摘 要：随着信息技术的不断发展和完善，档案资料的管理则出现了数字化、自动化和一体化的趋势。文件、资料和档案自动化管理在不断地完善、规范，这种管理模式可以有效减少浪费、提高效率。作为文档管理人员，要不断地提高自身的修养，不断地总结经验。在资源共享模式下，文件、资料和档案自动化管理一定会更加科学有效，也一定会产生极大的社会效益。

关键词：资源共享；文件；资料；档案；自动化管理

一、文件、资料和档案自动化管理的实质

在资源共享模式下，文件、资料和档案从产生、运转到利用，既遵循一定的程序和规则，又体现每一个环节的具体要求，规范性地将其纳入信息管理与共享系统中，通过电子辅助手段，使文档资料管理进行自动化整理归档。档案管理部门在接收电子档案时，必须要向有关部门提出具体的要求，以适应归档的需要；另一方面，在利用文档资料时，应考虑档案处理形式，统一规格和要求，以便节省大量人力和时间，而且提高工作效率。

二、文件、资料和档案的自动化管理工作流程图

三、实现文件、资料和档案自动化管理的途径

（一）健全完善文档自动化的管理体系

1.健全自动化模式的安全体系

文件、资料和档案自动化模式下的管理工作必须以安全可靠为前提，要做好网络电脑病毒的查杀，及时更新数据库，对重要档案、数据进行备份，以免意外发生造成数据的丢失。还要做好文件、资料和档案的加密工作，设置访问权限，降低文件、资料和档案遭人为损坏或其他意外事件的发生。

2.健全规范操作体系

档案管理单位或部门要建立、制定一个符合实际管理需求的档案管理规章机制，如工作人员操作机制、档案管理与使用机制、保密机制、网络档案使用安全机制等，确保档案文件、资料和档案自动化工作能够遵章办事，确保各机制能够相互联系、熔于一炉，提高文件、资料和档案一体化自动化管理水平。

3.健全标准操作体系

文件、资料和档案的管理要采用国家统一的档案整体分类编号法、实行统一分类和统一编号，要设计完整条件的精确查询和部分条件的模糊查询，设计全模糊查询，实现文件、资料和档案的检索与使用的一体化与自动化。

4.健全灵活操作体系

文件、资料和档案自动化管理设备要设置较为完善和方便灵活的维护功能，便于管理者增添内容，设置和修改系统使用单位用户名及口令等综合参数。操作系统要便于增加档案分类中的一级类目、二级类目和三级类目，便于连接不同的操作设备，如打印机、扫描仪等。

5.健全自动化操作体系

档案管理单位或部门要善于运用计算机进行文件、资料和档案的管理，实现文件、资料和档案输入、储存、处理、检索和输出的数字化；利用自动化软件，实时监测和控制档案存储环境，处理档案行政管理数据；采用缩微和光盘技术，缩小存贮档案的空间，延长档案的寿命；采用声像技术和复印技术，增加档案的种类，提高档案传播速度。

（二）强化人才队伍建设

1.文件、资料和档案管理人员要重视对自动化管理的认识，以端正的心态主动學习网络知识与技术，学习电子档案信息的分类和管理方法，发挥电子档案信息的开发和利用价值。

2.文件、资料和档案管理单位要以科学长远的眼光制定人才培训的方案，尽可能地创造培训学习的机会，有针对性地提高业务水平，以适应新形势下文件、资料和档案自动化管理的新需求。

3.文件、资料和档案管理人员必须具备较高的政治思想觉悟，不断加强政治思想和职业道德的学习。

4.文件、资料和档案管理人员要不断拓展知识面，提高综合分析与运用能力，努力成为善用信息化管理技术来完成文件、资料和档案自动化管理的复合型人才。

（三）开发配套适用的软、硬件设施

只有具备完善的软、硬件设施，文件、资料和档案的自动化管理工作才能步入正轨，相关管理单位和部门要依据标准化、一体化、规范化和灵活化的要求，完善并盘活自动化管理所学的软硬件设施，如信息高速公路和宽带网的建设，大容量储存设备、高性能服务器的选用，以及操作系统、数据库管理系统的开发与运用等，从而提高文件、资料和档案自动化管理的有效性。

（四）有重点地抓好数据库建设

建设动态的数据库，实现文件、资料和档案处理向信息自动化管理系统的过渡。计算机技术人员要与文件、资料和档案管理人员协同配合，重视实际应用效果，突出重点，建立动态数据库，创建全面链接的系统库，提高自动化系统效率。

参考文献：

[1]刘晓娟.档案管理自动化改造中若干问题的思考[J].世界家苑，2011（8）.

[2]魏国艳.档案信息自动化系统管理若干问题的思考[J].赤子，2014（2）：210.

[3]薛士权.档案管理自动化基础[M].南京大学出版社，2015.

注：本文系2017年度武威市“十三五”教育科学规划课题论文，课题立项号：WW[2017]GH301。

作者简介：钱卓玛（1973.6—），女，籍贯：甘肃天祝藏族自治县，民族：藏，学历：本科，职称：中学一级教师，研究方向：文件、资料和档案管理。