胡林波

摘 要：随着社会的飞速发展，我国事业单位的改革进程也在不断加快脚步，这其中，档案管理的优化受到了广泛关注，随着信息化时代的到来，传统的档案管理方法已经无法顺应社会的发展需求，对事业单位的优化造成了一定影响。运用信息技术对档案管理进行优化能够使档案得到更有效的运用，促进事业单位的高效运行，因此，事业单位要重视起数字化档案管理的优化。

关键词：事业单位；档案管理；信息技术

档案是每一个单位中不可或缺的资源，能够整合单位内部的信息，促进单位的发展。随着信息技术时代的到来，计算机开始运用于社会的各行各业，并大放异彩，信息技术在信息的处理方面具有极大的优势，运用信息技术对事业单位的档案管理进行优化能够提升档案管理的效率，促进事业单位的发展。因此，事业单位要顺应时代发展的潮流，探寻数字化档案管理的优化策略，提高档案管理的质量。

1 事业单位档案管理的现状

1.1 缺乏现代化档案管理设施

目前，许多事业单位在档案管理上的设施相对落后。档案管理硬件设施更新的速度没有跟上时代发展的潮流，使得档案管理的效率迟迟得不到提高，无法科学化规范化地对档案进行利用，档案的作用没有被完全发挥出来，事业单位的信息化资源没有得到有效利用，从而影响了事业单位的发展。

1.2 档案检索效率较低

随着信息技术逐渐走进人们的生活，对信息的检索等工作已经交给了计算机来完成，将人们从繁重的检索工作中解放了出来。并且相较于传统的人工检索，计算机检索的准确度更高，速度也更快，使得档案检索的效率得到了提升。然而，在部分事业单位中，人工检索仍然占有重要的比重，许多事业单位由于各种原因没有运用计算机进行检索，使得档案检索的效率受到了一定的影响。

1.3 档案信息资源的利用率较低

许多事业单位的档案管理工作只是将档案进行收集与整理，对档案中的信息进行分类，却没有对档案中的信息进行利用，在完成信息的整理工作后就将档案保存起来，使得档案中的信息资源难以被利用，影响事业单位的高效运行。

2 事业单位数字化档案管理优化策略

2.1 完善档案管理现代化设施

事业单位的档案管理工作要想转向数字化管理，首先要做的就是完善档案管理设施，采购现代化办公设备，先进的办公设备能够充分发挥信息技术的优势，提高档案管理工作的效率，使得信息资源能够得到充分的运用，事业单位工作能够更加顺利地开展。因此，事业单位要制定现代化设备采购计划，引进档案管理的现代化设备。例如，事业单位可以合理地规划自己所需要采购的设备，制定科学的采购计划，对经费的使用进行科学合理的预算，尽可能引进性价比较高的设备，以保證事业单位的可持续发展，也可以与当地企业进行合作，积极地练习当地企业，从当地企业采购设备，促进当地企业的经济发展。

2.2 构建数字化档案管理系统

信息化时代为事业单位的档案管理工作带来了极大的便利，也带来了一定的挑战，要想实现档案管理的数字化，首先需要构建档案管理系统，用系统对事业单位的档案进行管理，提高档案管理的效率，促进事业单位的高效工作。因此，事业单位要深入了解自身单位的情况，结合单位的情况与设备选型、总体设计、档案整理方式、系统管理、安全措施、信息录入、光盘备份等进行档案管理系统的构建，确保管理系统能够最大化地运用信息资源。例如，事业单位先明确自身的工作性质，依据单位的工作性质构建系统，对于重要的档案信息，事业单位应当用光盘进行备份，确保信息不会因为意外情况而丢失，面对不同保密等级的资料，可以设置不同级别的安全措施，在信息录入时运用电子扫描对信息进行录入，加快信息录入的速度等，提高档案管理工作的效率。

2.3 提升工作人员信息技术素养

数字化档案管理将大部分档案管理的工作交给了计算机，而计算机是需要人来操作的，这就需要事业单位中的工作人员具有一定的信息技术素养，懂得如何操作现代设备对档案进行管理。然而，信息技术是一件新兴的技术，新员工能够熟练地对现代设备进行操作，事业单位内的许多老员工却不能，许多老员工都不熟悉现代化的办公设备，使得事业单位的数字化档案管理工作难以顺利开展。要想顺利地开展数字化档案管理，就只能对员工进行培训，让员工学会如何操作现代化办公设备。因此，事业单位应该及时开展培训，提高工作人员的信息技术素养。例如，事业单位可以聘请信息技术人员来为员工进行专业的培训，为员工明确信息技术的重要性，引导员工转变观念，主动学习先进的设备操作方法，提高员工的工作技能，同时对员工进行定期考察，考核员工的学习情况，建立相应的奖惩措施，调动员工的积极性，督促员工努力学习现代化设备的操作技巧，使得员工能够熟练地操作现代办公设备，提高数字化档案管理工作的效率。

2.4 完善档案保密制度

事业单位中每个人的档案信息都应该进行保密，不能够出现泄漏，以免发生事业单位的档案资料泄露出来，被不法分子利用，对事业单位造成不良影响的情况，对工作人员的安全造成影响。事业单位要注意对档案信息进行保密，完善档案的安全措施与保密制度，确保档案信息的安全性。例如，事业单位可以制定一套科学合理的档案保密制度，要求工作人员在每次整理档案后及时关闭，在平时不允许接触档案信息，在使用时才能够打开所需要的信息，同时还需要建立专业的技术团队，定期对数字化档案管理系统进行检查，确保系统没有出现安全上的漏洞，档案信息没有出现泄露，在发现安全隐患后及时采取措施解决隐患，杜绝信息泄露的一切可能。

2.5 衔接办公系统与档案管理系统

办公系统常常需要档案中的某些信息，在以往的人工档案管理系统中，工作人员只能自行寻找自己所需要的信息，需要耗费大量的时间与精力，使得事业单位的工作效率受到了一定的影响，数字化档案管理的运用为工作人员节省了时间与精力，将数字化档案管理系统与办公系统衔接起来，能够使工作人员更加便捷地通过档案管理系统寻找需要的信息，从而提高单位的工作效率。因此，事业单位应当将办公系统与档案管理系统衔接起来。例如，事业单位可以先对档案信息进行整理，将档案按照保密性进行分类，然后将可以开放的信息与办公系统衔接，增加相关信息的查询功能，使办公系统的工作人员在需要查找开放性资料时能够通过办公设备直接在档案管理系统内查询，接受工作人员大量的时间以及精力。

2.6 确保数字化档案管理系统的安全

在事业单位之中，档案中的信息大部分是需要严格保密的。只有少部分是可以公开的，因此事业单位必须确保数字化档案管理系统的安全，将档案管理系统的安全工作作为重中之重，运用有效的安全措施来保证档案信息的安全与完整。例如，事业单位在制定设备的采购计划时要注意硬件设施的选择，选择高性能的硬件，提高信息存储的载体的运行寿命，还要组建专业的维护团队对现代化设备进行专业的管理，定期对设备进行维护与检修，确保数字化档案管理系统不会因为设备故障出现安全问题，此外，单位还要对档案信息设立多级密码，将权限控制在多个人手中，达到多方控制，确保档案管理系统不会受到恶意篡改以及破坏，保证档案信息的安全。

3 总结

总而言之，运用信息技术构建数字化档案管理系统能够提升档案信息资源的利用率，提高档案管理的工作效率，事业单位要重视起档案管理工作与信息技术的结合，优化档案管理，构建数字化档案管理系统，积极提升档案管理工作人员的信息技术水平，并做好档案信息的安全保密措施，促进事业单位的高效运行。

参考文献

[1]张晓斌.《机关事业单位数字化档案管理档案现状与优化对策》 《办公室业务》2016年第6期.

[2]李斌.《试析事业单位数字化档案管理现状与优化对策》 《全文版：教育科学》2016年第3期.