信息化背景下中学档案数字化管理与建设研究

2019-01-12吕连杰

魅力中国 2019年17期

关键词：中学数据库数字化

吕连杰

（黑龙江省虎林市八五八农场学校，黑龙江虎林 158419）

引言

中学是教育工作的关键阶段。中学档案管理是学校各项工作的基础，是教书育人的真实记录，是评价教学质量的重要依据。中学档案产生于学校形成、发展、变化的全过程，涉及中学教育教学工作及组织、管理的各方面，是学校重要的信息资源。

一、当前中学档案管理工作的普遍现状

（一）重视程度不高。

在当前的中学档案管理工作中，没有对档案管理形成正确的认识，一般都是将档案进行整理后就归档，然后保存管理就算完成了工作。没有后续对档案信息的有效利用。同时由于对档案管理的重视程度不高，所以一般的中学档案室多是处于学校的办公角落，环境差，纸质档案在这种环境下容易受损，影响了档案的完整性。

（二）与时代发展脱节。

中学档案的管理工作方式仍沿用传统的方法，当前管理工作与全新教育理念脱节，从而使中学教育教学与学校发展步履维艰。同时计算机设备等现代技术设备并不完善，缺乏相应的技术支持。

二、信息化背景下中学档案数字化管理建设要点

（一）加大投入，夯实数字化管理基础

中学档案数字化是中学教育事业的重要组成部分，也是中学宝贵的教育资源。首先，中学教育主管部门及其领导要高度重视档案数字化工作，提升档案工作的数字化意识，加强中学档案数字化工作的组织和领导。其次，要给予中学档案数字化管理所需的人、财、物的支持和保障力度，配齐配强中学档案管理所需的专业化、信息化人员，加大经费保障和投入力度，为中学档案数字化管理添置必要的计算机、扫描仪、照相机，以及各种档案应用软件，为中学档案数字化管理提供必要的仪器设备。此外，还要加大硬件建设的投入力度，建立专门的档案管理场所，并为数字化管理留有必要的场地。

（二）完善制度，健全数字化管理体系

在中学档案数字化管理过程中，电子档案目录不规范、标准要求不一致等问题阻碍了数字化档案管理工作的进程。因此，中学档案管理部门要加强与中学教学、行政管理以及教学服务等工作系统建立互联互通和兼容共享体系，防止档案数字化资源与档案数据库存储之间的格式不一致、不统一，避免给后期的档案数字化存储、传输、利用造成障碍。为此，中学档案管理部门应坚持以《档案著录规则》《纸质档案数字化技术规范》《文献档案资料数字化工作导则》为依据，结合中学档案数字化管理的现实需要，制定相应的实施细则，统一中学档案数字化分类标准，规范数字化档案管理题名，建立数字化档案查询、利用、销毁等规章制度，提高中学档案数字化管理的规范化、制度化水平。

（三）提高管理人员专业素养

优秀人才是一项工作开展并发展的基础保障，也是一种核心竞争力。因此需要当前档案工作人员不断提升自身综合素质、意识到终身学习的重要性，及时更新自身知识技能。在进行实际学校档案管理时需要先树立起自己对于工作的重视，做到对文件、历史、数据的充分尊重，保证内容真实性、可靠性。同时尊重历史真实性也是开展工作时必须遵守的一个原则。在对文件数据进行收集、整合、审查、存档等流程中，在各环节工作人员都要对自己严加要求，做到“立档真实、用档可靠、依照历史、恪尽职守”。

除此之外，校方还可以开展相关活动来组织职员提高自身能力，培养并深化其对于专业知识的理解与应用。例如：专家主题讲座；档案管理主题知识有奖竞赛等等。让工作人员系统、严谨、全面的掌握理论内容，并在不断实践工作中找到高效归档、保存的方法，在信息化技术的应用上，要定期更新员工知识与操作技能。

（四）应用科学绩效考核制度

结合过去管理情况与工作经验来看，采取绩效考核模式对于工作效果提升可以起到推进的积极作用。绩效考核制定标准是以工作人员的执行效率、执行成绩等方面来对其阶段工作采取一个评价与判断。通过这种方式不仅能提升中学档案管理工作的完成效率，同时也可以给各岗位人员提供一个良好表现发展的平台。绩效考核制度需要专业人员结合实际情况进行制定，只有确保考核标准、考核结果的公平公正公开才能发挥到积极作用。同时管理者与领导者也可以根据考核得到的结果引进专业人才与智能设备。充分应用其优胜劣汰模式，实现人员的合理应用，避免岗位上出现游手好闲、懈怠侥幸的人员，积极调动岗位积极性，从而提升整体工作效率。

（五）建立数字化的档案信息数据库

向档案信息的利用者直接提供其所需要的档案信息是数字化档案管理与建设的最终目的，因此建立数字化的档案信息数据库至关重要。首先，需要确立数字化档案数据的来源，保证档案数据的完整性。其次，要建立数字化档案的基本目录数据库，根据中学档案的分类情况，基于原始档案建立基本目录数据库，使数字化档案信息一目了然。再次，建立数字化档案内容专题数据库。根据中学档案的主要内容和应用对象，将档案信息分为几个大的专题，包括学生学籍、科研成果、教师教学、学校发展历史等，让利用者可以根据功能进行快速查阅和筛选，提高利用效率。例如，在学校举行大型例会时，档案管理者可以将会议内容以视频的形式记录下来，再通过数字化设备将视频格式进行输出，保存至U盘中并做好相关记录，完成档案管理的工作内容。