贾文倩

摘 要：随着时代的进步，电子信息化程度日益加深，电子信息“智能化”发展已经成为了当今技术领域的主旋律。各种“智能化”平台也得到了的广泛的发展和应用。在档案管理工作中，随着计算机技术的不断应用与发展，让档案管理工作已经基本完成从传统纸质档案向电子档案转化的变革。在当前形势下，智能化档案管理的发展趋势也越来越突出。本文就以智能化档案管理的应用展开分析，并为其推广及应用提出切实有效的策略。

关键词：电子档案；智能化

随着计算机技术和普遍使用和医疗技术的迅猛发展，电子档案在医院档案工作中所占的比例越来越大，发挥着日益重要的作用。但在新的技术和条件下，原有的档案管理和利用方法已经不能满足电子档案建设的要求和需要[1]。电子档案管理的逐步发展和完善，医院的电子档案资料不仅记录了医院的发展历史，同时也是医院医疗水品不断提升进步的资料宝库。作为一种重要的信息资源，这些电子档案中大量信息资料，不仅是夯实医院基础资料，也是推动医院进一步发展重要宝贵资源。但在实际应用中，这些“宝藏”却往往被人所忽略，从而作为一堆数据“沉睡”在一块块硬盘之中。很多人都不了解甚至不知道如何利用这些珍贵的信息资源，使得这些宝贵的资源被束之高阁，渐渐成为一种尘封的历史。面对这种情况，无疑是每一个档案管理人员最深沉的痛苦和悲伤。医院领导的不重视、没有专业的档案管理人员、不完善的档案管理制度等等原因，早已经被无数档案管理人说了许多遍，但究其原因，造成档案宝库“沉睡”的根本原因是——查起来不方便。费时费力不说，还是对查阅者记忆力的一种考验。在“智能化”引擎不断发展完善的今天，如何给尘封的电子档案装上一颗“智能化”的心，让这些宝贵的档案资料真正成为大家日常工作中的意见参考和决策依据，这是当代档案管理人员的重要课题。

1 电子档案的优越性

电子档案的优越性在于：（1）提高了效率。如通过计算机网络管理，可依据不同授权实现便捷查寻、检索调阅、分析利用、打印复制，从而更好地服务于公众、服务于社会。（2）大大节约了存储空间与场地。电子档案信息的存储介质主要有磁盘、磁带、光盘，尤其是光盘，由于信息存储的高密度性，使档案信息存储量极为丰富，随着科学技术的发展，电子档案存储介质的密度还将继续加大，信息存储量更为丰富，这将大大节约档案的存储空间与场地[2]。对于医院档案管理部门而言，医院档案涉及的内容极为广泛，几乎涵盖了整个医院中的各个部门与各个方面。这些档案在医院的整体规划划、建设、管理过程中都有着重要的借鉴和参考意义。而档案智能化管理的本质是在现代信息化技术支撑下实现整个医院档案共享的全面联动。这种智能化是以医院档案的全面电子化管理为基础的。是对电子档案管理的又一次升级。同时也是对医院档案管理及查询使用方式的一次重大更新。过去由于信息收集、处理、传递的质量、速度受限，致使档案管理的辐射半径受到很大制约。只能采取各部门、各条线、各科室分散管理、分散实施保障、分散应对查询的模式进行。这也是造成档案管理查询难、使用难的根本原因所在。

2 智能化电子档案

信息网络化和社会人本化的科学发展时代，信息检索智能化是不可逆转的发展趋势[3]。而电子档案智能化管理模式一旦布置完成后，则可以基于计算机与高速化网络所构建的档案管理平台，全面统筹医院档案管理工作。从而达到档案格式统一化、存储一体化、管理集中化、查询实时化、运用高速化的理想模式。这将大大提高医院在行政管理、安全防控、医疗水平、管理服务、事态应对等各个方面的整体效率集约化水平。从而使医院的统筹决策及管理水平更上层楼。

电子档案的的智能化部署根本目的是解决档案管理工作中“收集难、查阅难、保管难”的三大难题。同时实现对不同时期不同部门不同方式产生的档案信息进行统筹管理，统一档案立卷标准，完善档案归类流程，实现高效、便捷、及时的信息查询，并保证档案资料的保密性和安全性。

3 智能化电子档案构建

基于这个目的，我们就可以为电子档案智能化管理平台搭建出一个明确的构建框架。

3.1 打破档案管理壁垒，实现档案全生命周期管理

即统一规范的流程化模式，让电子档案从产生、保管、归档、利用管理直至销毁环环相扣，通过信息化模式帮助档案管理人员实现档案全生命周期的监管。

打破以往各部门档案信息处理“各自为政”的模式，促使医院各部门、各条线、各科室做到统一规范性操作并留存档案，从而为医院各个环节提供门类齐全、形式多样、内容真实的档案信息服务，使得档案信息化与醫院整体各项信息化工作的发展要求相适应。

3.2 提升查询速度，优化查询体验，打造一体化档案信息服务平台

目前医院的电子档案数据存储在不同的平台，分散于各个上下级部门。数据格式不统一且无法集中管理，要想从中查询信息，费时费力效率低下。无形中弱化了档案的信息服务功能，降低了档案的信息使用效率。

而基于医院整体的智能化档案平台建立后，运用统一标准的数据转换模式，可实现全平台档案数据的一体化管理、应用及检索。借助智能化的查询引擎，可实现精确及模糊查询服务，系统甚至可以根据查询内容进行比对推送，从而使档案信息查询实现高速化、智能化、便捷化。提升使用者的服务体验，提高档案信息的使用效率，让宝贵的档案信息资源真正为医院的发展提供助力。

3.3 灵活可控的授权管理，强化信息安全性，提高信息保护效率

电子档案的信息安全性保护，是每一个档案管理人员必须认真面对的课题。电子档案信息安全包括五个方面，即保密性、安全性、完整性、真实性及所在系统安全性。

电子档案智能化管理平台应在安全存储的基础上结合智能化的档案管理设备实现高效的存档和利用，并采用灵活的授权机制，为不同的职级、不同部门的职员授予不同的权限，从而保证资料查询到位且不越位。同时，提供系统安全等级设置，通过选择密码安全等级，实现不同等级的安全控制，有效地保障电子档案的安全。

整个智能化档案管理平台的建立，应该是在统一部署，统一管理的基调下进行的。根据医院的实际情况，可采取分期进行、逐步完善的方式来规划方案。建立一个涵盖纸质档案、电子档案的综合性管理平台。以现有网络系统为基础，整合各部门档案信息资源，在坚持“统一规范、统一代码、统一接口”的建设原则基础上，根据各部门、各条线、各科室的实际工作情况，可个性化的制定独立系统业务流程、应用功能、档案格式等细化模块。在强化系统管理的基础上，推进智能化档案管理建设的有序发展。

4 电子档案信息安全

电子档案信息安全，安全管理在电子档案信息安全保障中起着规范和制约的作用，科学的管理理念加上严格的管理制度才能最终保证电子档案信息的安全。（1）环境安全：主要指存储档案信息的库房、计算机机房周围环境是否符合管理要求和是否具备抵抗自然灾害的能力，如库房是否建在电力、水源充足，自然环境清洁，通讯、交通运输方便的地方；有无防火、防水措施；有无监控系统；有无防雷措施等。（2）设备安全：主要是指对电子档案信息系统设备的安全保护，包括设备的防盗、防毁、防电磁信息辐射泄漏、防止线路截获、抗电磁干扰及电源保护等。（3）载体安全：保证设备安全的同时，也要保证载体安全，要对载体采取物理上的防盗、防毁、防霉等措施[4]。

5 结语

随着电子信息技术的不断发展，电子档案的智能化管理一定会更加普及。利用智能化平台的集成性、便捷性等特点，可实现档案的多元化管理。在智能化的存储、检索、应用下，电子档案管理也会越来越成熟。两者间相互促进共同发展的趋势也将也来越明显，“沉睡”的档案终将不再“沉睡”。如何在智能化、信息化的浪潮下做好新时期档案管理工作，也将是各级档案管理人员需要共同面临的课题。

参考文献

[1]朱玉静.浅析医院电子档大家，2010，20：101-102.

[2]张文亮.关于电子档案管理的思考[J].云南档案，2008，11：43-44.

[3]邹吉辉.论档案信息检索智能化趋势[J].浙江档案，2006（04）：6-7.

[4]田淑华.电子档案信息安全评价指标体系研究[J].北京档案，2009，7：13-15.