杨娟

摘 要：随着我国经济的不断发展，各大行业之间的竞争也越加激烈。对于企事业单位而言，财务管理有着至关重要的作用。在财务管理中，如何提高工作人员核算效率，为企事业单位的发展节约成本，成为当前企事业单位经营管理主要目标。因此，本文通过对电子凭证系统对会计档案管理的作用阐述，建立电子凭证系统的目标以及原理的分析，研究电子凭证系统谈会计档案管理主要内容。此次研究的主要目的是为了减少企事业单位财务的单据，提高报账的效率。关键词：电子凭证系统；财务管理；会计档案

关键词：电子凭证系统；财务管理；会计档案

在企事业单位不断的发展中，财务管理对企事业单位的发展十分重要，财务管理包含会计档案管理，也是最为重要的经济档案。随着科技时代的到来，企事业单位在管理电子凭证系统中，会计档案管理发生了实质性的变化，会计档案记录由传统的手工转变为依托现代网络计算机技术进行记录。如何在电子凭证系统的作用下，实现对会计信息项目进行归档、储存进行有效的管理，成为了当前企事业单位财务管理中重要的问题之一。因此，本文研究的课题，对我国企事业单位会计档案管理具有重要意义。

1 电子凭证系统对会计档案管理的作用

我国各大企事业单位中，已经逐渐的建立了报账平台、财务系统以及合同管理等财务系统，完善了会计核算管理的标准，促使在管理中核算数据更加准确。但是，大部分依旧在使用传统的电子凭证系统，对会计档案管理存在着不足，由于在派送财務核算资料时，与下级单位路程较长，导致报账效率极低。另外，财务核算报账款单数量较多，邮寄成本较大，并且容易存在遗失，财务在核算的过程中，数据容易存在漏洞，在对账单进行核算时，一旦数据不准确，需要退回。除此之外，电子凭证系统虽然具备附件上传的功能，但是在传输无法对其进行查阅，并未对会计档案管理实现网络技术的管理。

2 建立电子凭证系统的目标以及原理

企事业单位建设电子凭证系统的主要原因，是为了能够使财务管理实现电子化信息管理，在单据数据进行传输使能够与电子审批相互结合，在提高报账效率的同时，还能够减少单据数据的损失。降低企事业单位财务管理的成本，提高管理水平。

在运用电子凭证系统时，应当遵循四点原则：

1）确保核算数据的准确性以及传输的安全性。

2）加强工作人员的核算技术，提高会计核算信息传递效率。

3）电子凭证系统具有共享以及访问的功能，因此，在核算数据存在错误的情况下，应当及时进行沟通，在传输后，及时的修整核算数据信息。

4）电子凭证系统系与接口的功能具有可拓展性，因此，在数据信息较多的情况下，可直接将大量的数据进行传输。

3 电子凭证系统谈会计档案管理内容

3.1 电子影像采集数据信息

电子影像主要含有电子影像扫描仪器，银行账款单据回收扫描、账单数据凭证条形码识别、数据发票信息核实，并且能够对影像进行处理，对影像进行审核、最后对其进行管理。其中账单数据凭证条形码识别在账单进行传输中，对账单中的条形码可自动进行扫描，识别账单中的条形码，并且将账单中的发票以及附件自动保存在电子凭证系统当中，发票信息核实功能，是对发票中的数据进行核算，并识别出发票的类型，例如：发票中代码、发票编号、发票中的数据金额、发票税率等信息。影像处理功能主要是能够对影像进行压缩，放大，旋转等，其功能等同于在计算中对图片进行修整功能。

3.2 电子影像的展示及审核

电子影像在通过对账单进行直接阅查时，能够对账单进行缩小，能够直接的观察到整个文档内容信息，或者对文档进行选取，直接查阅文档中某个部位。并且电子影像是能够对文档进行拖动、旋转以及加注说明等功能，并且在展示文件时，可支出文档双屏显示，能够将报账的单据以及其他账单进行影像缩小，展示在同一个显示器中，同时，另一个显示器能够对选中的文档进行放大。会计工作人员在使用电子影像后，对账单进行审查，可直接对账单进行重复检查，在电子凭证系统的作用下，能够实现重新扫描，对数据进行补扫以及删除等操作，为会计档案管理提供了一定的帮助。

3.3 会计凭证管理

会计凭证管理是指能够使原始的数据单据在电子影像的作用下呈现出影像，并且能够促使电子报账单据、会计核算记账凭证以及原始的单据进行自动匹配，促使会计档案管理在电子信息技术下能够更加完整。另外，也支持在银行互联网系统中，获取银行账单回款影像资料，并将其与会计核算记账凭证进行匹配，电子凭证系统会直接与会计人员核算的账单进行审批，并且在影像中会自定生成会计核算出纳，负责审核的工作人员在账单无误后，可对其进行盖章，满足账单数据的准确核算。

3.4 会计档案管理

为了能够提高自身经济利益的条件下，提高电子凭证系统的工作效率，降低工作成本，将会计档案管理建立为系统的中模块。使其在电子凭证系统中，能够支持财务管理人员按批账单的时间，交替的进行打印账单凭证，并将打印的纸质账单凭证装订成册或者放入保存盒中，存储到财务资料保存柜中，完成对账单的归档。并且电子凭证支持对档案的检索，对会计档案借阅，并在网络信息中进行电子申请，在流程结束后，可进行对其借出电子档案阅读。对于电子档案而言，在赋予借阅人时，应当对其进行是够具有查阅档案额权限，以及归还时撤销查阅档案权限，确保会计档案的安全。为了进一步确保档案的安全，应当在电子档案中自动添加水印，其中包含账单用户的信息，以及账单时间与地址等，在对纸质档案进行查阅时，可根据系统对水印的扫描，查出档案的位置并使其快速的进行归还。

3.5 与其他财务信息系统集成

电子凭证系统与财务信息系统能够形成封闭管理，从而确保在实现会计档案管理信息流程中，促使会计核算管理能够形成周期性的电子信息管理。在进行报账的过程中，该系统平台就可直接对账单或者档案进行查阅，并将其上传到电子凭证系统当中，由影像系统进行审批。另外，电子凭证系统会能够自动的根据报账数据形成账单，并自动在影像系统中自动生成影像文件。账单在导入其他财务信息系统时，能够自动将账单或者档案推送到电子凭证系统当中，并由影像系统生成影像文件。在为了提高报账效率以及节约成本，财务信息系统能够将企事业单位的订单以及资产信息等，全部自动的传入到电子凭证系统当中，为企事业单位管理者提供信息资料。

4 结论

企事业单位在使用电子凭证系统的过程中，不仅完善了财务管理和会计档案的集中管理，在减少了工作人员工作量的同时，提高了工作效率。望此次研究的内容与结果能够得到相关人员的关注，并在实际应用中加以借鉴。

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