计算机技术在数字档案管理中的运用研究

2018-12-08丘碧花中山市东凤镇档案馆

新商务周刊 2018年5期

文/丘碧花，中山市东凤镇档案馆

现如今的档案管理工作中，开展计算机技术的使用是一种十分先进的工作方式，这种工作模式相比早期传统的档案管理工作更加的有效，录入也更加的准确。同时也能够让档案管理工作的效率加倍的提升，并且同时兼备着工作的高质量。同时，在使用计算机技术开展档案管理工作，也能够有效的提升档案管理者的工作水平，也符合当前社会发展的节奏。

1 计算机技术在档案管理中的优势进入

随着新时代的到来，计算机技术在社会当中被广泛的使用，为人们的生活提供了众多的便利，也为各个行业创造了更加有效的工作方式。同时计算机技术在档案管理中的使用也创造出了更加优异的成绩，因此，如何发挥出计算机技术更加有效的使用也成为当下我国各个部门广泛关注的问题。现代计算机技术管理档案的工作在与传统的工作模式相比下有着十分突出的优势。不但能够在开展档案产漏补缺的工作操作的更加便捷，同时也能够减少档案管理工作的繁重程度，也极大程度上提升了工作质量。在现如今的档案管理工作的开展当中，计算机技术的运用不但让档案数据的处理方面变得更加准确、快捷。这种技术的使用是其他技术无法相比的。随着技术水平的不断发展，计算机技术在档案管理的优势也越发的明显，在档案管理者需要寻找数据时，不需要将全面的档案调出，只需要寻找出需求的资料即可，不但加快的工作进度，同时也让保密性更加安全。在进行档案发送方面，通过网络便能够进行大量、快捷的操作。从种种方面来将，计算机技术在开展数字档案管理工作的意义都十分的重大，符合我国现代发展的进程及需求。

2 计算机在档案管理中的必要性

2.1 我国档案管理因计算机技术而发生时代的转变

我国信息化时代的随着科技技术的不断更新而逐渐提升，同时也对于我国档案管理中计算机技术的使用也带了极大的转变，传统纸质时代的档案管理也逐渐被计算机技术所取代。从某种程度上说，计算机技术的快速发展也对于数字化档案管理工作的转变造成了极大的影响，随着计算机技术的广泛应用于档案管理的工作当中，不但加快了工作速度以及工作质量，同时也节省了极大的人力及物力，但在与其它发达国家的档案管理工作相比下，我国档案管理工作的计算机技术还是需要提高。因此，为了能够更加有效的开展计算机技术在数字档案管理的工作步伐，相关职能部门就必须要加快思想的转变，加大档案管理工作团队的建设，努力提升相关技术人员的培养工作。

2.2 建立计算机档案管理系统

企业或者政府的档案管理部门，可以建设出一个专业化的计算机档案管理系统，将企业或者政府当中重要纸质文件转换为电子文档的形势，并严加保存管理，同时在也要进行细致的归纳区分。从而能够逐步的建设出数字化档案管理系统，方面在需要时进行随着的查询。

2.3 数字化档案工作的方面

目前，为了能够将档案计算机技术管理工作的发展可以进一步的实现，其中最重要的工作内容就是需要将档案进行系统化的统计以及分类，从这点来看，开展档案工作最重要的基本要求便是能够更加的专业化以及标准化的工作模式。但是在目前传统的档案管理工作当中，还只是依靠人工以及纸质来进行记录，同时也是受到某种历史遗留的相关问题，也就导致当下各个企业以及政府的档案管理部门实现信息化管理工作无法有效达成。因此，加快开展计算机管理技术的引入也成为当下开展数字化档案管理工作的首要任务。

3 计算机技术在数字档案管理中运用的策略

3.1 档案信息管理的数字化

在档案管理工作中引入计算机技术，将传统的纸质档案数据逐步的转化为数字化档案数据，将早期的纸质档案输入到计算机当中，能够将所管理的档案数据更加有效的保存、修改、查询及搜索，能让档案管理的效率明显的提升，同时在计算机技术的使用中，能够将档案信息更加有效的共享给需要的人员，需要某种档案信息的工作者只需要登录互联网便能够寻找到自己所需的数据资料。在计算机技术介入到档案管理中后，也能够极大的减少纸质的浪费，减轻企业的档案管理的成本，并且能够将重要的数据进行永久的保存。

3.2 档案信息检索的网络化

随着我国计算机技术的不断提升，也在档案管理工作上发挥出了显著的作用，档案管理者通过计算机技术能够将各地的档案进行总汇、编辑、整理。档案管理者在寻找数据时，只需要通过搜索关键词便能够寻找出自己所需的资料。搜索出的档案资料不但包含本地的数据资料，同也包含全国各地的数据资料，能够方便综合的查询检索工作。这也能够将档案管理工作的搜索速度得到空前的提升。节省了大量的搜索时间。同时也能够将档案数据的使用效率发挥的更加有效。

3.3 实现档案信息共享，创新管理模式

当下互联网云数据时代的快速盛行，对于数据资源共享的发展也是起到了推动作用。因此，档案管理工作想要实现资源信息的共享、提高服务效率以及管理模式的创新，就应当要依靠计算机技术中的共享这种服务模式。从传统的档案管理工作可以看出，有些企业对于档案管理工作不够重视，也就导致档案记录出现了重复的现象，这种现象正是由于没有真正的使用好计算机技术档案管理工作的结果。因此，将档案进行有效的结合，并通过互联网技术进行细致的审核以及共享整合工作，逐步的实现档案管理科学化、系统化。