朱丽丽

摘要：随着人们生活水平的提高，科学技术的日新月异，人们对于档案管理这种历史沿袭下来的传统事物也逐渐提高了认识。可是，现存的管理落后、效率低下、认识水平有限等问题也接踵而来。为了使档案管理能够顺应时代发展，本文从正确认识档案管理、档案管理在当今面临的一些显著问题，以及如何让档案管理走进电子时代等几个方面进行了一些简单的分析。

关键词：档案管理 问题 对策

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-5349（2018）19-0101-02

现当今，随着我国经济水平的发展，计算机走进了千家万户，电子档案必然要取代以前那种相对落后的纸质档案。可是，这种转变还是需要时间的。因为从管理者到具体工作人员，意识都极為欠缺，特别是在这种急需转型的情况下，档案管理为了顺应时代的发展，必须作出正确的调整。为了让档案管理更好地进行，我们可以从以下几方面着手：

一、明确什么是档案管理

现在，依然有很多人认为档案管理就是抄写、整理档案，并做好保存，保证安全、不丢失就可以，而当面对一些查档、外调等临时性的问题时，往往草草了事。这是对档案管理本身的不理解，也是对档案工作的不负责。

实际上，档案管理亦称档案工作，是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。对整个工作进程以及财力物力利用情况的记录，是相关部门按照国家法规，科学有效地对当地事业单位工作的记录和总结，工作完成后给后人留下具有参考价值的经验。[1]

例如：对于高级院校，那些出色的管理体系、优秀的科研成果、先进的教学理念，是进行档案管理的重要内容。因此，平缓地将档案管理过渡到电子时代下的模式中，对于高校的发展建设起到了至关重要的作用，具有划时代的意义。这样，就顺理成章地为后续的教学评估、校史宣传以及以后一系列冗长的档案规划指明了正确的方向。

二、目前档案管理存在的问题

（1）档案管理信息化相对落后。档案管理信息化已经成为我国档案管理的必然趋势，实现档案管理信息化是现代档案管理工作的重点。采用科学的思想、组织、方法以及手段，对公务员培训档案管理工作进行有效管理，使之获得最佳的工作效益。[2]档案管理本就是一项非常传统而又复杂的工作，每一项工作都有具体标准和具体操作规范，要将杂乱无章的人事档案科学地分门别类，整理成高质量的卷宗，需要很强的综合分析能力，只有分析人事档案的形成，找出主线，才能有效地保持档案卷宗之间的历史联系，组卷才能清楚合理。[3]档案管理人员在管理的过程中，由于历史原因，馆藏档案业务基础差。总会出现各种各样的问题，各种档案由于各种原因，出现漏签、错签情况以及清理不及时，没有做到具体的检查，等等。特别是还有一些人员，没有经过正规的培训就已经上岗工作了，缺少对于档案知识的认识以及处理问题的能力，甚至对整个档案工作流程不了解，使得工作进度缓慢，各种问题处理拖拉没有章法，整个档案管理体系不够健全。综上所述，人工的处理方案，比较滞后，整理、检索、立卷等工作量也是十分繁重的，这些工作十分零碎，相应地也增加了难度并消耗了时间，而且，谁也不敢保证就万无一失了。所以，完善档案管理工作人员的硬件设施已经迫在眉睫。急需相关人员行动起来，尽快地让设备上岗，更好地服务于档案管理工作，让档案管理也追赶上信息化的热潮。

（2）档案管理工作人员技术不过关。要想实现电子时代的档案管理，那必须有电子时代的人出现——高技术人才！

首先，领导部门要高度重视技术人员的培养，为技术人员搭建平台，给予政策上的支持，使其做到认识上有档案、组织上有档案、措施上有档案……让档案深入到当下的每一个计划中。具体实施起来，就需要全员参与。一方面，要对档案管理工作人员进行定期的技术和相关理论知识的培训，使其能从简单的输入输出功能逐步适应更加系统的理论。另一方面，也可以制定相应的考核制度，定期考核结合不定期抽查。这样，全员参与，由上至下，会使档案管理工作得到更好的落实。

其次，档案管理人员，也要高标准严要求，不要只着眼于眼前的简单的计算机应用，应该更充分地学习计算机知识，提升自身的知识层次以及技术水平。同时，也要起到管理作用，采取有效措施，调动全员积极性，让每一位工作人员都做到与时俱进，双管齐下，把效率和质量放在首要发展的位置。《档案人员岗位责任制》和考核、奖惩制度，能够有效地调动和发挥档案管理者的积极性。

最后，档案管理部门的每位工作人员，本身需要强化自己的意识，无论年长年少，都要知道档案管理追赶上信息化的热潮是必然发展趋势，所以，需要每位档案管理工作人员从思想上意识到学习专业知识与应用计算机技术的关键之所在，让档案管理真正地具有规范化和科学化。

（3）档案保存相对落后。现有的档案管理部门其管理手段落后，用手工人工来完成。那么，处（下转第100页）（上接第101页）理档案还是人工抄记、整理；保存这些纸质档案的依旧是占地面积浩大的铁皮柜，既不安全也不规范。在清理时，难度大；在查档时，不方便；在保存时，问题多。还大大地浪费了原有的空间。

三、如何进行电子时代的档案管理

（1）加强宣传、提高认识。档案管理的宣传十分重要，要使得各单位明确档案管理的重要性。现在，所有单位基本上都认为做好工作是单位的重点，档案管理不是很重要，可有可无，或者放着不管。而且很多个人自己都不知道自己档案管理的应属位置，连自己档位应属的单位都不明确，将其放在自己手里保管；使得一些本来已经及时归档的档案没有及时存档。就是这样的思想观念导致了现在的人事档案缺失、各种材料不足。特别是一些单位的档案管理人员都是临时兼任的，缺乏档案管理方面的专业知识，对业务不熟练，较少掌握新知识。所以，档案管理部门就要使得各单位能够明确档案管理的重要性，并能够及时地请相关人员对现有档案进行材料的改善、补充。从而提高各单位档案相关管理人员的素质，使得档案工作可以顺利开展。

（2）规整档案内容。有关部门已经作出相关要求，档案管理部门需要和其他部门做好衔接，更好地进行档案的整理、归档和档案移交等工作。《档案工作保密制度》《档案材料归档制度》等相关档案管理制度明确了档案管理者的职责和任务，同时也规定了归档的范围及整理要求，各部门要在整理档案的同时，明确相关制度，做到有据可依。

档案管理部门的工作人员要熟记档案管理的要求以及规定，所有人员都必须谨记规定，对于档案库进行严格检查，禁止在档案库出现易燃易爆物品，对于灰尘，或者蛀虫、蚂蚁等有害生物要及时清除。每日下班前要进行安全检查、切断电源、关好门窗。下班后做好防盗，紧锁库门。档案管理的《借阅规则》和《保密制度》都时刻警醒着档案管理人员，要做好保密与安保工作。除此以外，还有很多的条例，也需要相关人员做到心中有数，任何个人不得以权谋私擅自挪用档案资料。

档案管理工作繁重而琐碎，需要紧随时代步伐，实现档案管理的电子化。这样就需要引进各种复合型人才，既有专业的档案管理知识，又掌握过硬的现代化信息技术，还有着先进的思想理念。这样，才能实现档案管理的电子化，让档案管理也能保质保量地完成任务。

参考文献：

[1]林丽.浅谈事业单位档案管理现状与优化对策[J].行政管理，2013（6）.

[2]袁菲.尼培红浅谈公务员培训档案管理信息化与应用[J].科技风，2013（19）.

[3]厉丹.加强对党员的思想教育做好人事档案整理工作[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2010（12）.

责任编辑：景辰