论干部人事档案管理工作要点

2018-11-24贵州省黔中水利枢纽工程建设管理局蔡书

办公室业务 2018年15期

文/贵州省黔中水利枢纽工程建设管理局蔡书

干部人事档案是以个人为单位，记录干部经历、学历、政治思想、工作作风、业务能力、工作状况等内容的原始文件材料，是单位合理利用和开发人力资源的重要依据，关系到个人和单位的切身利益。干部人事档案管理是一项基础性工作，有专门的分类方法和严格的转递手续等。归纳起来，干部人事档案管理工作要点主要有收集、鉴别及分类、整理、查阅、转递等，档案管理人员应熟练掌握这些基本的工作要点，并具有认真负责的工作态度，确保干部人事档案的安全、真实和完整性，充分发挥其应有的作用。

一、收集

收集档案材料是干部人事档案工作的起点，人事档案材料收集要确保及时、真实和齐全。收集有以下几种途径：1.人事组织部门根据干部的工作动态，及时收集干部任免、调动、培训、考核、奖惩等工作中新形成的反映干部德、能、勤、绩的材料装进档案，充实档案内容。2.党团组织或有关部门要收集党团方面的材料。3.业务部门、培训机构要收集业绩、学历等材料。4.纪检、监察部门要收集处分材料。5.劳资部门要收集工资变动等材料。6.个人要收集发明创造、科研成果、论文著作等材料。

二、鉴别

干部人事档案鉴别是根据人事档案归档范围，对收集的文件进行甄别，判断是否属于归档文件。鉴别的内容主要是：1.文件是否属于人事档案归档范围，不在归档范围内的文件不能归档。2.文件是否属于同一个人的人事档案。要注意同名异人的情况，切忌张冠李戴。3.文件是否真实、准确。鉴别中发现“三龄一历”等不一致或不实的材料，要认真审核，纠正后进行档案认定。4.文件是否手续完备。收集的每份文件，要核对其是否完整齐全，对填写不清楚、手续不完备的材料，必须填写清楚、手续补办完善后再归档。5.文件是否重复归档。一份档案里不应有重复文件归档，重复多余的文件要清理出来。对鉴别出不符合人事档案归档的文件可以进行转出、退回、销毁等方式处理。

三、内容及分类

干部档案的内容分为十大类：第一类：履历材料。如履历表、登记表、简历表等。第二类：自传材料。记述自己的事迹、思想、工作业绩材料。第三类：考察考核材料。如年度考核登记表、任免审批表、聘用或调动审批表等材料。第四类：学历、专业评聘职务、技术等级、发明创造、科研成果等材料。第五类：政审材料。如甄别、复查、依据等材料。第六类：党团材料。入党申请书、转正申请书和入党志愿书、入党政审材料；入团志愿书和申请书；加入民主党派的有关材料。第七类：表彰奖励材料。科技、业务奖励，先进事迹、先进模范表彰等材料。第八类：处分材料。党政处分决定、免于处分意见、核查报告等。第九类：工资、职务任免审批材料。工资变动审批表、干部任免审批表、录（聘）用合同，离职材料等。第十类：其他材料。可提供组织参考的材料。

四、整理

对收集起来的每个干部的归档材料，经鉴别分类后，进行排序、编目、技术加工和装订成卷。

排序指按照十大类的分类之后，再根据材料的内容和形成的时间先后顺序来进行排序。

编目是按照分类和排序的规则，对档案材料编写成为检索目录。

技术加工是根据一些设备、设施，对干部人事档案材料进行规范处理，使其符合规定要求，整齐实用。

装订成卷是指用专门的人事档案盒，对已经完成了排序、编目和技术加工的档案材料进行打孔装订立卷。

整理分集中整理、经常性整理和补充性整理，总之要达到完整、真实、精练和实用的要求。

五、查阅

查阅干部人事档案时要履行查阅手续，按规定程序办理人事档案查阅审批表经领导审批后方可查阅。

查阅干部人事档案人员，必须是中共正式党员，且严格遵守人事档案管理保密制度。查阅人员严禁损坏、涂改、撤换档案材料，不得擅自拍照、复印或泄露档案内容。

查阅档案时只能在人事档案室进行查阅，严禁电话、视频查询和答复，也不能将干部人事档案带出，因特殊情况须带出，要按人事档案管理规定，申明理由报审，同意借出后须妥善保管，不得转借他人，不得办理与申请借出时的理由无关的事项，按规定归还的时间及时归还。

六、转递

干部职工转到新的工作单位后，须及时转递其人事档案到新工作单位的组织人事部门，做到“档随人走”。干部人事档案转递过程要求十分严格：1.原单位收到转递干部人事档案的相关依据后，可以用机密件寄出的形式邮寄转递，也可以由原单位组织人事部门派二名正式党员送去，或接收单位派二名正式党员来领取。严禁公开邮寄或本人自带。2.转出的干部人事档案必须完整齐全，不得分批转递。对转出的档案应进行严密包封，加盖密封章。3.转递档案时要填写《干部档案转递通知单》，接收单位要及时签名盖章办理回执。4.接收干部人事档案时要认真清点核对档案，查实无误后方可在回执上签名盖章。