摘 要：文书档案管理是企业文件管理的一项重要工作内容，企业文书档案管理的规范化是文书档案管理质量的外在表现。大力推进企业文书档案管理的规范化不仅可有效降低企业档案管理工作人员的工作强度，还可提高企业文书档案管理的质量及工作效果，促进企业健康发展。本次对影响企业文书档案管理的规范化的因素进行分析，同时提出促进企业文书档案管理的规范化相应措施。

关键词：文书档案；规范化；管理

文书档案是机关、团体、企事业单位在进行行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的档案称谓。文书档案可包含会议记录、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、计划及总结等内容。这类档案的产生、内容及形式上均具有一定的共性，使用这一称谓对研究管理这类档案的工作规律有重要意义[1]。因此建设规范化及标准化的企业文书档案管理对推进企业发展具有重要的现实意义。

1 影响企业文书档案管理工作规范化的相关因素分析

企业文书档案管理工作规范化的相关影响因素有很多，现笔者总结以下3个最常见、影响力最突出的因素进行概述：

1.1 技术因素

我国的社会经济得到快速发展，但多数企业对文书档案管理的重视度还不高，也没有充分意识到文书档案管理规范化对促进企业发展的重要性，多数企业的文书档案管理工作还使用传统的手工对资料进行收集、整理、归档及查阅，文书档案管理缺乏技术性，导致企业的文书档案管理工作手续非常繁杂。还存在文件保存难度大、差错率高及管理效率低等问题，除此之外，现阶段多数企业的文书档案管理没有做到与时俱进，其信息化程度较低，企业的大量资料与文书难以实现有效共享，导致企业文书档案的文书价值难以实现[2]。

1.2 人为因素

多数企业对文书档案管理的重视度不高，因此企业的文书档案管理工作人员缺乏专业性，多数企业的文书档案管理工作人员有秘书或者其他职位的工作人员兼管，属于兼职人员，没有经过档案管理专业化的培训与学习，同时也不具备文书档案管理的相关基础知识，其文书档案收集、归纳及分析管理能力均难以达到标准化要求。秘书的工作性质虽然与文书档案管理之间存在一定的相似性，但其专业间缺乏关联性，因此文秘人员在兼职企业文书档案管理工作时，对文书档案管理工作的重要性没有清晰的认识，在收集各部门资料及分析材料上也停留在档案建立的形式上。

1.3 观念因素

企业文书档案管理是一项极其繁琐复杂的工作，需要收集企业各部分执行工作中产生的大量文书资料与材料，是对文书资料进行收集、整理、分类和整合的一个系统化工作，耗费大量的人力及物力。但现阶段我国大部分企业对于文书档案管理工作还存在较为严重的“重藏轻用”思想，即企业档案管理工作人员将工作的重点放在收集、整理及保管文书档案上，而对内在价值的挖掘度不高。现阶段文书档案管理中很少出现企业管理者为研究企业发展及员工关注个人发展而调用或者研究档案的现象[3]。最常见的现象为企业管理者为应对政府工作检查或者行业开展研讨会议而调取企业的文书档案进行调查与研究；员工调取档案的情况更加少之又少。

2 实现企业文书档案管理工作规范化的措施

2.1 不断推进文书档案管理工作信息化

在信息化时代的大背景下，建设文书档案管理信息化是企业实现文书档案与时俱进管理的重要举措。为促进企业文书档案管理的信息化建设企业应该根据自身情况引进计算机系统，这要求企业重视档案管理的资金投入，购置档案管理信息化需要的软硬件设施，如打印机、扫描仪及电脑等办公自动化软设施，为提升文书档案管理的资料收集、数据分析、整理及保存提供信息化管理的基础实，使文书档案管理工作向规范化及标准化发展。文书档案管理工作的规范化属于一个系统化的工作，需要文书档案管理工作者重视资料收集及归档的每个一个环节的规范化，同时提升每一个工作人员的专业化水平，在这个基础上不断推进文书档案信息化发展。随着我国信息技术的不断发展，计算机技术在档案收集、整理及归档中的应用越来越广泛，传统的纸质化办公已经逐渐被无纸化办公模式取代，因此企业文书档案管理要紧跟时代步伐，这就要求文书档案管理工作人员与时俱进，不断学习先进的档案管理知识及计算机办公知识，运用计算机网络技术提供的便利，将文书档案管理工作的效率及质量提上一个新台阶。

2.2 重视文书档案管理队伍的素质建设

虽然信息时代背景下，文书档案管理中的很多工作均可借助信息技术进行处理，但文书档案的资料收集、资料审核及相关的数据处理还需要依靠工作人员来完成，因此档案管理的相关人员需要高度重视提升自身综合素质的重要性，不断提高文书档案管理队伍的素质建设，是推进企业文书档案管理工作规范化的一项重要工作。可从以下几点出发做好这项工作：①注重提高企业文书档案管理工作人员的综合素质。企业的领导可通过将文书档案管理工作人员的综合素质纳入至其绩效考核中，以提高工作人员参与专业化培训及计算机学习中。促使每一个档案管理工作人员了解并掌握文书档案管理的每一個环节要求及工作标准。还需要鼓励工作人员不断创新工作模式，在保障文书档案质量的前提下不断寻求提高工作效率及质量的方法[4]。②注重文书档案管理工作人员的思想建设，传统的文书档案管理工作需要在收集、整理及存放企业的档案，缺乏文书档案的服务意识，因此在选择文书档案管理工作人员的过程中，需要强调工作人员具有较强的责任心，同时选择政治可靠和行为端正得分人员担任企业的文书档案管理工作人员，确保档案的安全性。建立文书档案管理部门的奖罚制度，以调动文书档案管理工作人员的工作热情和积极性。

3 结语

文书档案管理的规范化建设对于企业可持续发展有着重要的现实意义，虽然现阶段我国多数企业的文书档案管理的规范化建设还存在一些问题，通过不断提高文书档案管理工作人员的综合素质及不断推进企业文书档案管理信息化建设，不断提升文书档案工作的规范化建设，保障企业文书档案管理实现科学化、合理性及规范性，以促进企业的健康快速发展。

参考文献

[1]李丹.浅谈如何做好文书档案管理工作[J].南方企业家，2018（01）：18.

[2]王晓.如何做好文书档案管理工作[J].办公室业务，2017（17）：72-73.

[3]乐梅.浅析电力企业文书档案管理中存在的问题及对策[J].办公室业务，2016（19）：102.

[4]吕红怡.供电企业文书档案的信息化管理及利用探究[J].中外企业家，2015（19）：87+124.

作者简介

王晓琳（1983-），女，汉，四川泸州，科长，馆员，硕士研究生，中国原子能科学研究院，研究方向：文书档案管理。