黄凤媛

摘 要：随着计算机的普及和科技的快速发展，电子政务、办公自动化、文档一体化进程的加快，档案信息以惊人的速度向电子化、数字化发展。如何有效的对电子文件归档管理成为众多专家、学者讨论和研究的热门话题之一，且由于各自研究的角度、出发点、工作的性质和接触的行业的不同等众多原因，因此研究的侧重点也略有不同。但最终的目的都相同即通过对电子文件归档管理的深入研究，推动电子文件归档管理工作理论的日益完善，进而指导归档管理的实践工作。

关键词：电子文件；归档；鉴定；管理；思考

进入21世纪后，信息技术、计算机网络技术等先进技术在迅猛发展，信息化大潮席卷全球，且随着电子政务、办公自动化、文档一体化进程的加快，档案信息以惊人的速度向电子化、数字化发展。电子文件归档，将成为未来档案的重要组成部分。因此，如何提高对电子文件归档管理的认识，如何应对在电子文件管理工作中所产生的问题，如何切实做好电子文件归档管理，都是值得我们认真思考的现实问题。笔者认为，推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实，在规划电子文件归档工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，摸清信息产生的源头，正确鉴定其价值，明确其归档范围、时间及要求等方面着手，促使电子文件归档纳入办公自动化信息管理，建立比较完善的归档制度和相关理论，使得电子文件归档管理日益成熟，以便日后的查找、利用等，实现其价值的最大化。

1 电子文件的鉴定与归档

我们知道，档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、音像及其他各种方式和载体的历史记录。由此可知具有保存价值的文件才有归档的意义。电子文件归档也是如此。因此，电子文件在归档之前，要进行认真地鉴定。电子文件的鉴定主要包括文件价值鉴定、安全性鉴定、识别性即可读性鉴定、完整性鉴定等内容。1）价值鉴定。可以从在本单位形成或产生的所有电子文件之中，只有那些对本单位工作具有凭证价值、查考利用价值或艺术保管价值的，才有必要作为电子档案保存下来。其余的电子文件就可以在机内删除。而且要根据本单位的实际情况，准确地判定每份电子文件的保管期限，若对同一文件采用双套制归档管理则对该文件的电子版文件、纸质文件，保管期限必须一致。2）安全性鉴定。安全性鉴定主要是针对电子文件的载体及载体自身的环境的安全，例如是否有病毒感染、是否损坏（变形、划伤、污染等）。因为载体作为电子文件信息的直接生存环境，其质量好坏将直接影响到今后档案信息的完整性和准确性。因此，在鉴定时应认真查看电子文件所依赖的磁盘、光盘或硬盘等介质是否有损坏，若有损坏，应及时的对其采取拷贝、转换或是更新等补救措施。值得注意的是，计算机病毒对电子文件造成的伤害是致命的，因此，收集来的电子文件必须经过对其所依赖的系统及其存储介质进行全面地、精确地病毒测试，使其尽可能少的或避免病毒的侵害，确保电子文件的归档质量及安全。这为日后电子档案的提供利用打下了基础。3）识别性（可读性）鉴定。识别性鉴定是电子文件归档管理过程中一个至关重要的环节，也是技术鉴定中极为重要的方面。其实质是通过计算机系统来确认文件内容是否能正常识别并读出，是否有丢失、乱码或与原文有差异等现象，确定文件内容是否齐全、完整，以便日后工作的正常利用。识别性鉴定是由电子文件的信息形态以数字编码的形式存在这一特征决定的。4）完整性鉴定。主要包括电子文件内容的完整性、文件制发法律手续的完整性、法律依据的完整性、文件办理过程的完整性等等。其需要相关部门的积极配合，如电子文件的形成部门、档案管理部门等，此外还需有关法律法规作支持，才能更好的开展完整性鉴定工作。

鉴定后需要归档的电子文件均应按照各单位的实际来编制归档文件的顺序号，确定文件的保管期限，并打印出文件移交目录，以便办理文件移交手续。这一过程应充分考虑到电子文件归档管理的各项标准、法规的建立，以避免有长期保存价值的电子文件在形成、整理、使用、归档等过程中遭受损失或遗失等等。

2 电子文件归档过程中要注意的问题

2.1 归档的电子文件质量较差，内容真实性无法保障

《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016） 8.2.2规定，“应基于安全的网络环境或者专用离线存储介质，采用在线归档或者离线归档方式，通过电子档案管理系统客户端或归档接口完成电子文件及元数据的归档”， 但有些单位对电子文件归档的意识还不够高，仅处于坐等电子文件归档的阶段，且归档的电子文件仅从形式上进行鉴别，对其内容的真实性、可读性未把关，草率整理后进行刻盘归档，致使归档的电子文件不齐全，内容不真实，归档手续不够齐全，形成电子文件的背景信息及元数据未同时归档，无法提供真实、可靠便于利用的资料。而有些电子文件在网络中提供共享，使用者在使用过程中可能会依据自身的实际需要对电子文件进行相应的改动，这就影响了电子文件的真实性。因此电子文件的形成单位要妥善保存其原件，保证日后归档的电子文件的原始性。

2.2 电子文件归档管理缺乏规范化、制度化

由于电子文件涉及的技术环境较复杂，电子文件数据的易消失性、数据的易改动性及易复制性等特点，采用标准化的方法进行管理会更细致、周全、便于操作。目前电子文件收集、整理鉴定、归档保管等通常缺乏相关制度的保障，或即使有明确的制度，执行却常常不到位。这也就导致了电子文件归档严重缺乏规范化、制度化。随着有关电子文件归档的法规制度不断完善，档案工作人员要严格依法办事，维护档案的完整。

2.3 电子文件归档管理人员职责不明确

与纸质文件相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，所受制约的因素更多，且在归档过程中对计算机操作等技术要求比较高。为了确保电子文件能够最佳归档，在明确归档人员职责时，可以采取档案部门、电子文件形成部门和计算机与信息管理部门相协调的管理方法。电子文件形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的自然形成规律和历史的联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作时最具有发言权；档案部门掌握归档原则、方法，可以发挥把关和统筹作用：计算机和信息管理部门既是电子文件的形成部门，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。这三个部门的智能应相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档工作中集成一体，共同形成质量較好的电子文档。

3 有效地进行电子文件归档管理

针对上述电子文件在归档过程中常会出现的问题，我们要不断的完善电子文件归档管理制度，从根本上进行有效的解决。使得在电子文件归档工作中有法可依，不断完善其管理。

3.1 明确电子文件的归档范围、时间和要求

明确电子文件的归档范围，它是归档的首要任务，也是保证电子档案质量的关键。确定电子文件的归档范围时，应参照相关的规定和其他科技文件、专门文件归档的规定，并结合电子文件的特点，将反映机构主要活动、具有查考利用价值的电子文件，都纳入归档范围，包括与之相关的文字材料、图像文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、数据文件等。而电子文件的归档时间一般分为实时归档和定期归档两种。实时归档是指电子文件形成后立即归档；定期归档是指按照机构有关规定，在电子文件形成一段时间之后再向档案部门移交。值得一提的是双套归档的电子文件和纸质文件，归档时间应统一，保管期限应一致。

3.2 把好技术鉴定关

电子文件的技术性鉴定包括对信息的真实、可靠、完整、可读性的认定和对文件载体的性能的检测。可读性鉴定目的在于确认电子文件中的内容可以正常读出，没有丢失和差错。进行可读性鉴定时不仅要确认文件在当时的可读状态，同时需要分析其是否具备日后多次无差错读出的性能。检查归档电子文件的辅助技术材料是否齐全也是可读性鉴定中不可忽视的内容，也不可遗漏。对于电子文件的可靠性鉴定，主要从内容的真实、完整性上去把关。电子文件的易修改性使得计算机系统中同一文件经常存在不同版本，归档的电子文件必须是最终版本，必要时可保存某些草稿和定稿。电子文件的版本不像纸质文件的稿本那样易于识别，管理人员可借助计算机中记录下来的时间进行比较和鉴定。从文件的相关性入手检查归档电子文件的完整性。随着软件功能和计算机网络的发展，一套电子文件中的文字、图表、数据分布在几个甚至几十个地方的情况会越来越多，即使在同一主机内，一份电子文件也可能以若干份文件相连接的方式存在。如果分布在各处的“文件成分”汇集不齐，一份文件便无法再现其全貌。

3.3 纸质文件与电子文件同步归档

纸质档案与电子档案长期并存在保持一致的问题。两种不同载体档案的特点，可概括为两句话：纸质档案便于长期永久保存，而利用较不方便；电子档案便于利用，但难于永久保存。鉴于这种局面，两种载体档案会在一定时期内长期并存。普遍做法是“双套制”，即在保存电子文件的同时，把电子文件以硬拷贝输出形成纸质文件保存。所谓“双套制”。

即将确认归档的电子文件打印出相应的纸质文件，收集时必须将电子文件的硬盘拷贝与相应的纸质文件一并归档。这样对弄虚作假破坏档案“原始性”等现象，能够起到“双保险”作用，同时也可适应利用者查阅纸质文件的需要。 两种载体档案并存特别要注意两种档案的一致性，在电子档案著录、编号、签署、更改、更新时更应注意保证电子档案与纸质档案对应相符。而随着时代的发展。以电子文件为主，纸质文件为辅，最终会过渡到电子文件运行与管理的时代，这是档案管理方式发展的必然趋势。

3.4 完善制度，措施到位，合理配置资源

完善电子文件归档管理制度，除认真贯彻国家颁布的《电子文件归档与电子档案管理规范》外，还应，专门针对本单位的档案信息化范畴的扩展情况，结合实际制定专门的（电子文件归档与管理制度）来规范责任。防止管理漏洞的出现，同时也促进档案工作的规范化、标准化、科学化！明确归档电子文件是项目负责人的职责并纳入质量管理体系文件中。由于电子文件内容复杂、专业性强，入库前后都要进行修改，档案部门不一定能够保证电子文件完整、准确、系统，明确规定及时、有效归档电子文件是项目负责人的职责之一，必要时辅以一定的行政、经济手段，保证电子档案的质量。

总之，随着时代的进步，网络的不断健全，技术的不断提高和电子文件归档制度的不断完善，在一批訓练有素的档案人员的管理下，电子文件的归档管理无论是从理论上还是实际工作中定会日益完善和成熟。

参考文献

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