李成祥

摘 要：本文论述了建设工程档案的业务指导工作，从加强城建档案职业道德教育、树立服务是根本宗旨的思想、抓好业务指导人员队伍的素质以及掌握业务指导的时机和方法等方面提出正确认识建设工程档案的业务指导工作。

关键词：建设工程档案；业务指导

建设工程档案的业务指导工作是城建档案管理部门各项基础工作中的重要组成部分。建设工程档案业务指导工作质量的好坏，直接影响到进库档案的质量，而建设工程档案业务指导人员是做好这项工作的关键，他们对自己的要求、对这项工作的理解也至关重要，他们的一言一行还直接影响到城建档案部门的形象。

多年来，各级城建档案管理部门经过努力，在建设工程档案的业务指导实践中，形成了具有自身特点的业务指导方式和方法，对建设工程档案的收集和归档起到了一定的促进作用。1999年以来，为加强工程档案的管理，使建设工程档案的业务指导依据更加充分，国家、省、市颁布了各项法律、法规，如国务院第279号令《建设工程质量管理条例》、建设部第90号令《城市建设档案管理规定》、省政府第196号令《江苏省城建档案管理办法》以及我市以盐政发[2003]248号文下发的《盐城市城建档案管理办法》等，在工程档案的管理和业务指导等方面都提出了具体要求，机构的完善和法律的保障，使业务指导人员的工作有了依据，建设工程档案的依法归档有了保障。虽然有一系列与城建档案管理工作相关的法律、法规、规章，对城建档案工作的管理体制、管理内容、管理方式等都有明确而具体的规定，但由于种种原因，建设工程档案的依法管理还是不能到位，有法不依，违法不究的现象还是普遍存在。这其中有一部分是受社会档案意识薄弱的影响，一些部门、单位重建设、轻档案的现象比较严重，还有的出于自身工作需要，不愿把本部门、本单位产生的建设工程档案向城建档案部门移交，认为档案交给城建档案馆，自己用起来就不方便了等等；另外一部分原因跟城建档案业务指导人员有关，他们对城建档案工作的宣传和争取领导和有关部门、单位支持、配合，主动上门指导的力度、方式方法以及对城建档案收集和管理中发现问题研究的深浅等等，这些都是造成建设工程档案未能按规定及时归档的因素。那么怎样才能解决好这些问题呢？笔者认为，建设工程档案的业务指导工作最终要靠人来做，而他们的职业素质、对这项工作的认识，对这项事业肩负的责任感等等是做好这项工作的关键。为此，应注意做好以下几个方面的工作：

1 加强城建档案职业道德教育

我国城建档案职业队伍的素质总体来讲是好的，职业道德水平是比较高的，绝大多数城建档案战线上的工作人员忠于职守，默默耕耘，无私奉献，在各自的工作岗位上做出很大成绩，社会效益和经济效益相当明显。但也有一些人为人民服务的观念淡薄，有的只知看摊守业，不求开拓进取，有的工作成绩不突出，许多事情做是做了，但却无法在尽可能的范围内做到最好，这些问题显然与城建档案职业道德要求是格格不入的，与城建档案事业发展的要求是不相适应的。

城建档案职业道德教育的对象是从事城建档案工作的人，尽管他们的年龄层次不同，学的专业也有很大区别，但职业道德教育的内容和方法是相同的，要根据实际，适时地进行系统的教育，通过系统地学习，让每一个从事城建档案工作的人了解城建档案职业道德理论与知识。在城建档案队伍中开展以讲奉献为基本内容的道德教育活动，要求城建档案工作人员在日常的工作中严格要求自己，养成良好的职业道德习惯，在没有外来监督的情况下，也能有良好的职业道德。城建档案工作人员要自觉地按职业道德规范办事，批判和克服自己头脑中的各种错误观念，改正自己身上不符合职业道德规范的缺点、错误，不断提高自己的城建档案职业道德水平，提高自身素质。此外，城建档案工作人员还要定期进行自我总结，互相评议，互相学习，互相促进，共同提高职业道德水平。

2 树立服务是根本宗旨的思想

城建档案工作的根本宗旨就是为城市规划、建设和管理提供服务，作为城建档案管理部门的业务指导人员，更要把主动服务、真诚服务始终贯穿于工程建设过程当中。围绕每年的城市建设重点工程，市政府实事工程开展主动跟踪服务，深入到建设单位和施工单位，开展上门宣传、业务培训、亲自示范和咨询服务等项工作，在他们需要的时候开展针对性比较强的服务，如小型讲座，业务示范，真正把建设、施工单位的需要当成我们必须要做的工作，而且一定要做好，让这项工作引起建设单位、施工单位基建负责人的重视，在他们心目中能有一定的位置。在工程建设过程中，不定期地去检查和督促，使工程建设与工程档案做到三同时，狠抓工程档案质量，为工程档案顺利进馆打下基础。掌握好工程建設进度，在工程档案预验收前与建设单位取得联系，约好时间，我们上门对工程档案进行预验收，提出我们的整改意见，建设单位整改到位后，凭我们出具的建设工程档案预验收意见书组织竣工验收。城建档案工作不能仅仅停留在原有的收集、整理、保管、利用上，有为才能有位，通过多年的工作实践我们认识到：服务，拓宽了城建档案工作面，加强了社会各界的接触和联系，使更多的人了解、支持城建档案工作，这样我们的工作才会开展得越来越顺利，通过服务，也锻炼了队伍，宣传了自己，提高了城建档案馆的声誉和地位，有利于城建档案事业的发展。这所有的一切都要靠业务指导人员把握好自己的角色，要靠辛勤劳动、全心全意的付出才能实现。

3 抓好业务指导队伍的素质

首先要有吃苦耐劳、默默奉献的精神，这项工作不同于其他工作，不象其他工作付出了有可能会做出惊天动地的成就来，而选择了城建档案事业，就注定了要做无名英雄，干一辈子都没人知道你，要耐得住寂寞，守得住清贫，心态要摆正。其次，要熟悉城建档案工作相关的法律、法规、规章和城建档案业务规范，要在实际工作中熟练运用，融会贯通，这就要求业务指导人员本身具有较高的法律知识和城建档案业务水平，不仅要熟悉甚至要精通，只有这样在实际工作中才能游刃有余，而不会捉襟见肘。另外，业务指导人员还要学一点心理学知识，学会怎么在适当的时机跟人沟通，与人交流，赢得他们的信任和支持，这样工作才会有效果，才能树立起城建档案部门的威信和权威。

4 掌握业务指导的时机和方法

新时期的业务指导工作不是等建设单位、施工企业需要业务咨询时再提供业务指导，而是将业务指导及时介入建设工程的整个过程中。我馆在去年以市建设局名义下发了《市区建设工程档案分级管理办法》，提出了将市区所有工程按照建筑面积分为三类，一类是建筑面积为15000平方米以上的工程，二类是建筑面积为8000-15000平方米的工程，三类是建筑面积为8000平方米以下的工程，对于一类以上的工程，城建档案管理机构要把任务分配到具体业务指导人员身上，要求业务指导工作与项目建设“三同步”，一是建设单位在办理建设工程规划许可证前，要与其签订《建设工程档案报送责任书》，明确该工程的业务指导人员，明确工程档案的归档范围和要求，明确档案的专项验收办法；二是在工程建设中，业务指导人员要对每个工程进行每月不少于一次的现场指导和检查，检查其工程档案的编制是否与工程建设同步，是否符合要求；三是工程竣工前的档案预验收，要明确提出专项验收意见，认真督促整改使其顺利接收进馆。对于二类工程，业务指导人员在基础、主体、竣工前深入施工现场不少于3次，三类工程不少于2次。对于重点建设工程项目，业务指导人员定期深入施工现场，帮助解决实际工作中出现的一些问题，如我市盐中、市一小南校区工程，不光是政府实事工程，更是市区人民、广大家长关注的焦点，当然也是城建档案馆业务指导的重点对象，我们在多次深入工地后，总感觉到城建档案管理部门的份量在建设单位、施工企业心目中并没有那么重，我想这与建设单位急功近利的思想有些关系，但与我们自身的工作做得好坏，服务是否到位也有一定的关系。例如我市市一小南校区建设工程施工过程中，质监单位对该工程的项目负责人、项目经理，技术员包括监理单位的有关人员，在工程质量的监督和技术要求等方面进行了短期培训，质监单位的这一做法受到了建设单位、施工单位和监理单位的欢迎。这件事对我们触动很大，我们的业务指导只是偶尔去工地看看，参加工程档案的预验收、竣工验收，而这些对建设、施工单位来说也不过是形式，走过场，并不是他们真正重视建设工程档案，说到底只是履行一个手续而已，所以我们广大城建档案工作者应该认真地反省一下，如果我們的工作也很主动，也很到位，真正站在建设单位、施工单位的立场为他们着想，同时服务水平、服务质量都无可挑剔，那么建设单位、施工企业也会认真地抓好建设工程档案工作，我们也会赢得更多的理解和支持。

在平时的工作实践中，我们积累了很多业务指导方法。对于建设工程档案的业务指导，最常用的就是事先指导和跟踪指导。建设工程档案的事先指导在全国城建档案业务指导中普遍得以运用，是城建档案业务指导的特色之一。建设工程档案的跟踪指导，是指对建设工程档案的全过程进行跟踪指导，解决问题，其以指导为契机，服务为宗旨，是城建档案业务指导的又一特色方法，对重点工程和政府实事工程，我们通常采用这种方法。还可以用集中指导，如各地城建档案管理部门都会在定期举办的各类培训班，也可以用个别指导的方法，这种指导范围小，针对性强，问题的解决比较及时、透彻。还有电话咨询指导、城建档案工作业务的示范指导，如城建档案管理部门召开的关于某一个专题的现场会，这种方法具有直观性、典范性和可操作性强的特点。总之，多种方法应根据实际情况、实际需要，灵活运用，真正把业务指导的作用发挥好。

改革开放以来，随着城市经济的繁荣，各个城市都在大力抓好城市建设工作，这也必将产生大量的建设工程档案，如果我们不能将这些档案及时归档，把这些珍贵的历史记录很好地保存下来，为将来的城市建设和管理提供翔实的依据，那就是我们的失职，我们既无法向政府和社会各界交待，更无法向子孙后代交待。所以，城建档案工作面临前所未有的机遇和挑战，对于我们从事城建档案工作的人讲，压力很大，为此，城建档案业务指导人员要把握好机遇，摆正自己的位置，为城建档案事业的发展作出自己的贡献。