信息化背景下的行政事业单位档案管理科学化

2019-01-12蒋钰

魅力中国 2019年49期

蒋钰

（大庆油田有限责任公司第四采油厂信息中心档案室，黑龙江大庆 163000）

信息化环境下行政事业单位档案管理科学化势在必行，它不仅能够保证档案管理工作的正常运行，而且将有效地提高工作效率、改善工作质量、减少工作成本，让档案管理工作达到事半功倍的良好效果。信息化背景下的行政事业单位文件管理的科学化探索将为日后行政事业单位档案管理工作改革提供有力的参考。

一、信息化背景下的行政事业单位档案管理科学化的意义分析

行政事业单位要结合内部实际情况合理制定信息化档案管理方案，适应国家发展，保证档案管理工作的有序开展。但是，从行政事业单位信息化档案管理现状可以看出，行政事业单位信息化档案管理中还存在很多问题，需要管理人员详细分析问题存在的原因，并针对存在的问题及时采取调整对策。行政事业单位的档案管理是一项十分复杂的工作，需要涉及的内容非常多。档案管理工作具有以下特点：一是管理性，二是服务性，三是政治性。如今，行政事业单位正在快速发展，如何提高档案管理水平，实现档案管理的科学化已经成为行政事业单位关注的焦点。信息化背景下的行政事业单位档案管理科学化的意义体现在以下几点：一是档案管理科学化是国家发展的必然要求，二是档案管理科学化是行政事业单位发展的关键保证，三是档案管理科学化是行政事业单位改革的保证。

二、我国行政事业单位档案管理的不足

（一）档案管理制度不够完善，对档案管理不够重视

我国大部分的行政单位都有关于档案的管理制度，但是管理不够重视，无法有效的进行监督，档案管理本身就是一项枯燥的工作，不仅难以取得明显的业绩，不受领导重视，同时档案管理工作内容烦琐、工作量大，导致负责档案管理的工作人员长时间处于被动状态，不仅无法有效地完成管理内容，更无法科学化的进行档案管理。

（二）档案管理现代化水平不高

随着我国科学技术的飞速发展，越来越多的先进设备和技术被引入到事业单位档案管理工作中，但由于对这些设备和技术缺乏充分利用，从而导致当前事业单位档案管理工作的现代化水平仍然相对较低，档案管理机构的设置较为混乱，这又导致了档案管理工作中盲目性以及随意性较强，没有明确的档案管理工作目标及科学的管理手段。

（三）档案管理工作人员素质不足

档案管理机构的硬件设施虽然齐全，种类多样，系统先进，档案管理工作信息化速度过快，管理人员没有有效地掌握相关的技术，无法使先进的档案管理设备高效地运转起来。而行政事业单位对档案管理人员要求不高，不论是专业水平还是文化程度都不高，不能正常的进行档案管理工作，无法保证工作质量。由于行政事业单位的档案管理工作没有得到相关管理层的重视，对档案管理工作人员没有进行相关技能培训，致使档案管理工作效率低下，质量低下。

三、推进行政事业单位档案管理科学化的有效措施

（一）建立健全档案管理制度，加强对档案管理工作的重视度

行政事业单位应该对档案管理的重要性进行大力的宣传，让档案管理的工作人员对档案管理工作重新认识，并根据单位的实际情况制定一套有针对性、科学合理的制度，并要求工作人员必须严格按照制度流程来办事，同时，制定考核制度，对档案管理工作人员形成约束力。

（二）组织领导的思维意识要与时俱进，重视单位档案管理信息化建设

行政事业单位在推进档案管理信息化建设方面，领导的互联网信息化思维意识与对档案管理信息化的重视程度，起着非常直接的影响作用。如果组织领导的思维意识超前，具有良好的现代互联网信息化思维意识，则就会充分认识到实现档案管理的科学化，必须先要实现信息化管理，会投入相关的人力、财力和物力去做。但是，如果领导的思维意识不能跟上现代信息化的技术潮流，则势必会影响档案管理信息化工作的推进。因此，对于各级行政事业单位的组织领导，一定要切实转变思维意识，认识到互联网时代信息化管理的伟大作用。坚持从档案信息化管理的实际情况出发，将档案信息化建设列为一项重点工作计划，注重检查单位档案信息化建设工作的进展情况，帮助协调矛盾和解决实际困难。如投入资金与外包公司签订档案电子化扫描加工协议，全面推进档案电子化扫描工作，且不定期对扫描的电子档案进行检查，确保扫描档案质量符合要求。

（三）提高管理人员的职业素养

基于信息化发展背景下，会计档案管理工作需要综合素质以及专业技能较高的综合型人才。对于人才的引进和培养分为两种渠道，一方面，从各大高校的毕业生中挑选人才，选择适合会计档案管理工作的综合型人才。另外一方面，通过对事业单位的会计档案管理人员进行重点培训和指导，重点培养信息化发展背景下的会计档案管理人员，进而快速提高会计档案管理工作的整体业务水平。此外，不仅需要提高管理人员的业务水平，同时，还需要注重培养管理人员的相关法律常识和职业道德素养。因此，信息化背景下的会计档案管理工作的从业人员不仅需要具备较高的业务能力，同时，还需要具备较强的责任心和职业道德，并且在开展档案管理工作的过程中需要严格遵守我国相关的法律规定，尽量杜绝违法事件的发生，积极维护事业单位的自身利益以及我国人民的整体利益。