广东电网有限责任公司东莞供电局 吴秀全 李学鹏

公文核稿是公文送交领导签发前文秘人员所做的一项重要工作，是保证公文质量的重要环节，其目的在于使公文规范，节省领导审阅时间。但面对海量的文字，人工核稿不仅效率低，而且错误率高，所以基于计算机技术下研发的核稿工具很有现实需要，本文扼要阐述了核稿工具的研发历程。

前言：核稿是公文处理工作中的重要组成部分，是对形成正式文件前的文稿进行把关，修改、订正文稿中存在的各种问题。这是一项综合性、技术性、业务性很强的工作，有其自身的规律性。一般来说，核稿必须首先弄清文稿形成的背景、过程、部门领导的意见以及会商情况等，在此基础上，抓住重点对公文进行审核。

公文核稿主要是“三核”。一是核公文内容，保证用词准确、客观、可行；二是核公文文字，保证文字精炼、通畅、规范；三是核公文格式，保证公文规范化的具体表现和主要标志。公文核稿不仅仅是关乎公文质量的好坏，还是工作作风、业务水平的体现。

但是，面对大量的公文、海量的文字，如果单是人工核稿会花费大量的时间，而且在人工核稿过程中由于人力的疏忽，有时会出现文稿疏漏了格式，疏忽了细节，甚至因核稿费时较长，出现更严重的错误。这会导致公文质量下降，所以研发出一种自动核稿工具很有现实需要。

1.需求分析

经调研分析，办公室核稿工具需要实现如下功能；

（1）WORD文档排版格式自定义功能。工具提供排版格式自定义功能，可以新建、编辑、复制排版规则和格式。例如：可针对会议格式新建一个排版格式，可自定义标题、目录的生成及格式，可自由设置格式有多少级标题（如一级标题、二级标题、三级标题……等等），可针对每一级标题的字体、段落、格式进行自由设置，并可将格式存为模板。

（2）格式版本管理功能和共享发布功能。可针对自定义的格式进行版本管理，并可查看不同版本之间的具体情况。同时可以将格式版本设置权限，共享给工具的其它使用者。其它使用者可以在现有模块上快速复制新的格式模版。

（3）文字、表格、图片自动排版功能

可根据自定义的格式模板，对具体的WORD格式文档和目录，自动进行排版。

（4）常见错别字、标点符号自动校准功能可设置常见错别字匹配库，以及专用术语核对库。工具可根据设置的匹配库，对WORD文档的错别字、标点符号进行识别，并进行更正。

（5）文章层次段落自动识别功能。可根据文档格式的设置规则，自动识别文档的不同层次的段落，并对段落进行排版，同时具备对层次段落进行自动编号，并可识别错误编号进行纠正。

（6）目录生成功能。可根据文档的层次段落结构，自动生成目录，并按设置的格式设置目录的格式。

（7）页眉、页脚、页面自定义设置功能。

（8）后台运行功能。要求工具可在后台以服务的形式运行。用户可以通过工具提供的服务，在WORD编辑器中，直接通过快捷按键的方式，调用工具提供的服务，进行格式排版的设置。同时，要求工具具备针对不同的用户，自定义快捷键的功能。

（9）右键快速操作功能。工具需要提供右键快速操作功能。可以在支持此功能的系统内，通过右键菜单，对WORD文档或是整个目录进行快速排版。

（10）文档备份功能。工具需要对编辑过的文档，具备自动备分的功能。并要求备份有清晰的版本信息。同时需提供文档的版本还原下载功能。

（11）文档排版日志功能。工具需要对排版的文档，有清晰的日志记录。如：本次排版，修改了哪些部分，进行了哪些格式的调整，以及错别字的纠正等。并要求日志信息可根据使用者、操作文件名、日期等进行清晰详细的归类查看。

2.研发思路

采用先进的VB作为开发语言，利用计算机的运算、分析能力，基于B/S架构，开发框架主要采用典型MVC分层架构，使用JSTL和MUI框架处理界面UI层。运用WebWork框架处理表现层业务，运用STRUCT2框架与JDBC处理持久层和操作数据库。数据库使用Oracle11G，服务器运行于RHEL。

利用计算机严谨的运算功能应用到公文核稿工作中,实现类似Office办公软件一样自动检查、搜索错误或按设定条件进行一些不规范的语句，语病的提醒功能，并实现文稿版本的管理，能够清晰记录该文稿改动的次数，提高写稿人的文稿水平,并实现文稿规范化管理，提高文稿管理水平。大大减少了工作时间，提高工作效率。

2.1 软件逻辑设计

首先编写宏定义模板，用户根据核稿对象文件类型选择核稿方式，提供软件核稿、鼠标右键直核、键盘快捷键核稿三种方式，通过调用模板进行排版，完成核稿流程。

文本格式的自动校核功能设计：先对word 文档进行遍历识别，识别出标题、正文、一级标题、二级标题等内容。然后按要求的格式进行转换，主要是对字体大小、行间距离、字号、符号、字体颜色等进行修改。最后设置具有变换格式功能的快捷键F2/F3/F4/F5。

2.2 代码实现

编写代码设计文本格式的自动校核功能、文档排版格式自定义、格式版本管理功能和共享发布、常见错别字、标点符号自动校准、文章层次段落自动识别、目录生成功能、文档排版日志、后台运行、右键快速操作、文档备份、网络排版高级、IE浏览器插件等12个功能。

2.3 设计应用界面

(1)程序的入口，完成程序的启动；

(2)完成键盘监听功能；

(3)可单文件右键核稿；

(4)可文件夹批处理；

(5)完成界面和其他逻辑功能；

每份待校核文件，可以单文件通过右键菜单“一键核稿”进行处理，也可以对整个文件夹进行批量处理。我们将四份原稿在字体、间隔、排版等方面都不是很规范的文稿来进行模拟，如图1所示：

图1

通过办公室核稿工具自动核稿之后，上图四份文稿变成如图2所示：

图2

可以看出，通过使用核稿工具自动编辑后，文稿无论是标题、字体，还是字号、断落等都从杂乱无章变得整然有序。

3.总结

基于VB编程研制了“办公室核稿工具”公文快速核稿软件。软件研制分为编码设计、界面设计两个部分，具有12个实用功能。适用性强，可应用所有windows 系统计算机设备，有软件文档核稿、右键文件夹核稿、文档内容识别核稿三种方式，使用简单，实现一键无差错完成。操作简单“办公室核稿工具”能够自动完成对整个文档的初核，简单快捷，比起人工逐字、逐句、逐个符号检查核对减少了98%时间。本软件能应用于办公室文秘文员核稿、审稿工作，减少审核时间，提高审稿核稿效率。软件应用简便，上手即用，无需专门培训，推广性强。在东莞局文秘线开展全范围应用，应用1年多以来文秘人员审稿效益得到明显提高，拟稿人的拟稿质量、规范率较以往有显著改善。