汪丽

摘 要：通过阐述中文期刊的連续多变性，发现期刊的变化对期刊日常管理的影响，寻求对期刊目录数据库维护的方法及应对措施。

关键词：中文期刊；期刊多变性；目录数据库；数据维护

在中文期刊现代化管理中，由于期刊的形式及内容不断的变化，要求期刊管理人员要经常进行目录数据库的维护，以便及时为读者提供最新、最完整的书目信息。

1 期刊目录数据库维护的必要性

1.1 期刊的连续多变性决定了期刊目录数据库必须经常维护

期刊是连续出版物，它的编目与图书有所不同。图书编目的所有信息都能从所编的书上找到，且编目一次完成终身不变，而期刊编目则无法从某一本刊物上获得这种刊的所有信息。期刊作为一种连续出版物，在长期的出版过程中，因为自身的发展和读者的需求，往往会发生许多变化，如变更刊名、刊频、开本、责任者，或邮发代号等等。

1.1.1 期刊刊名的变化

期刊的主要变化之一是刊名的变更。一种期刊在出版的过程中原刊名不再适合客观形势和发展的需要，便产生了改名、复名、合刊等变化的现象。对于正题名原有字样发生变化，视为更名，作为新刊处理。题名的变化有两种：

1）正题名的变化。

2）副题名的变化。

1.1.2 期刊刊频的变化

期刊内容的拓宽与缩小都将带来出版频率的改变，如：《大众电视》由1981-1999年的月刊改为2000年的半月刊。期刊刊频发生变化，如不及时修改，会给划到、装订、排架、订购等工作带来不便。

1.1.3 期刊开本的变化

一种期刊在一年内的开本大小应该是一致的，但有的社科期刊为了区别，把开本大小穿插在一年中。如2005年《科幻》第一、二期为16开，第三期到第十二期改为32开。这该期刊装订工作造成极大影响。

1.1.4 期刊邮发代号的变化

期刊的邮发代号有时也会发生变化，如《中国科学A辑》2003年以前邮发代号为80-200，后改邮发代号为2-807；有的期刊由自办发行改为公开发行，如《素质教育·中学版》从自办发行改邮发代号2-414。

1.2 变化的期刊对期刊日常管理的影响要求及时维护

期刊目录数据库的检索使用频率要比书目数据库高得多，它不只在检索和流通中使用，而且在现刊订购、编目、划到、装订等管理环节中都要用到。对于变化了的刊名及变化了的责任者，就要求我们及时维护目录数据，以便对现刊进行合理订购、划到。

1.2.1 对期刊订购工作的影响

期刊的订购是期刊管理工作的第一环节。图书馆的征订工作一般在上一年10月份开始，而更名期刊在征订目录上都没有特别说明，登载变化消息的刊物一般要到12月份到馆，有的甚至到下一年才刊登，这一时间差使得订购人员在得到消息后已错过订购时间，造成漏订和误订，使馆藏文献断档，影响期刊收集的连续性和系统性。一些刊频发生变化的期刊又牵扯到退款和补款等问题。

1.2.2 对期刊划到工作的影响

现刊划到是期刊管理工作的基础环节之一。如果期刊刊名发生变化，需要把刊名发生变化的期刊挑出来进行重新编目，再重新划到，这既增加了工作环节和工作量，又延长了期刊验收的时间。

1.2.3 对编目工作的影响

期刊著录是期刊管理工作的重要环节。期刊编目的最大特点是长期性和连续性，著录项目多且内容复杂，对变化了的期刊，馆藏数据要及时更新和维护，正确处理好期刊变化前后字段的衔接关系，及时为读者提供各种有效的检索途径。

1.2.4 对排架工作的影响

期刊排架是期刊管理工作的重要环节之一。对更名了的期刊如果不及时更新、维护，会造成期刊排架时身首分离放在两个地方，给读者查找带来很多不便；对刊频发生变化的期刊，由于无法估计，往往是架位预留过多造成馆舍空间的浪费，架位预留过少造成大规模倒架而增加管理人员的负担。

1.2.5 对装订工作的影响

过刊装订是期刊管理工作的基础环节之一。装订工作中发现开本大小不一及更名了的期刊，要一本一本地核对，根据实际情况进行手工分册，从而影响了装订速度，增加期刊装订难度；对中途更名的期刊若心中无数，会误认为该刊缺刊、停刊或增刊，和正刊分离。

1.2.6 对读者工作的影响

读者工作是期刊管理工作的主要环节。期刊的订购、划到、编目、排架、装订等一切基础工作都是围绕着读者工作进行的。经常借阅的读者都熟悉期刊的架位，由于期刊的变化造成的停刊以及期刊改名后位置的变化，都会给读者查找资料带来麻烦，影响读者对期刊的利用。

2 期刊目录数据库维护的主要方法

2.1 对数据库原有错误及不足进行修改

1）在日常管理中发现不足应及时进行补充，建立数据库时由于数据不完整而未录入或被忽略的字段及子字段，在已有这些字段、子字段信息的情况下应及时完善。如出版或制作国别102字段，我馆在建库时很多期刊没有著录，现在在目录数据库维护的过程中，就应该及时发现及时补上子字段@a出国或制作国别和子字段@b出版地区代码；又如国际标准刊号（ISSN）过去许多期刊都没有，现在绝大多数期刊都已有，就应在目录中补上011字段的@a，这样既可增加期刊的检索途径，也可增强期刊目录的识别性；再如统一书刊号091字段，许多期刊没有而忽略了著录，由于ILAS Ⅱ2.0版本的数据库“书目数据列表”一栏里中、外文版期刊同时显现，无法辨别国别，在修改数据时容易混淆，造成错改，所以，即使期刊没有子字段@b国内统一刊号子字段@c国际统一刊号，也应该著录子字段@a国家代码；建库时由于不知道期刊的沿革而未做款目连接的，当得到有关信息后予以补充，增加430、440等字段，以便使目录信息更加完整。

2）纠正对MARC格式及著录規则整理的错误，数据的标准化和规范化是数据库质量的保证。机读目录的著录应严格遵循《中国机读目录通讯格式》（CNMARC），并遵守GB3792.385《连续出版物著录规则》。对建库时由于对连续出版物著录规则及MARC格式理解有误而造成的错误，应认真反复阅读规则及《中国机读目录格式使用手册》，深刻理解MARC格式各字段的意义，对有关错误进行纠正。特别要注意编码数据块各字母的含意，针对文献的特征选择正确的字母。对于相互关联的期刊，要作出正确的连接。

2.2 对变化了的期刊进行维护的应对措施

2.2.1 订购、划到工作

期刊管理人员要有高度的责任心，在订购、划到过程中认真浏览订购信息、新到期刊，及时从期刊本身发现“更名启事”、“敬告读者”之类的信息，及早做好预订目录，及时掌握期刊变化信息；对停刊、改刊、休刊等情况逐一查明，详细记录。

2.2.2 编目工作

1）对更名期刊的维护

编目工作人员要认真细致地完成更名期刊的著录工作。对期刊的更名视为一种期刊的终刊和另一种期刊的创刊，采用分段著录法，分别如实反映各题名下第一期至最后一期的情况，而相互之间的联系则在款目连接块中反映。因此，当期刊刊名发生变化时，应将更名后的期刊作为一条新记录重新著录。新目录应根据更名刊的首期著录。更名后的期刊卷、期标识连续，对于新刊，在430（继承）字段著录先前期刊的刊名，对于原刊，在440（由……继承）字段著录更名后的期刊，并在330（附注）字段加以说明，现举例说明：例：《法制文摘》于1995年更名为《法制博览》。在著录《法制文摘》时，应该按照下列方式：

200 1#@a法制文摘

300 @a1995年更名《法制博览》

440 #1@120010@a法制博览

同时著录《法制博览》时，应是

200 1#@a法制博览

300 @a继承《法制文摘》，1995年改现刊名

430 #1@120010@a法制文摘

通用处理数据100字段的出版年1，出版发行项210字段的出版时间@d及连续出版物的卷期编号207字段，均应为更名刊的首期出版时间及卷期标识。

100 ##@a19960614a1995emy0chiy0110 ea

200 2#@a法制博览

207 #0@av.1，no.1（1995） ～ =总1。

作款目连接时，要分清更名后的期刊和原刊的关系，正确选择款目连接字段中的响应字段作出连接。《法制博览》继承《法制文摘》，故用430字段连接。对于在一年中更名的期刊，应在进行新刊名现刊登记前，先进行数据维护。但对于此两条目录仍然需要维护，虽然系统已作了连接，但是新、旧目录中的标识块、100字段、210字段的@d及卷期编号207字段仍需要修改。新目录中一些关于原刊具有而在更名刊中不具有的信息，应从目录中删除。

2）对更名刊的原刊目录的维护

期刊的变化往往涉及到两种或两种以上期刊，为了客观的反映这种关系，当一种期刊发生的变化涉及到其他期刊时，除对发生变化的期刊进行必要的信息著录外，还要在被涉及到的期刊目录中作出款目连接，构成一个信息联系网络。即在著录了新刊名目录的同时，还要对原刊目录进行修改和补充。对原刊目录主要作以下几项维护：

（1）将通用处理数据100字段的出版时间类型a改为b，表明该刊为已停刊的期刊。同时将出版年2改为停刊的年号，表明该刊停刊的时间。

（2）连续出版物卷期编号207字段需标出该题名下的最后一期的卷、期、年月或其他标识，并在出版发行项210字段的@d中添加停止出版时间。

（3）载体形态项215字段的@a是具体资料标识与文献总数。连续出版物的文献总数只有在该种连续出版物出版完毕时才能著录，所以此时应对该项进行补充著录。对于停刊的期刊目录亦作以上（1）、（2）、（3）项维护。

（4）有继承的期刊就有被继承。这里的连接应和后继题名与原题名的连接相对应。如《法制文摘》由《法制博览》继承，用440字段连接。如上面的例子，这样款目连接块就将新刊目录与原刊目录相互连接起来。在机读目录中，款目连接块使记录之间的连接功能得到充分的发挥。当我们查询期刊时，就可从它们的任何一个目录中看到与它关联的期刊。

3）期刊刊频变化的维护

期刊的刊频常常发生变化，特别是近几年，不少期刊纷纷扩版，当期刊的刊频每变化一次，则需要在目录中添加一个出版频率326字段，并将前一出版频率的终止时间加上。这样查询者就可以全面地了解该刊的出版频率变化情况。在增加326字段时，还必须同时改变编码数据110字段的出版周期所对应的字母。

4）责任者变化的维护

当期刊的责任者发生变化时，在目录中应著录现在的责任者，以前的责任者可以在附注中说明。由于期刊是连续出版物，其主编会时常发生变化，所以有主办单位的期刊，责任者的著录应以主办单位为主要责任者。

4）邮发代号变化的维护

期刊工作人员要注意期刊邮发代号的变化，及时修改订购号092字段的数据，在092字段的子字段@b中增加订购号，否则在新的一年订购时就可能发生漏订该刊的现象，在期刊的划到等日常管理中无法用订购号检索的现象。

2.2.3 装订工作

期刊工作人员应根据期刊的变化情况做好装订工作，期刊的装订要遵循一定的原则，针对期刊开本大小不一，把开本大小一样的装订在一起；更名期刊在装订时，尽量把同名期刊装订在一起，并在装订好的刊物上注明原刊名，使读者对这一期刊的变化一目了然。

2.2.4 读者工作

对刊名变化的期刊，不仅要在合订刊上注明原刊名，以方便读者查询，还要加强宣传工作，把有关信息及时通报给读者，使读者能及时了解掌握期刊的变化情况，从而提高期刊的利用率。

总之，期刊目录数据库要有生命力，就必须进行经常性、制度化的维护，它是数据库质量控制不可缺少的环节。因此，期刊工作者必须随时注意期刊的各种变化，及时进行目录数据库的维护，使馆藏期刊更利于工作人员和读者快速、准确的查找，得到充分利用。