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如何运用信息技术提高企业内部控制质量

2018-11-30张霞梅

商情 2018年49期
关键词:内部控制信息技术

张霞梅

【摘要】合理利用信息技术,强化企业内部控制是满足企业管理的需要,符合企業内部控制的要求。将信息技术与内部控制结合起来,提高企业内部控制质量,促使内部控制在程序化、固定化的条件卞运行,避免人为调控,从而提高企业内部控制质量。

【关键词】信息技术 网上审批 内部控制

《企业内部控制基本规范》指出:“企业应当运用信息技术加强内部控制,建立与经营管理相适应的信息系统,促进内部控制流程与信息系统的有机结合,实现对业务和事项的自动控制,减少或消除人为操纵因素。”合理利用信息技术,强化企业内部控制是满足企业管理的需要,符合企业内部控制的要求。

信息技术运用于企业内部控制,可通过网上审批控制系统得以实现。网上审批控制是一项基于内部控制管理的要求与信息技术相结合的独立、客观的证实行为,具有控制、监督作用。将信息技术与内部控制结合起来,提高企业内部控制质量,促使内部控制在程序化、固定化的条件下运行,避免人为调控。作为内部控制重要组成部分的信息技术,主要是通过控制信息流实现对现金流的控制,从而提高企业内部控制质量。

一、思路与步骤

(一)思路

根据企业内控制度的要求,企业的各项成本费用的支出必须经由一定的程序,相关人员办理、审批后才与开支。但在实际运作中,尽管企业制度有硬性规定,在执行过程中最终会带上许多人为操纵的痕迹。信息网络的使用,改变了企业财务审核、报批的环境,程序的固化,可以杜绝这一现象,由计算机设定程序,按照审批权限规定相应的流程路径,可以充分发挥信息网络高效、准确的作用,起到事半功倍的效果。

(二)步骤

以企业财务管理内部控制制度为统领,通过企业内部局域网,制定企业内部使用的财务管理控制系统。该系统包含两大内容一预算管理和费用报销。预算管理用于办理需要预算审批的业务;报销管理用于费用开支审批。

预算管理、报销管理运行方式基本相同,由办理业务经办人在网上填制申请单,按程序设定路径流转至相关的审批人员,由审批人员审核业务的合理性,确认同意后返回经办人,经办人员将原始发票附于申请单后办理报销,财务人员接到单据后,审核业务的合法性,确认后准予报销。

二、网上审批的特点

网上审批控制系统不同于以往的手工审批控制系统,其区别主要在于:

(1)手工审批系统中,每一笔财务支出,都需由经办人员根据发票填制报销凭单,然后按照审批权限逐级寻找审批人员审核签批;而采用网上财务签批程序后,所有的申请和审批均采用不见面的形式,申请人无需来回奔波,提高了工作效率,降低了管理成本。

(2)固化了审批权限和流程。由计算机按照制度规定编制的程序,对每一笔经济业务固定它的流转途径和审批人,可以有效地控制人为调控的可能性。

(3)网上审批控制完善了系统运行所需的环境,固定了建立内部控制系统的各个构成要素之间所应遵循的作用机制。形成各负其责、协调运转、相互制衡的结构。

三、建立网上审批系统应注意的几个问题

(一)加强操作管理控制

(1)网上审批控制系统的设计是否合理与执行是否到位至关重要。流程的设置必须严格以企业的财务制度为准则,以企业相应的审批权限为依据,做到权限明确,不得私自改变审批路径。

(2)确保网络的安全性。系统为每一用户设定一个用户名,由用户自行设定用户密码,该密码是用户进入系统,实施申请、审批的唯一钥匙,应严禁涉密,确保安全。

(3)财务报销控制的重点应转移到数据录入、审核及操作控制上来。首先,经办人员必须保证输入数据的正确性,这是业务处理的起点和数据源。其次,各级审批人员重点审核业务的合理性,以确定该笔业务确需发生。最终,财务人员审核报销单据与原始发票的合法性,并在报销单据上签字确认,该笔业务才予受理。

(二)加强职责分工控制

网上审批控制系统的关键点在于不相容职务的强制分离,网上审批控制系统与手工审批系统一样,对每一项可能引起舞弊或欺诈的经济业务,都不能由一个人或一个部门经手到底,必须分别由几个人或几个部门承担。在网上审批控制系统中,这一项工作是事先由计算机根据企业内部控制制度的规定,在程序中预先设定且不容更改,这样就彻底杜绝了人为调控的可能。

(三)发挥财务审核人员的作用

财务审核人员是系统运作最后也是最重要的环节,对于网上流转的经济业务合法性的判断,决定了该经济业务是否成立的标准,起到了一票否决的作用。因此,财务审核人员必须具备较高的管理素质和专业素质,熟悉国家财税法规,熟练掌握企业管理制度和规则。

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