提升事业单位档案管理信息化建设的对策研究

2019-01-12崔欣欣

魅力中国 2019年49期

崔欣欣

（大庆油田有限责任公司第四采油厂信息中心档案室，黑龙江大庆 163000）

信息化时代的到来，各行各业的生产、工作效率都得到了显著提高，与此同时，也对事业单位的档案管理工作提出了更高要求。目前，在开展档案管理信息化建设的过程中仍存在较多缺陷问题，抑制着工作效率和水平的提升，故急需采取针对性措施加以解决。

一、事业单位档案管理信息化建设的必要性

事业单位在我国的国民经济持续增长、社会和谐稳定发展方面发挥着至关重要的作用，而落实好档案管理的信息化建设工作，对于社会事业的平稳快速发展意义重大，可充分满足人民群众实际的发展需求。档案记载了时代和历史的进步，是促进社会健康发展的重要手段和工具。新时期背景下，要求事业单位通过信息化、数字化等方式，推进该工作的信息化建设进程。但从当前实际现状来看，我国的事业单位在进行档案管理信息化建设的过程中，逐渐暴露出很多缺陷和不足，进而也使得该工作开展面临着严峻的挑战。而一旦实现了档案管理工作的信息化，便可大幅度提升档案数据的真实性和完整性，与此同时，也降低了管理人员的工作压力和难度，工作质量和效率也会随之提高。基于上述情况，在当前的信息化社会，我国的各事业单位应抓住机遇，推动档案管理工作朝着信息化的方向发展，节约工作时间和人员，以此为事业单位的又好又快发展奠定良好基础。

二、当前我国事业单位档案管理信息化建设进程中存在的主要问题

（一）档案管理信息化平台更新较慢

当前，在数据统计信息化的大背景之下，我国很多事业单位的职工档案管理系统已经建立了信息化管理平台，但是由于以往认识的局限，管理人员往往意识不到档案管理信息化的重要性，也就使得档案管理信息化平台更新较慢，单位的人才管理往往也难以达到最优化的程度。

（二）档案管理工作人员专业水平偏低

从整体上来说，我国事业单位档案管理信息化起步较晚，在部分事业单位中，很多的档案管理者并没有达到熟练运用信息化平台的程度，其专业水平亟待提高。部分事业单位的档案管理人员没有相应的计算机操作能力，这就大大限制了我国事业单位档案管理信息化建设的进一步深化。

三、提升事业单位档案管理信息化建设的对策

（一）提高管理人员的水平和网络技术水平

要想保证工作人员工作的高效性与合作性，发挥团结互助的作用，事业单位就必须要提高自己的网络技术水平，为档案管理提供坚实的保障。除此之外，事业单位人员要不断对档案进行更新和录入资料信息，保证有专门的人员去维护信息平台的安全，实现为他人进行优质服务的目标。因此，事业单位在提高自身的信息水平时，要不断发挥各岗位人员的作用，将信息录入人员与网络技术人员进行充分协调，加强两者之间的交流合作，以保证档案能够及时并准确地进行更新与录入，促进信息技术人员工作的高效性。除此之外，在信息化管理结构和体系中，注重培养工作人员养成良好的服务他人的意识，使其在工作中除了要规范自己的工作外，还应该为人们提供优质的服务。

（二）事业单位要注重推进信息化建设的平台

事业单位之所以要进行信息化体系的建设，就是为了给有需要的人员提供优质高效的服务。所以，在人员在进行工作的同时，要加强对信息化平台的宣传与推广，使人们充分认识到信息化档案管理平台的重要性与方便性，进而提高该平台在人们心中的知名度，使其本来的作用得到发挥。与此同时，事业单位进行信息化建设的同时，也要注重吸收其他企业优秀的体系和建议，不断对自己的体制进行更新和完善，以适应更广大人民的需要，进而促进档案管理过程中信息化建设目标的实现。

（三）逐步规范信息资源管理

机关事业单位档案管理人员要在电子政务建设的相关文件中，纳入政务信息的整理、归档等工作。如此一来，有利于对信息资源建设做出宏观调控，规范信息资源的整理工作，从而形成统一、集中的管理制度，避免出现信息交叉和重复的情况。档案里集中反映了法规政令实施、人员素质情况、调查研究成果、历史现在进程等内容，领导在总结经验、制定计划、处理问题时，都需要查阅档案。因此，机关事业单位档案管理人员要通过对信息资源的规范管理，避免出现错误和遗漏。并注重应用系统建设，主要涉及档案信息的收集、管理、利用等内容，能够将档案管理信息化建设的效益集中体现出来，提升档案信息服务效果。

（四）加强信息资源安全管理

近年来，网络技术发展速度很快，很多不法分子利用黑客与病毒盗窃机关事业单位档案信息，并对其做出干扰。而人员的错误操作、系统故障等，也容易让给档案信息安全面临着巨大威胁。对此，机关事业单位在档案管理信息化建设中，还要加强安全管理工作，包括主机、网络、数据库等方面。机关事业单位档案管理部门要采取数据备份、安装防火墙等技术手段，为档案信息资源安全提供可靠保障。