张 毅 刘宇平 陈梁华 刘远捷 杨伟红

广州医科大学附属第一医院科研科，广东广州 510000

新医改政策下，公立医院在推进信息化进程中面临着各种阻碍。为保证现代医院管理制度的建立，推进科研项目管理权责统一、管办分离，应推广应用现代物流管理与技术，深化药品与医疗器械流通体制改革[1]。公立医院科研试剂耗材管理信息平台建设是数字化医院建设的重要组成部分。科研试剂耗材信息平台不仅要遵循系统科学的耗材管理方式，而且要有先进的技术支撑。当信息技术的发挥融入经过改进的耗材采购管理流程，医院方能规范科研试剂耗材采购竞争秩序，加强科研试剂耗材质量安全监督，控制试剂耗材的不合理使用，完善科研试剂耗材采购信息公开制度。但长期以来，大部分医院以及医疗机构偏重于集中采购的高值医用耗材信息管理，而低值试剂耗材信息化管理工作并不到位。本文侧重分析医院科研机构试剂耗材采购管理现状，指出国内医院在低值试剂耗材管理方面存在的不足，探索低值科研试剂耗材采购流程的重建，研究符合广州医科大学附属第一医院（以下简称“我院”）科研试剂耗材管理信息系统实施策略，以期完善科研耗材信息可溯机制，强化短缺科研耗材供应保障，提高科研管理人员监督意识，预防和遏制腐败行为，为国内各级医院以及医疗机构建立科研试剂耗材管理信息平台提供借鉴。

1 医院科研试剂耗材信息管理现状

医院科研试剂耗材管理是医院科研工作者或科研课题组团队为了开展科研项目，对科研实验中需要的试剂耗材进行采购、验收、保管、领用一系列活动进行管理的一项措施。医院科研耗材采购流程是以医疗科研活动需求为起点，经过贯穿科研项目的申报、实施、物资采购、配送，最终以科研活动结题或完成科研项目成果转化为终点的全过程。传统意义上的科研试剂耗材是指价值在500元以下，预计使用期在1年以内的各种不属于材料范围的用具和易于损耗的低值科研耗材。随着科学技术的发展，科研试剂耗材的种类和价格都发生了较大的变化，如一些试剂盒和试剂单价可达几千元，远远超出传统意义上定义的低值耗材价格，但由于其属于一次性使用的物品，且大多数为试剂耗材，所以也定义为科研试剂耗材[2]。

我国公立医院管理体制存在着管理主体不明确、管理职能缺乏明确划分、投入责任主体不明确的现象[3]。国内各级医院以及医疗机构在科研试剂耗材管理的采购流程规范、质量安全管理、人员管理监督意识强化等方面还存在严重不足，目前其信息化建设力度还远远不够。很多医院科研管理部门对试剂耗材信息化管理的关注度不高，缺乏规范的实验室试剂耗材领用和出入库管理制度。医院科研团队对试剂耗材的出入库管理、领用登记制度执行的宽严尺度、规范完善程度不一，普遍存在试剂耗材采购、验收、保管、使用环节之间管理混乱的现象。

各级医院及医疗机构存在医用耗材采购与管理部门缺失的现象。科研试剂耗材管理离不开耗材采购的物流、资金流、信息流的三流合一，不仅应该包括物流支付信息管理，要保障耗材追踪溯源，而且应该引入大数据，形成供应商的征信体系[4]。然而，目前部分公立医院科研耗材采购部门，甚至仍存在默许各个临床科室自行私下向供应商采购的暗箱操作，将以科研试剂耗材为主的低值科研耗材信息管理，摆在法律的边缘上试探。不仅如此，一部分的医院管理层领导具有“重立项，轻管理”的思维定式[5]，忽略医院科研耗材采购管理信息的重要性，也忽略科研耗材采购信息对科研效率提高、质量提升、监督管理透明的医院管理带来的潜在影响。

科研信息管理在战略上的不重视导致了战术上的失误。目前我国大部分公立医院各部门都已经建好部门内部信息系统，如财务信息系统、设备信息系统、科研信息系统等，但仍局限于解决部门内业务，部门之间存在“信息孤岛”，无法形成信息闭环。因此，信息共享程度差、数据标准化程度低、没有建立统一的科研耗材信息管理平台是当前大部分医院科研耗材信息管理的现状。随着“互联网+医疗健康”的政策落实，信息技术在医院管理工作中的应用是空前的、具体的。但大部分医院科研耗材采购的情况是自行采购、自行管理与使用，彼此之间缺乏信息共享，科研资源布局分散，存在重复建设现象[6]。

2 医院科研试剂耗材信息管理存在的问题

2.1 科研试剂耗材专业性强，单一耗材价值不大，易受管理人员忽视

国内绝大多数医院还在使用人工管理的方式，工作量大且管理不到位。低值科研耗材采购未纳入大部分医院科研耗材管理信息系统监测，管理信息平台仍然局限于高值科研耗材管理的初级阶段，如何对医用高值耗材进行科学的管理是目前医院医用耗材管理部门关心的问题[7]。科研试剂耗材自身具备的差异性、专业性极强的特点，决定了其具有不同于高值耗材招标要求的采购流程、审批制度与出入库管理制度。虽然大部分医院对低值耗材管理制订了一些常规的流程标准，但医院管理层面重视不足，使得如试剂等低值耗材使用效率较低，科研腐败现象屡禁不止[8]。

2.2 科研试剂耗材涉及范围广，质量把控难度大，价格差异大

公立医院采购的科研试剂耗材具有批次多、数量大、品种繁、价格高、包装规格不一、质量级别繁杂且无规范统一分类方法等特点[9]。目前医用耗材目录包括十几万条记录，医院在用的低值科研耗材也有近万种[10]。实现科研活动开展的同种试剂耗材质量，受到不同生产商的影响；同种试剂耗材价格受到不同供应商、不同采购渠道的影响，与高值耗材招标采购政策衔接不紧密。由于同一医院内部具有多个科研团队，团队之间研究方向甚至学科领域也各有差异。即使身处同一医院，团队之间实验所需要的试剂耗材品类需求也呈多元化现象。

2.3 试剂耗材采购渠道供应多元化，医院管理层对供应商缺乏管理

通过文献与问卷调查，笔者发现，线下广告、广告推销、熟人推荐、线上采购等营销方式在一定程度上影响着科研人员对低值科研耗材的采购意愿。一旦科研人员与试剂耗材供应商存在信息不对称现象，供应商提供的试剂耗材就可能存在使用风险。科研采购员与供应商串通向供应商收受或索取回扣，这是采购中最普遍、最易发生的人为欺诈，而这在很大程度上取决于采购人员的职业道德、诚信敬业和行为操守[11]。因此选择耗材供应商应遵循公平、全面、严格、动态的基本原则[12]。由此可见，对医院相关科研人员应该进行充分的法律法规与新医改政策的教育与培训，并利用信息技术进一步加强科研耗材管理研究的觉悟。

2.4 医院科研试剂耗材信息管理发展不平衡、不充分

医院科研信息管理系统主要需要对科研项目、科研经费、科研物资、科研成果、科研绩效、科研信息等方面进行管理。科研信息管理能客观有效地反映医院科研水平，这正是衡量医院竞争力与发展潜力的一个重要指标。国内大部分医院尤其是高校附属医院已经建立了医院科研信息管理系统，部分信息化程度高的公立医院在实践中规范了科研信息管理规则，将科研信息标准化、一体化、立体化。由于医院信息化建设起步时准备不充分，缺乏信息管理的顶层设计，缺乏部门协同沟通，一部分集成度低、信息化程度低的医院以及医疗机构并不能充分利用科研信息，协助管理者进行实时监控，一定程度的信息滞后、信息不一致等问题难以避免。医院各部门之间尚未有统一的信息化体系标准，信息化程度发展不平衡，科研信息无法流动，从而形成信息孤岛与沟通壁垒，不利于医院可持续发展。

3 对策

3.1 构建科研试剂耗材类目，完善医院科研管理系统

根据功能定位、科研活动标准和医院科研管理要求，我院按照科研试剂耗材类目，引导医院科研管理系统与第三方采购平台实现互联互通，实现了低值科研试剂耗材信息监督与共享，并按照科研试剂耗材分类体系，将低值科研耗材具体分为实验耗材、细胞外基质及生长因子、化学试剂类、核酸类、蛋白相关及抗体类、基因功能研究产品、细胞和组织分析、动物实验类、仪器相关制品及其他、服务类等。

3.2 提高供应商准入门槛，完善科研活动质量标准

我院科研试剂耗材管理工作小组，经过多次专家咨询后就供应商准入步骤达成一致：根据科研试剂耗材管理信息平台提供的“供应商入驻规范”，对初次请求进驻平台的供应商进行筛选审查。在平台筛选后，医院科研试剂耗材采购管理小组进行再次筛选，最终通过两次筛选的供应商获得入驻资格。对于特殊定制的科研试剂耗材采购，需走线下分散采购的，要提交申请进行特批审核，科研试剂管理工作小组定期审核，审核通过的可走特批流程。其中我院需要的供应商资质证件为：企业供应商营业执照、企业组织机构代码证；自有品牌《商标注册证》或《商标注册申请受理通知书》；非自有品牌《商标注册证》或《商标注册申请受理通知书》和《授权书》及其他相关证明材料；供应商资料介绍包括供应商简介及基本信息情况，主要销售产品种类介绍等[13]。

3.3 健全医院采购机制，加强科研部门协同监管

经济管理数据平台建设对大部分医院来说是一项新课题，在建设过程中要解决不同系统之间的数据整合、数据标准化、分析指标体系、评价模型建立、报告分析应用等诸多问题[14]。为了符合系统科学的管理体系要求，我院管理层从科研科、财务科、审计科、纪检科、信息科、总务科等组织人才队伍成立科研试剂耗材管理小组，整合医院线上线下资源，规范科研试剂耗材管理流程，严格落实《中华人民共和国政府采购法》规定[15]。科研团队负责人线上公开制订耗材采购计划，科研秘书线上严格控制出入库验收，各环节分级监督，提升科研耗材信息化管理水平，增加采购审批透明度。

4 实践过程

不同的医院以及医疗机构在建立科研耗材管理信息平台并实施应用过程中，应该结合医院科研活动的学科特点和科研部门行政要求采用实事求是的改造策略[16]。我院科研试剂耗材管理的业务流程再造过程，强调以业务流程为改造对象与中心，以提高科研活动的效率为目标，对现有的试剂耗材采购流程进行根本再思考和彻底再设计，利用先进的信息技术以及贴合新医改的管理制度，最大限度地实现技术上的功能集成和管理上的职能集成[17]，从而建立科研试剂耗材采购信息共享和反馈追溯机制，实现医院在成本、质量、监督等方面的实质性的改善。具体的采购流程中有五大角色：供应商、采购人、验收人（使用人）、出入库人员以及财务人员，供应商负责提供报价信息以及获得订单后负责供货，采购人则在网上发布商品需求，根据不同的购买金额分成需要竞价和非竞价流程，验收人即使用人在收到供货商发出的货品后需要拍照验收，接下来由出入库人员对采购物品进行核实和签名，使用人即可在科研管理经费系统中进行申请报销，财务核对所有单据无误后支付款项，流程结束。实现的业务流程再设计模型如图1所示[18]。

4.1 采购申请管理

应该就科研试剂耗材采购的申请进行审核，监督全流程耗材采购，实时跟踪耗材采购进度，发出采购动态。监控申请单信息管理方面，应从全部采购申请单中划分成3种状态，包括待审批、审批通过、审批驳回。

图1 科研试剂耗材管理业务流程模型

4.2 订单管理

应该经由科研秘书对采购人、采购内容、所属项目进行确认；监控订单信息管理层面，应控制经审批后，订单状态自动划分为3种状态，包括待结算、结算中、已完成。

4.3 结算管理

应制订单号、课题组、供应商、结算清单等结算步骤审核策略，对结算单号，采购的课题组以及供应商的详细信息等数据进行实时查询。监控结算信息管理层面，应经由医院财务部结算后，结算单状态，自动划分为6种状态，包括待提交验收单、待提交供应商、待审核、待付款、已完成、驳回。

4.4 供应商管理

要针对不同科研试剂耗材的供应商制订相应的管理策略，以保证耗材及时稳定地参与科研实验。供应商信息化管理的重要性不容忽视，需要专门技术人员利用管理信息平台，按管理要求对供应商进行评估与优化。应该有效管理进驻我院科研耗材采购平台的供应商，将其自动划分为3种状态，包括已入驻、审核中、未通过，通过审核的耗材供应商标记一一对应的供应商编号。

4.5 成员管理

医院内部应该对管理信息平台的用户访问、数据迁移、数据更新等动态流程进行管理，其管理核心为控制各用户角色的访问权限。角色管理可根据权限分配对供应商、课题组科研人员、科研秘书进行管理：信息平台专业管理人员应对供应商进行充分的资质审核，稽查过往交易记录，然后经由审批通过入驻平台，公开发布试剂耗材价格信息；课题组科研人员经过平台使用培训，明确权责义务等，申请注册平台账号并使用密码登录，搜索、对比所需试剂耗材价格，提出下单采购申请。特殊情况下，遇到管理信息平台没有提供所需耗材突发状况时，可通过专业管理人员发布求购信息；科研秘书及时查验、处理发票与入库实物，履行入库验收的监督职责。

4.6 统计管理

统计管理可根据涉及主体数据耗材信息、课题组科研人员信息、供应商信息进行管理。应该掌握课题组所采用耗材的采购交易明细、分类与控制、供应商交易明细、订单完成质量评价[19-20]。科研试剂耗材管理全平台通常支持PC桌面、各种平板电脑和手机进行选择，供应商、课题组科研人员、科研秘书可全面、快捷、清晰地关注耗材采购的动态业务流程，获得可视化的统计图表进行预测与决策[21-22]。

总而言之，各级医院以及医疗机构应将低值科研耗材管理信息平台研究作为医疗卫生信息平台建设必不可少的一部分，推动科研活动建立综合监管、科学决策、精细服务的新型管理模型。低值科研耗材管理信息平台建设可参考国际国内相关数字化医院建设标杆开展，一旦落实，平台管理人员应该保持平台运作的有效性与安全性，以强化对科研活动的绩效考核和质量监管。

5 结论

科研试剂耗材管理信息平台的稳定运营，离不开医院强化科研活动信息管理的决心。基于业务流程再造的科研耗材管理信息平台的研究，为优化科研活动流程、提高科研服务效率提供了硬性条件，必将推动全体科研人员的管理意识的深刻转变。在医院时间跨度大、产出不确定的科研活动中，保证科研试剂耗材管理平台的建立与运行，维持科研活动质量，促进科研活动效率提高，有效监管引起科研腐败发生的薄弱环节，更好地服务于科研人员与科研机构。本文基于业务流程再造理论，从现状调研、文献梳理、管理流程探索、平台实践应用等多层面展示低值科研耗材管理信息平台的框架，为各级医院及科研机构科研耗材管理信息化规范体系的建立提供了一定的借鉴作用。