文/张京伟 胥静 冯凌云

流程优化是企业管理的重要方面，是推动现代企业更简洁、更高效、更高质量运行的重要手段。大型企业的采购招标活动是企业的成本中心，也是企业管理的重点工作。很多企业都设置了较长采购招标流程，采购管理设置的每个流程活动，单独审核都是必要的，但是每个环节的目的和重要性又各不相同。在实际的执行过程中，经常可以发现采购招标工作中的主要活动和辅助活动的价值及效用与实际投入时间、成本之间没有很好匹配。对于效用低的环节投入较多的人力与时间，既是企业资源的一种消耗，也增加了企业的运行成本。因此，如何优化企业的采购招标流程，是一个重要的问题。本文应用价值链理论对采购流程进行了细分，通过调研和打分的方法，分析采购招标管理流程活动的价值（V）和实际投入时间（T），通过效用分析（V/T），发现采购招标管理过程中效用低的环节，并提出优化措施。

1. 价值链理论介绍

1.1 理论的提出

著名的美国哈佛大学商学院管理学教授波特，在1985年提出了价值链理论的概念。根据价值链理论，企业的业务流程活动，可以看做是由一系列有价值的活动过程组成的，企业的生产、运行正是通过这一系列的活动的增值，最终实现企业的价值和效益。当然，企业的目的是实现效益的最大化，用最小的投入，完成最多的产出，在企业的实际运营过程中，需要对价值链活动持续不断地进行改进。

1.2 价值链理论的主要观点

（1）从流程活动的全周期进行整体分析

依据价值链理论，企业的生产和管理活动是从投资立项、研究开发、设计到原材料采购、生产加工、产品销售、售后服务整个流程的活动价值链，价值链理论是从整个流程活动上进行优化。

（2） 定量化的分析成本和效用

在企业管理中，对单个的流程活动投入工作量及活动持续时间进行调研和分析，以成本确认作业的效用，找出管理中成本控制不利的方向和因素，并通过流程的优化，提高管理效率。

（3）充分利用信息技术

信息技术的发展应用，是提高企业运行效率的重要活动，从价值链的角度看，是提高效率、降低成本的重要活动，充分的接纳和大力地推进信息技术的应用，是企业绩效改革、流程优化的重要工具和方法。

（4）将企业活动融入市场

企业的所有活动，都应该是面向市场的，以反映和满足市场需求为导向，内部流程限制面向市场需求的能力，就是需要进行改造的流程。

2. 采购招标管理流程细分

依据价值链理论，对本单位采购招标管理流程进行细分，采购招标从开始到结束，一共有11个流程活动：

一是供应商邀标及评审。是招标的第一步工作，确定供应商名单，并邀请供应商参与投标，在供应商确认参与投标后，对不是合格供方的供应商进行供方评审。供方评审需要供应商提供资料，之后在PMIS系统中发起合格供应商评审流程，一般评审流程见图1。

二是编制采购实施计划。在确定参加投标的供应商后，编写采购实施计划，采购实施计划的内容含：拟采购的采购包信息、供应商来源、采购方式、评标方法、评标因素、定标原则、发标及评标、定标时间计划。

三是编制招标文件并发标。本阶段含采购管理人员对技术协议的审核及商务招标文件的编制。发标后为厂家备标，按照《招标投标法》第二十四条，备标一般需要20天（从发售标书之日起至开标日最少不低于20天）。2017年12月27日颁布执行的新《招标投标法》在此基础上增加了“采用电子招标投标在线提交投标文件的最短不得少于十日”。

图1 供应商评审流程图

四是技术、商务评标。主要对投标文件的技术、商务情况进行评审，推荐技术、商务排名。

五是价格评审。对各投标单位的报价是否完整、计算是否正确进行核算，在此基础上，最重要是根据历史报价信息、现时市场价格信息等，对价格进行纵向和横向的分析，确定合理报价范围。

六是定标过程。一般的企业均实行分级定标过程，由不同级别的领导负责不同金额和级别的定标。

七是定标备案。在定标会议结束后，需要对定标结果，在企业PMIS系统中进行备案。

八是合同签订。在定标后，采购经理及专业人员组织中标单位，进行技术协议、商务合同的谈判，初步签订合同。

九是合同评审。合同初步签订后，需要经过合同的评审，合同评审需要经过发起人、校核人、项目经理、分公司领导、合同法务部审核，流程审批完成后，合同盖章。

十是文档归档。招标完成后，一般需要对招标过程的所有文件进行归档。一般为便于审计检查，该部分文件会要求对纸质版文件归档。

十一是电子采购平台流程。笔者所在的单位推行招标电子化，招标流程从开始到收标书、评标及澄清、定标及发出中标通知书，均在系统中进行。电子采购平台招标的目的是保证招标过程的更加公平、公正、公开。目前为考虑线下文件归档的需要，在采购招标管理过程中，线下招标流程与电子采购平台流程并行。

采购招标流程效用调查与统计表

图2 采购招标管理流程效用分析

3. 采购招标管理流程效用分析

针对采购招标管理流程活动的价值，本文通过调研高级岗位，打分确定采购招标管理流程的价值（V），并根据实际执行过程中收集的采购管理各环节、流程的实际投入时间（T），进行效用分析（V/T），具体分析情况见下表：

从图2可以看出，采购招标管理流程中效用最低的三项活动为：电子采购平台流程、合同评审流程、供方评审流程。

4. 流程优化措施和方案

4.1 供方评审流程

供方评审是保证投标供应商质量的重要环节，通过分析，造成目前效用较低的原因有：流程长、供方库的管理结构有一定的不合理。

优化措施：一是设置不同等级的供方库，对于合格供应商库，实行严格的、明确要求的准入制度；对于临时供方库，实行简易登记制度；二是由专业人员进行专业评审，取消过程中的各级行政领导审批。

4.2 合同评审流程工作分析

合同评审流程是确保签订合同的质量、防范法律风险的重要环节。造成目前该环节效用低的主要原因是：流程设置存在不合理且行政领导较多。优化措施：一是由企业的合同法务部门，对企业标准合同模板进行审核，并根据最新的法律情况变化，更新并发布合同模板，后续签订合同时，合同法务部门参与单个合同的审批;二是取消行政领导参与合同评审；三是采购管理人员负责确保按企业发布的合同模板编写合同，对于特殊情况，合同签订人员评估需要合同法务部门介入的，流程的选择权利和义务及合同的责任主体下放。

4.3 电子采购平台流程工作分析

通过电子化的招标，确保招标过程的公平、公正、公开，是未来采购招标管理的大趋势，完全通过电子采购平台完成所有招标工作，是建立现代化企业的必然选择。2017年12月27日发布的第八十六号主席令，对原《招标投标法》第五条进行修改，明确“国家鼓励利用信息网络进行电子招标投标。数据电文形式与纸质形式的招标投标活动具有同等法律效力”。该法文的修改，标志着从国家层面大力推行电子采购、阳光采购。针对电子采购平台，优化措施有：一是提高企业管理人员对信息化采购招标流程的重视程度；二是所有的邀标、投标、报价、开标、评标、中标通知均在线上进行，充分、完全的发挥电子采购平台的作用；三是建立电子化、网络化的采购招标管理文件归档制度，改变线下招标的工作习惯和工作模式。

5. 总结

价值管理是一种系统的管理思想和方法,是系统化的、专业化的研究活动。企业管理中用最合适的时间、流程，完成合理的工作，达到整体流程的最优化，是解决企业管理流程问题最基本的思路。本文应用价值链及价值工程的方法，通过效用分析，发现采购招标管理流程中效用较低环节和流程，针对效用低的环节，进行分析并提出优化的建议措施。本文的研究思路和方法对研究同类的企业流程管理优化具有一定的借鉴意义。