杨海燕

【摘要】文书档案管理是机关单位日常工作的重要内容，在机关单位的发展中具有不可替代的作用，随着近些年信息技术的发展，人们的工作方式和生活方式发生了很大的改变，机关单位的文书档案管理工作转向现代化管理成为必然的趋势。本文对文书档案采用现代化管理策略的优势进行了分析，对如何实现文书档案现代化管理提出了一些意见和看法，希望对机关单位的文书档案管理工作水平的提高有所帮助。

【关键词】文书档案 现代化管理 管理优势

文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓，包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。文书档案在各机关单位的日常活动中起着重要的作用，但随着文书档案数量的逐渐增加，利用传统的档案管理方式会影响文书档案的管理和使用效率，而采用现代化的管理技术和管理方式，则可以提高文书档案的管理水平，实现文书档案的有效利用。

一、文书档案管理工作存在的问题

（一）管理工作不规范

一直以来，各机关单位的文书档案管理工作不规范是一个普遍存在的问题，很多机关单位只是将文书档案管理作为普通的档案保管工作来进行，对日常的文书档案管理工作和建设工作没有给予足够的重视，导致文书档案管理工作不够规范，工作效率低下，查询和使用功能落实难度较大。在日常的文书档案管理工作中，很多机关单位的文书档案保存时分类不明确，各种不同种类的文书档案被存放一起，再加上编写文书档案目录时比较简单，不够科学和详细，导致检索难度较大，在检索和使用时就无法方便快捷地找出所需的文书档案。

（二）现代化建设水平低

随着网络信息技术的快速发展，人们的工作和生活方式发生了很大的改变，科学合理地利用互联网技术能搞极大地提高文书档案管理工作的效率。但在一些机关单位，由于受工作体制和传统观念等因素的影响，仍在使用传统的管理制度和方法，导致现代化建设水平比较差。在网络信息技术快速发展的今天，如果不能用先进的技术和管理方法加强文书档案的现代化建设，就难以满足单位持续发展的需要，限制了机关单位服务工作水平的提高和进步。

二、文书档案实现现代化管理的优势

（一）提高文书档案管理人员的工作效率

改变传统的文书档案管理模式，实现文书档案现代化管理，运用计算机信息机技术对文书档案进行科学的管理和归档，能够加快档案资料的收集、分类、存放进度，使管理工作更加快捷和方便，提高了文书档案管理工作的效率，还能减轻管理人员的工作量，使文书档案管理工作更加规范、高效。

（二）提高文书档案的查阅和利用效率

利用现代化技术进行文书档案管理，可以很快捷、科学地设置文件目录，进行有效的分类，查询和管理都比较方便，检索速度快，能够提高档案查询和管理的速度。而且通过网络信息技术打破了时空限制，档案管理者通过计算机和智能手机随时随地都可以进行档案查询，能够提高文书档案的利用率。

（三）提高文书档案的安全性

文书档案在日常的管理工作中，在使用和传递过程中很容易发生损坏或丢失的状况，造成信息遗失。而通过现代信息技术，文书档案可以通过网络进行传递，既提高了传递速度，文件信息又不易损坏或遗失，提高了文书档案的安全性。而且通过计算机档案管理系统可以对档案进行加密，设置不同层级的操作权限，保证了文书档案信息的安全和有效利用。

三、加强文书档案现代化管理的策略

（一）建立健全文书档案现代化管理制度

要想加强机关单位的文书档案现代化管理，必须建立健全文书档案现代化管理的制度，才有可能提高文书档案管理工作的效率。在建立健全文书档案现代化管理制度时，应摒弃落后、过时的传统的管理制度和管理理念，以文书档案管理的基本原则为指导，以现代化信息技术为手段，结合机关单位的实际情况，建立科学、合理的管理制度。制度的制定不是一成不变的，而是根据时代发展的趋势和需要不断做出调整，使得文书档案管理工作能够与时俱进，促进机关单位服务工作不断进步和发展。用现代化的技术去管理文书档案并不是完全摒弃了纸质档案，而是将纸质档案和电子档案共存，提高档案的安全性和使用效率，所以建立现代化的管理制度还应当重视文书档案编修制度的健全，确保文书档案管理工作的质量。

（二）加强文书档案管理队伍的建设

加强文书档案的现代化管理，还需要专业的管理人员，不但要有扎实的档案管理工作经验和理论知识，有与时俱进的管理理念，还要对现代信息技术有一定的了解，能熟练使用计算机办公软件，但当前很多的文书档案管理人员还存在各种缺陷，所以机关单位必须加强文书档案管理队伍的建设。单位一方面可以引进专业的技术人员，年轻的工作人员思想和理念比较先进，对计算机办公软件的使用也比较熟练，因此能够担负起档案现代化管理的责任。另一方面，单位还应对现有的文书档案管理人员进行培训，包括对管理理念、管理技能各方面的培训，使得他们认识到现代化管理的重要性，能够不断地学习和进步，提高文书档案管理的工作水平。

（三）利用先进的现代化手段提高文书档案管理工作效率和利用率

当前社会，办公自动化已经得到普及，文书档案管理也是如此，有很多类型的办公软件都可以进行文书档案管理，单位应根据自身实际状况，选择合适的办公软件进行文书档案管理。文书档案管理人员应转变管理理念，合理利用现代化管理软件，通过计算机对文书档案进行收集、整理、储存和查询使用，同时还要将办公软件和档案管理系统进行对接，使得档案的电子文件信息能够通过办公软件进入管理系统，完成及时归档，还能够保证电子文档和纸质档案的一致性。在通过计算机技术对文书档案进行管理时，应按照制度和标准对文件档案进行命名，能够突出主题，还能够方便快捷的查询和检索，这样才能够使文书档案使用者以最快的速度查找到自己需要的信息和資料，提高文书档案的利用率，实现其价值。

四、结束语

机关单位的文书档案管理水平能够反映单位整体的管理水平，所以在新时代背景下，机关单位应重视现代化管理的重要性，加强本单位文书档案的现代化管理，制定完善的制度、采用先进的信息技术、加强管理队伍的建设，促进本单位的文书档案工作实现现代化和规范，化，提高工作效率，为本单位的持续发展提供有力保障。