蒋永芳

摘 要：本文就在“大数据时代”下如何加强和完善产品型号档案管理工作进行探讨和分析，通过加强产品型号档案管理平台建设，完善产品型号档案管理各环节基础性管理工作，搭建现代化档案资源体系，从而推动科研档案收集归档工作向前发展。

关键词：产品型号档案；大数据时代；档案管理

随着信息技术飞速发展，互联网无缝延伸，数字化和网络化扑面而来，在更深、更广的层面上渗透到我们的生活、工作、学习中。我们已经不可逆转地进入了“大数据时代”。产品型号档案管理的对象从传统的纸质文件、图纸所承载的技术文件和图纸逐步转换成带有产品结构信息的三维数据。“大数据时代”要求档案产品型号档案管理要与时俱进，突破创新，从而适应产品研制信息化的需求。

1 大数据的概念和特点

大数据（big data），也称海量数据、海量资料、巨量数据、巨量资料，一般是由数量巨大、结构复杂、类型众多的数据构成的数据集合。这些集合由于所涉及的资料量规模巨大到无法透过目前主流软件工具，在合理时间内达到获取、管理、处理并整理更积极的、有价值的信息。

产品型号档案是指企业在各项产品研发、生产活动中直接形成的对具有保存价值的各种文字、图表、电子文件、声像等不同形式的真实的原始记录材料。产品型号档案记录着整个企业产品研制、生产活动的全过程，为企业产品研制、生产提供有力支撑。

结合对于大数据特点的分析，产品型号档案也复合大数据的特点：

产品档案数据量巨大（Volume）。目前，大型企事业单位的产品档案资源总量基本都已达到了TB级，是一个数据量巨大资源库。

产品档案资源种类繁多（Variety）。目前较为先进的大型企事业产品档案资源以电子为主，除此之外還有部分纸质档案、音视频档案非结构化数据，档案资源种类多样，符合多样性特征。

产品档案价值密度低（Value）。对于档案利用来说，海量档案信息，利用率不高，存在着价值密度低的特点。

处理速度要求高（Velocity）。目前较为先进的产品档案依托于信息技术，产品档案的收集归档达到实时或近乎实时的处理速度。

2 产品型号档案管理实践研究

2.1 流程建设是“大数据时代”加强产品型号档案管理的依据

2.1.1 国家法律法规有力支撑

2002年以来， 国家档案局先后制定了《电子公文归档暂行办法》、《电子档案移交与接收办法》、《电子文件归档与管理规范》、《公务电子邮件归档与管理规则》等一系列电子档案的相关规范和标准。为“大数据时代”建设中的产品档案收集归档提供有力的支撑，对于这些标准和规范，档案人员应充分研究，确保在信息化快速发展新形势下的电子文件的收集齐全、整理有序、格式规范、元数据合理有效。

2.1.2 公司管理文件有力保障

为保证档案管理科学性、规范性、有效性，结合公司发展实际情况，与文件形成部门共同讨论、制定适合公司的流程制度，建立、健全适应“大数据时代”下产品型号档案管理工作制度和流程体系，确保“大数据时代”下的产品型号档案工作有据可依、有章可循。在管理制度中将电子文件的归档，传统介质档案的数字化整理，数字化档案的保管传递、归档整理、利用等电子文件管理要求纳入其中，确保能够建立最优化的电子档案管理工作流程、最有效的信息存储模式等，从流程制度上充分保障电子文件管理工作顺利开展，为产品型号档案管理打下坚实的基础。

2.2 前端控制是“大数据时代”加强产品型号档案管理的有力支撑

2.2.1 必要性

在传统产品型号档案管理实践中，实行分阶段管理、分环节控制，产品文件全生命周期被分解到文件管理和档案管理两个相对独立的阶段。处于后端的档案管理环节接收前端文件管理阶段中具有长久保存价值的文件，并进行保管和提供利用。然而在“大数据时代”，处于后端的档案管理阶段已不能够按照传统的管理方式接收前端数据，这时就需要转变档案工作职能，把产品型号档案管理节点前移，实行前端控制和全过程控制，由管档案向管数据拓展。

2.2.2 实践要求

在产品型号档案收集环节中，公司可采用线上、线下二位一体管理的模式。在产品型号档案线上收集过程中，将对产品文件管理行为提前到文件形成部门去实施，提前介入文件的产生、流转过程。这些前端协调包括：在电子文件管理系统设计之初提出档案化管理要求，以利于捕获和采集电子文件产生和流转过程中元数据，按照保存要求提前对生成和流转中的电子文件进行控制；在归档移交前对电子文件进行妥善管理；双方商定归档方式和归档要求（包括归档范围、数据标准、整理、分类、价值鉴定等）。

2.3 平台建设是“大数据时代”加强科研档案收集归档的必要手段

2.3.1 必要性

档案管理平台建设是“大数据时代”实现档案管理各环节业务开展的技术保障。通过配置信息化硬件设施设备，建立安全保障机制，搭建档案信息资源管理平台。在信息安全允许的前提下，部署覆盖公司全方位的云数字档案馆，打破各业务部门之间的信息壁垒，对公司产品型号档案资源进行目录级整合共享，建立多渠道的利用机制，建设档案利用仿真环境，提高数据交换效率，节约信息获取成本。

档案管理平台一方面夯实纸质档案、特殊载体档案的整理基础，做好档案资源的关联性维护，为资源整合打下基础。在档案资源的形成和整理规范、标准的基础上，实现纸质、特殊载体档案资源的数字化，并保留原始关联关系；另一方面，实现原生电子文件准确推送，原生电子文件的形成及管理要求应纳入业务系统的功能开发需求，确保文件关联性的建立及传输的可行性。

2.3.2 实践要求

根据档案管理前端控制和全生命周期管理要求，商发公司深入分析“大数据时代”产品型号档案管理特点，通过档案管理平台优化升级，加强在产品型号档案管理各个环节的信息化水平，提升产品型号档案管理效率。在收集环节，运用信息系统的手段实现前端控制，将产品数据管理系统和档案信息管理系统实现充分集成，保证大量的、多种类型的、有价值的产品文件能够实现在线实时归档。文件形成和管理部门把审签通过后的电子文件通过产品数据管理系统接口归档平台，随时进行逻辑归档。

在整理保管环节，科研产品研制周期长，定型前形成的大量档案文件往往处于现行状态，根据产品的研制阶段，通过档案管理平台对现行产品文件进行备份，并根据档案整理和整编的要求，进行预立卷，确认预立卷号、预归档号，初步建立产品档案文件之间的联系。对于档案管理平台中产品文件，按照电子文件及电子档案管理要求及档案统一的备份机制，进行服务器、光盘双重备份，最大限度的提高档案的容灾备灾能力，保护档案的安全。

在利用环节，一方面加强档案管理平台建设，健全档案资源检索机制，深入挖掘档案信息内容，更好地发挥档案资源潜在价值。通过优化档案管理平台检索机制，开发全文检索功能，支持模糊检索，提升检索结果与档案利用需求匹配程度，提升档案利用用户体验。另一方面随着设计和制造的智能化发展趋势，全三维设计技术开始全面应用于产品型号研制中，产品型号的设计、生产、制造已从传统的手工图纸模式向三维数据模型转变，如何有效利用非机构化三维数据是档案人员亟需解决的问题，对于三维数据的档案管理要按照从按“件”管向按“包”管转变，一是以构型项为基础，按照产品数据基线管理规则进行统筹策划、统一管理；二是对产品研制前端数据管理系统和档案管理系统的数据接口进行优化升级，实现产品数据包完整归档。

3 结语

在“大数据时代”产品型号档案管理过程中，档案人员必须做好前端控制，加强产品型号档案管理平台建设，重视产品型号档案管理各环节基础性管理工作，搭建现代化档案资源体系。

参考文献

[1]王建玉.大型国企转型升级过程中档案管理实践分析[J].浙江档案，2017（12）：59.