校是每位入党积极分子必须经历的一个培训场所。我党对进入党校学习的人员有着严格的要求，通常是由单位内部推荐，学员政治面貌为党员或预备党员，对学历没有具体要求但要积极向上。

一、基层党校教学管理中常见的问题

档案管理通常分为三个阶段：一是档案建立阶段。二是档案管理阶段。三是档案系统建立。对档案管理不重视，档案管理人员不够专业是导致档案管理工作漏洞百出的主要原因。负责教学和科研的人员对档案管理不理解、消极怠工、延误档案资料上交也是教学档案管理中的常见问题。

（一）文件资料收集不全面

文件资料归档是档案管理的第一步，也是档案管理中重要的环节。档案由各种文件资料组成，文件资料是档案的核心。全面、准确的文件资料是档案整理工作能否顺利开展的基础，也影响教学档案在实际应用中的参考价值。各科室拖延上交、甚至损毁、不交部分文件资料是造成文件资料收集不全面的主要问题，给档案的建立造成很大的麻烦。

（二）管理过程不完善

专业性、政策性、机密性是档案管理过程的主要特点。大部分党校依然采用老旧的管理方法，管理手段落后。档案室通常实行密封管理，通风效果差、空气不流通，经常造成纸制档案潮湿霉变，影响档案外观。配套管理设施不健全，查阅等过程繁琐，纯人工管理导致工作效率低下、错误率高。

（三）档案管理制度不健全

没有专门档案管理部门，档案管理人员非专业出身，在档案管理工作中各自为政，没有完善的档案管理系统。很多基层党校只大致规定了档案的内容，对归档时间、归档细则都没有具体的要求，也没有任何奖惩措施。监督管理的缺乏致使相关人员缺少自觉性。档案管理体统的不健全直接导致了资料收集及管理过程的混乱。

二、转变档案管理的重要意义

（一）提升工作效率、减少人员使用

转变老旧工作方式，采用信息化管理，是档案管理改革的方向所在。信息化管理的主要优势体现在：一是节省管理时间。将档案的收集、归档、管理由手工作业转变为电脑作业，更加方便快捷。二是方便检索。只需输入关键字或档案序号，电脑系统可迅速筛选出符合条件的内容，不需要在一本本的找索引目录，在去档案室调卷，电脑数据库的使用既可以缩短查找时间，又可以节省大量空间，减少纸张使用。三是可系统控制档案流向，提高工作效率。将档案实用信息输入电脑后，提示系统会准时进行催收提醒，对逾期者进行警告，避免人为失误。电脑系统的使用可以让管理员有更多的时间去从事其他相关工作。四是信息公开。科技人员只需输入关键字便可以随时从电脑上查阅相关查考资料，从而提高工作效率。

（二）提高管理人员专业素质

过去对档案管理人员的要求只局限于纸制档案，很多年纪大一些的管理人员不能熟练使用电脑。现代合格的档案管理人员要具有较高的知识水平，能满足信息化进程的需要，使档案管理更加深入，逐渐形成管理系统。用信息技术将档案信息与其他信息系统相关联，提升档案的查阅率和限制率，进而提高档案的利用率，发挥档案的价值。

三、如何加强基层党校教学档案管理

（一）档案管理全面信息化

传统档案主要由纸制文件、照片，录像等资料组成。其中资料收集，整理存档、统计保管和开发利用等过程需要大量人力、物力，操作规程及其繁琐。很多优秀档案因缺少曝光率，常年闲置在档案室中，造成大量有用信息被浪费。当今多媒体的发展为唤醒这些优秀的资料提供了平台，档案管理信息化已刻不容缓。将文献资料进行数字化加工，通过多媒体平台将数字化的信息呈献给大众，让其为党校的教学和科研事业的发展提供全面、高效、便捷的服务，让教学档案的价值在实际应用中得到最大化体现。

（二）建立合理有效的档案系统

有条件的单位可以自行编写档案管理系统，系统的编写要从单位实际情况，便于使用，不可过于繁琐。其他单位可以从市面上购买相对成熟的档案管理软件，档案管理软件要覆盖档案管理全过程。完善的档案管理系统的建立必须满足以下几点：一是真实性。电子档案必须是真实、完整、可靠的，电子档案选用的载体必须经久耐用。二是安全性。随着网络的发展，病毒、黑客层出不穷，这就要求电子档案必须具有较高的安全性，能抵御一切外来风险的侵袭。三是有效性。不能因为固定载体的缺乏而影响电子档案的法律效力。