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事业单位人事档案管理工作存在的问题分析

2018-12-02王庆吉

办公室业务 2018年10期
关键词:人事档案问题分析

王庆吉

【摘要】本文论述了事业单位人事档案管理工作存在的问题,并对问题进行了分析,提出了具体的建议和整改措施,供大家借鉴。

【关键词】事业单位;人事;档案;问题分析

一、事业单位人事档案管理工作存在的问题

(一)事业单位档案管理工作缺乏信息化建设。随着我国信息技术的发展,信息技术在我国各领域都被广泛应用,然而,我国部分事业单位依然采用传统管理方式,没有将信息技术充分融入管理工作中去,导致事业单位工作进度与低成本方式难以保持同步,大大削弱了事业单位管理工作的反馈机制,并且出现了档案管理的同步要以更高成本作代价的现象,非常不利于当前事业单位档案管理工作的顺利开展。

(二)人事檔案管理工作意识淡薄,重视程度不高。在人事档案管理过程中,人们对人事档案管理工作的意识浅薄,以为就是对人事档案的简单保管,只要不丢失能够随时查阅就可以了,通常对人事档案管理工作都持冷漠的态度,很多单位也因此减少了对人事档案管理人员的配备,减少了对人事档案管理工作所投入的资金,导致人事档案管理工作得不到必要的保障,影响了人事档案管理工作的健康发展。

(三)人事档案信息化管理程度不高。随着科学技术手段的不断更新,人事档案已经普遍采用信息化手段来进行管理。但在人事档案管理工作中,有些先进的技术手段还没有被使用,计算机技术还没有在事业单位人事档案管理工作中广泛地运用,不利于提高人事管理效率,同时也造成人事档案管理资源的浪费。

二、做好人事档案管理工作的对策

(一)重视人事档案管理工作。单位领导应高度重视人事档案管理工作,把它放在单位干部队伍建设的高度来对待,并将其纳入议事日程。建立人事档案管理工作领导小组,定期对人事档案管理工作进行检查、指导、督促,发现问题及时解决;建立人事档案管理达标升级考核机制,对人事档案管理工作实行定性定量考核,分级分类指导,等级升降动态管理,进一步推进人事档案管理工作的有序开展。

(二)建立健全人事档案管理制度。人事档案部门要制定有关人事档案管理的制度,实行责任追究制,将责任分解到具体管档人员,保证工作质量,明确每一级负责人与管理人员的工作责任任务,并列入个人考核中,以促进人事档案管理工作的发展。同时,要定期检查人事档案归档工作,在录入人事档案时遵守制度与规范,以保证人事档案材料的准确与完整,维护人事档案的真实性与严肃性。

(三)提高人事档案管理工作人员的素质。为适应工作发展,人事档案管理部门要不同程度地引进相关专业人才,对已有的人事档案管理人员进行全面培训,学习人事档案管理工作的专业知识,积累管理经验,提升管理水平。同时,人事档案工作人员要不断熟悉管理业务,加强学习,在工作实践中逐渐成长为既懂得管理知识,又掌握信息化技术和信息化应用管理技术的复合型人才,成为人事档案管理工作的行家里手。

三、加强档案管理优化的有效措施

(一)建立完善的档案管理制度。由于事业单位档案管理工作内容比较复杂,工作量较大,企业为了方便管理必须将档案管理工作纳入到统一管理中来,建立相对完善的档案管理制度,增强管理依据性、规范性及权威性,对单位文件进行编制归档。《国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范》以及本企业《项目档案归档管理制度》等文件的执行,做到有迹可循,充分发挥档案管理的最大作用,促进事业单位档案管理工作顺利开展。

(二)实施档案管理一体化,加强档案管理。由于事业单位档案管理工作的开展通常会涉及多个部门,为确保所有档案的完整性,单位管理人员必须加强档案管理一体化,确保档案资料的准确性。档案管理人员可以利用信息技术将纸质档案转化为电子档案,电子档案便于查阅,具有方便、快捷的特点,不过电子档案涉及到企业内部信息等重要资料,一旦丢失便很难找回。因此,档案管理人员必须做好档案的归档、保存工作,实现企业档案的安全管理。

(三)提高档案管理人员的素质水平,加强相关培训。随着我国经济结构的改变,档案管理工作越来越趋于科技化管理模式,管理模式的转变对档案管理人员的自身素质水平提出了更高的要求。相关单位必须加强对相关人员的系统培训,他们必须具备专业文化知识、科技化管理手段以及正确的症状倾向。同时还必须加强与其他各部门之间的沟通,了解每一个工作环节,随时根据工作进度来调整工作流程。事业单位的档案管理人员是事业单位档案管理工作的重要组成部分。因此,他们必须不断提高自身素质水平,努力顺应时代的发展,才能真正促进我国事业单位的发展。

四、事业单位人事档案的重要性和意义

人事档案管理工作对单位的发展具有十分重要的意义。随着市场经济的快速发展,在当前的经济发展过程中,人力资源成为单位发展的核心竞争力,越来越多的单位对人事档案管理工作的重视程度都在逐渐提高。因此,更需要我们创新工作思路,不断提高人事档案管理工作的质量,管理好、利用好人事档案,为促进人才资源开发和促进和谐社会建设的全面发展更好地服务。档案管理工作对于事业单位来说至关重要,因此相关单位必须将重点放在档案管理工作上,加强统一认识与宣传意识、建立完善的档案管理制度、将档案案管理纳入合同、注意档案安全管理工作的实施、提高档案管理人员的素质水平、实施档案管理一体化、做好相关的统筹规划和安排,以及加大对档案信息化建设的力度,从而达到提高事业单位档案管理工作的效率。

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