文/华北理工大学后勤集团 王靖怡

伴随高校教育体系的发展，高校外事档案的收集及管理日益得到了人们的关注。高校外事档案主要是高校通过与外国团体以及个人进行学术研究、科研合作以及人才交流所形成的具有价值的文字、图表以及载体材料等。在新形势下，各高校为了顺应时代的发展，普遍提高了对外事档案收集工作的重视。但是在外事档案逐渐增多、内容逐渐丰富、载体日益复杂的状况下，很多外事档案收集工作无法满足信息化的发展需求，影响档案收集工作的有效性。因此，在现阶段高校外事档案收集的过程中，为了提高档案收集与管理的有效性，应该有针对性地构建档案收集和管理的办法，以便满足高校外事档案收集工作的基本需求。

一、高校外事档案的概念及内容

（一）高校外事档案的概念。高校外事档案在本质上是高校与国外团体、个人进行学习交流、学术研究、科研合作等形成的历史记录。高校外事档案是高校档案管理工作中较为重要的组成部分，对高校的对外交流、教育以及科研起着至关重要的作用。

（二）高校外事档案的内容。高校外事档案主要应包括如下内容：第一，在接待国外人员往来中所形成的信件、日程安排、影音视频等。第二，在对外籍人员招聘、管理中所形成的相关文件。第三，在国际学术会议交流中上报给教育部、国外专家局的学术、学位文件。第四，执行国际科研合作项目中所上报到教育部、科研部的文件、批复等。第五，对外国留学生进行管理形成的外事档案、业务内容等。在高校外事档案收集管理中，应该注意提高相关工作人员的业务水平以及对该种工作内容的理解和认识，全面提升外事档案的收集水平。

二、外事档案管理的发展趋势

（一）规模化。当前，在高校外事档案管理过程中，伴随着我国经济体系的不断发展、教育体系的改革不断推进，各个院校之间的档案竞争趋于激烈。一些研究型以及综合型的院校非常重视对外的交流与合作，使高校的外事工作不断加强。这种现象的出现，导致高校的外事档案管理呈现出规模化的发展状态。

（二）多样化。高校外事档案管理工作不仅要规模化而且要多样化。据研究分析，外事档案种类不仅包括纸质档案，而且也包括胶片、电子文档、影音视频等，使档案管理呈现出多样化的发展态势。这些档案资源在高校外事活动中具有十分重要的作用。因此，在现代高校外事档案管理的过程中，应该保证档案资源收集的合理性，满足档案管理的多样化需求。

（三）复杂化。长期以来，随着教育机构长期的发展，一些外事档案主要来自于高校的外事管理部门。结合当前高校档案信息管理状况，由于高校教师以访问学者、援外、进修身份出国的机会和数量逐渐增多，毕业及在校学生出国人数的不断加大，以及高校管理重心的不断下移等，充分展现出高校外事档案来源的复杂化。因此，在现阶段高校外事档案管理中，应该结合国内高校发展状况，提高对本校学生、教师等外事档案资源的收集认识，实现高校档案管理工作的有效性。

三、高校外事档案收集工作中存在的问题

（一）外事档案管理人员意识不强。经过研究考察发现，在高校外事档案收集过程中，很多院校仍采用被动化的管理形式，这种工作状况无法满足外事档案管理与外事工作的融合需求。关于外事档案管理人员意识不强的问题，具体体现在以下几个方面：第一，一些外事档案管理人员，不能认识档案信息资源处理的重要性，在日常工作中只是进行简单材料的归档，存在着重收集、轻整理的现象，无法满足档案收集工作的基本需求，增加了档案信息的管理难度，影响了外事档案的质量。第二，由于一些外事档案管理人员的外语能力较差，存在着较强的依赖心理，在一定程度影响了对工作内容的认识，导致外事档案信息的管理收集流于形式。

（二）外事档案管理方法相对单一。经过研究考察发现，当前高校外事档案管理仍存在着工作方法单一的现象，这就无法满足当前档案工作内容多样化以及载体多样化的建构设计需求，影响外事档案管理的方式及方法。若在外事档案管理中仍然采用单一性的方法，会降低外事档案的管理质量：一些数据信息的统计缺少针对性；过多的倾向于纸质文字材料的档案储存，影响档案信息管理的科学性。在这种档案管理方法单一的状况下，无法充分发挥档案管理的效果，影响档案资料的利用价值以及使用功能。

（三）外事档案管理缺少协调性。通过研究考察发现，在高校外事档案管理中存在着各个部门缺少协调的现象，具体问题体现在以下几个方面：第一，在高校档案归口管理中，档案通常是集中保管的，但是，在各个部门工作的过程中，缺少档案管理的协调性，职能部门认为档案管理工作与自身工作没有多大联系，加大了外事档案资源管理的难度。第二，外事档案员不了解职能部门的具体工作，影响外事档案工作的执行效果。第三，外事档案存在着内容重叠的问题。例如，在国际学术会议中，邀请外籍人士参与学术交流会议，这种交流形式有时会与短期交流来访内容相互重合，若不能对这些内容进行科学化的整理，会影响外事档案收集的有效性，降低外事档案的质量。

四、新形势下高校外事档案收集工作的优化策略

（一）积极创设多样化的外事档案收集方法。伴随信息多元化的发展，为了防止高校外事档案信息收集遗漏，实现档案工作收集的有效性，应该结合外事档案信息的特点，进行档案工作的创新。通常状况下，在外事档案信息收集中，需要做到：第一，在外事档案管理中，工作人员需要主动进行档案信息的收集，通过校园网、阅读平台等关注外事活动，并时常与外事部门进行联系，通过对外事活动内容的监管，进行档案资料的收集，提高对外事工作档案登记的价值性。第二，在重大外事活动以及任务的档案材料收集过程中，可以提前进行档案信息资源的收集，相关档案信息管理者要与外事部门进行及时沟通，通过工作的配合，实现对材料的收集、归档，展现档案信息资源管理的价值性。第三，外事档案管理中，也应该进行零散文件的收集，对个人手中有价值的外事档案资料应该采用收购、交换或复制的方法，以保证档案收集工作的有效性。通过这些档案收集方法的构建，可以为高校外事档案的收集提供支持，满足高校档案信息的管理需求。

（二）实现对外事活动背景材料的及时补充。通过对高校外事档案收集工作的分析，由于高校外事工作形式的特殊性，应该积极强调外事活动信息收集的有效性、及时性，充分保障外事档案建立的完善性。通常状况下，在外事活动背景材料补充中，应该注意以下事项：第一，积极加强对外事活动辅助材料的收集。在现阶段外事活动工作分析中，应该着重强调外事活动辅助材料收集的价值。例如，外事活动应该结合境外团体以及外籍专家的背景资料等进行接待计划的安排，要注重对辅助材料的收集。而且，在外事活动辅助材料收集中，也需要强调辅助信息收集的价值，各个部门的相关人员应该随时联系，实现对档案新资源的有效管理。第二，在文件材料收集中，也应该注重保持文件之间的联系，如，在大型的外事活动结束后，当出现一些背景不全的材料内容时，档案人员要通过网络、图书资源、媒介信息等进行档案材料的收集，提高外事档案收集工作的价值。第三，在一些外事档案收集中，对于一些材料不全、质量不合格的档案内容，应该及时进行补全、更正，以保证外事档案收集的有效性。

（三）建立健全高校外事档案管理制度。结合高校外事档案收集管理状况，为了实现档案外事信息管理的有效性，应该建立健全外事档案管理制度，通过管理责任的明确，进行外事档案工作的创新。通常状况下，在外事档案收集的过程中，应该做到：第一，明确制度内容，制定有关外事档案管理的基本条例，提高档案管理者对相关制度内容的认识，保证档案管理工作的规范性。第二，在对外事档案管理中，应该实现外事档案信息内容的科学结缘、保管以及收集，并明确各项工作的注意事项。例如，在外事档案管理中，应该确定保密制度、外事档案保管制度等，使外事档案管理工作在制度的约束下进行。第三，外事档案涉及的内容相对较多，可以在管理制度中建立信息一览表，对档案信息进行认真筛选，充分保障档案信息管理以及档案信息收集的完整性。第四，在档案信息处理中，为了提高外事档案管理的整体水平，应该明确制度管理的责任机制，强调档案信息的完整性。对于丢失的档案内容，应该进行及时处理，强调档案的跟踪职能，保证外事档案信息管理的科学性。第五，对于专业外事档案管理者应该逐步提高自身素养。院校档案管理部门应该定期或不定期地进行业务培训，要引导外事部门档案管理者进行相互间的业务学习、交流、提高。档案管理部门也应该经常与档案人员进行沟通，及时帮助他们解决工作中存在的问题，提高外事档案工作处理的效率，促进高校外事档案工作的稳定创新。通过这些外事档案制度的明确，可以实现对档案收集工作的科学改进，明确责任落实制度，强调档案管理者的责任意识。

（四）创设信息化的外事档案信息管理机制。通过对我国高校外事档案收集工作的分析，在档案管理中若仍然采用传统的信息处理方法，会出现档案信息管理效率不足以及劳动力投入大的问题，严重影响外事档案收集工作的效率性。因此，在信息发展的背景下，为实现外事档案信息管理的有效性，应该构建信息化的管理体系，并做到：第一，在外事档案资源收集中，通过网络技术的运用，应该对外事档案进行科学化的管理，结合档案信息档案情报等，制作成系统性的管理方案，满足外事档案信息资料收集的基本需求。第二，在外事档案管理中，相关管理者应该结合本校以及外校的档案管理特点，进行信息资源的连接，充分保障科研资料与教学资料融合的有效性，展现档案信息的完整性。第三，建立完善性的档案信息网络管理体系，在这种网络背景下，可以将分散的信息技术进行集中处理，实现外事信息处理的有效性，全面提高外事档案信息处理的质量。第四，对于高校学生以及教师而言，也可以利用外事管理资源进行学习交流，引导学生、教师掌握科学、系统的信息内容，为学生的学习营造良好的交流平台，展现高校外事档案收集工作的价值性。通过外事档案信息环境的创设，不仅可以提高新的影响力，而且可以促进高校与国外高校的合作、交流，满足高校科研工作的创新需求。

五、结语

总而言之，在现阶段高校外事档案管理的过程中，为了提高档案收集工作的质量性，应该将外事档案的收集以及处理作为重点，结合外事档案信息的相关内容，进行档案处理方案的完善，充分满足外事档案信息的收集需求。在外事档案收集中，应该及时认识到资源管理中存在的问题，积极创设多样化的外事档案收集方法、实现对外事活动背景材料的及时补充、建立健全的外事档案收集管理制度，强调信息化的档案管理资源，充分展现外事档案工作的价值性，促进现代档案管理工作的稳定创新。