邓动玲

摘 要：合并大学是国家高等教育管理体制改革的产物，本文阐述了如何做好合并大学的人事档案管理工作的想法。

关键词：合并大学；人事档案；管理

档案工作特别是人事档案管理工作是大学工作的重要基础之一，而合并大学的人事档案工作具有一定的特殊性。随着合并，综合性大学管理的人事档案数量巨增、材料种类繁多、整合过来的档案人员技术水平参差不齐、整合过来的档案案卷质量不规范有待整改等等。介于于以上特殊性，如何做好合并院校的人事档案工作值得档案人探讨探。笔者认为，从以下几个方面入手开展工作，是做好人事档案工作的基础保障。

1 领导重视，全面增强档案意识

领导的重视程度是人事档案工作的关键。但是想要做好人事档案工作，仅有学校领导的重视还是不够的。还需要全体干部职工的大力支持；平时在干部职工中学校要以各种形式多开展《档案法》、《保密法》《高校档案管理办法》、《干部档案工作条例》等法律法规的宣传教育活动，揭开人事档案在人们心目中的神秘面纱。让广大干部职工知晓人事档案是什么、人事档案有什么用途、人事档案与干部个人的密切关系；使干部职工懂得什么材料是人事档案的归档材料、平时需要利用人事档案时应该怎样办理相关的查借阅审批手续。只有这样才能使广大干部、职工的档案意识得以增强，干部、职工才会主动、自觉地向人事部门移交留在个人手中的人事档案归档材料。

2 遵循国家相关法律法规

遵循国家相关法律法规建立健全学校的人事档案管理规章制度，完善学校的人事档案整理工作细则，使档案管理人员在开展人事档案工作时有法可依、有章可遁，整理出来的档案更加规范、科学、全面、完整。

3 分管领导，管理工作水平提高

分管领导应当多多关注档案管理人员的工作、学习和思想动态，了解她们在工作、生活中的实际困难和需求，并及时帮助她们解决问题；积极扭转广大职工认为档案工作是“闲岗”的偏见，使档案人员体会到档案工作是受到重视的，这样才能让档案管理人员的工作积极性和责任感被激发出来；鼓励人事档案管理干部积极参加继续教育，多给人事档案管理干部提供外出参加业务学习、交流的机会，档案管理人员才能不断吸取更多的档案工作新知识、新信息、新技术，档案管理工作水平才能不断提高。

4 做好档案业务工作

档案人员在工作中必须严格落实人事档案的查（借）阅、收集、鉴别、归档、保管保密、管理人员职责、转递等制度。

1）遵循“安全保密、易于查找”的原则进行严密科学的保管，不擅自向他人提供人事档案或泄露档案内容。

2）因工作需要查阅和借阅人事档案，必须做到：（1）查阅单位填写《查阅人事档案审批表》，并按查阅人事档案的规定办理审批手续，不得凭借调查证明材料介绍信查阅干部档案。（2）凡查阅人事档案，利用单位须派中共党员干部二人以上到人事档案管理部门查阅室查阅。（3）档案管理部门，要根据规定，确定是否提供和提供什么材料；（4）人事档案一般不外借，如必须借出使用時，要说明理由，经分管领导批准，并严格履行登记手续，限期归还，不得擅自转借他人。（5）任何个人不得借阅和借用本人及其直系亲属的档案。

3）因工作调动、深造学习读硕读博需要转递人事档案的，必须要有人事部门下发的调动通知和档案转递通知方能实施档案转递。

4）及时收集归档材料，并在日常工作中保持与档案材料形成部门联络沟通，养成主动催收材料、定期收集材料、收集整理经常化、不积压归档材料、及时对档案进行更新的良好习惯，让人事档案能够把最新、最全的个人档案信息反映出来。

5）对归档材料要认真审核把关，做到不合格的材料不收、材料不齐全的不收、手续不完备的不收，提高归档材料的质量。

5 人事事档案数字化

要努力实现人事事档案数字化，计算机进行自动化查询、借阅、统计，使档案信息资源准确、方便、快捷地为干部人事管理工作提供利用，使组织、人事部门能够共享干部档案信息资源，以满足干部管理工作对档案利用的需求。

作为国家档案重要组成部分的人事档案，是组织、人事等有关部门执行党的政策，在培养、选拔和任用人才等工作中，形成的真实记录个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等方面内容的文字材料，是记载个人身份、学历、资历及人生轨迹的原始依据，这些材料在对人才进行历史、全面考察、了解和正确选拔使用人才工作中具有重要的作用。因此做好人事档案工作，是落实党的人才政策，高质量、高要求、高标准开展人才选拔任用工作的前提、保障。

合并大学应该在人事档案常规管理工作的基础上，不定期地开展档案审核工作，及时整改存在问题，进一步完善、规范人事档案管理工作，让人事档案工作作为人才工作基础保障的作用充分发挥出来，实现大学干部人才才工作规范化、科学化、信息化水平的进一步提升，让人事档案工作积极为大学的改革、发展发挥出更大的力量。

参考文献

[1]宗大娟.浅谈如何做好干部人事档案管理工作[J].黑龙江档案，2012，（4）.

[2]吕长生.高校合并后档案管理工作研究[J].扬州职业大学学报，2014，（4）.