浅谈大学生涯定制档案对辅导员工作的重要意义

2018-11-15■/

长江丛刊 2018年10期

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近几年随着信息科技发展、教育改革以及就业形势的变化，高校学生工作也面临着严峻的挑战，学生工作不再仅仅是处理学生事务，而是要从学生的身心特点和实际诉求出发，根据每位学生个性差异、状态不同、情况不同开展学生工作，开展思想政治教育，这就加大了学生工作者特别是辅导员工作的难度和精准度，尤其是在每位辅导员所带学生比例较大的情况下，要全面、准确了解每位学生特质并精准开展工作，是一个巨大的挑战。这种情况下，档案特别是大学生涯定制档案对辅导员工作来说就显得尤为重要。

档案，指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录①。顾名思义，大学生涯定制档案指为大学生特定制作的大学四年当中形成的具有保存价值的原始记录，这些记录详细记录了一个大学生在大学四年中的学习成绩、社会活动、奖惩表现以及他人评价，基本涵盖了大学生涯的方方面面。大学生涯定制档案应该成为辅导员工作中的第一手材料和重要依据。

一、大学生涯定制档案的必要性

(一)辅导员工作的复杂性和重要性需要建立个性化的大学生涯定制档案

辅导员是高校学生工作的重要承担者，面临着学生的学习、生活、家庭、交友等方方面面的事情。学生学习成绩下降找辅导员，旷课需要辅导员来了解情况，每一学年的奖学金评定、助学金评定、助学贷款办理等工作需要辅导员来挑大梁，学生感情出现困惑要找辅导员倾诉，学生心理出现问题了需要辅导员第一时间出现，最近流行的网络贷款需要辅导员一一摸底排查……由此可见，在学生管理工作中，事无巨细，都需要辅导员来一一应对。面对这些繁琐、复杂的工作，必然需要辅导员针对各位学生建立相对全面、准确的档案资料，从而根据工作内容和档案资料来做出准确的判断，为进一步确定工作方法和工作内容打下基础。

辅导员不仅承担着学生事务性的工作，也是学生成材的教育者和指引者。从入校之初到毕业离校，每位学生大学四年的各方面表现通过定制档案尽收眼底，这样可以使辅导员在平时的工作中，能积极应对各个阶段的各类学生，比如大一帮助同学们适应大学生活，大二指导同学们建立职业生涯规划，大三、大四对学生进行分类指导和个别指导，使有目标的同学找到完善自己的途径，没有规划的同学能尽快找到自己的目标。辅导员也可以通过大学四年的定制档案，为同学们毕业后的出路提供中肯的建议。

(二)目前高校档案的现状及使用情况需要建立个性化的大学生涯定制档案

据调查，目前大多数高校学生档案制作粗糙，内容单一，材料不全，流于形式。以笔者所在高校为例，学生档案包括学生信息登记表、党团材料、毕业生信息登记表、成绩单等相关材料。个别学生包括社会实践材料以及奖惩材料，关于此类材料，学校并未做硬性要求，而很多同学在毕业前无法意识到档案中社会实践材料以及奖惩材料对自己职业生涯甚至整个人生的重要影响，导致档案材料缺失。因此，目前高校大部分学生档案都无法客观、真实地体现出学生在高校阶段的真实情况以及学生的综合素质能力，这和建立档案的目的也是相违背的。

对于档案使用情况，笔者有亲身体会。由于学生入学档案都是纸质材料，查找使用时费时费力，而且内容简单，只包括了小学到高中成绩单、体检表以及党团关系，这类档案让辅导员无法深入了解学生，对于以后的学生工作没有太大帮助，而在大学四年期间陆续产生的档案材料也由于没有及时归纳而无法发挥应有的作用。

(三)大学生涯定制档案可以促进大学生全面发展，激发潜能，完善自我

大学生涯定制档案可以全面、客观、真实记录大学生在大学期间的成长轨迹，通过查找定制档案，从纵向方面来说，学生可以清晰了解自己的成长、成绩和成就，增强自信心；从横向方面来说，学生可以发现自己的长处和弊端，从而在以后的学习中做到扬长补短，全面发展。因此，大学生涯定制档案可以让学生自查、自省，从而激发潜能，完善自我。

(四)大学生涯定制档案可以为就业提供重要依据

众所周知，很多用人单位都会通过档案来了解毕业生在大学期间的学习、奖惩以及老师评价等情况，尤其有些同学涉及到报考事业单位、公务员以及出国留学等情况，档案尤为重要。所以一份清晰、完全、真实的定制档案将为毕业生就业提供重要依据，也是学校老师、辅导员为用人单位推荐毕业生的重要依据。

二、加强学生档案管理、服务辅导员工作的对策及意义

(一)积极转变陈旧的档案收集、管理观念，加强全体师生档案管理意识

(1)首先从学校层面来说，要提高档案收集人员的素质，号召大家积极转变对档案陈旧的观念，档案不仅仅包括成绩单、党团关系、信息登记表等内容，要全面、真实记录学生大学四年的行为、心理等信息。因此，在各类人员收集学生档案资料时，要本着认真、负责的态度，及时收集、归纳、上交档案，保证档案的时效性、系统性和完整性。

(2)其次从学生层面来说，要增强学生自己重视档案的意识，增强自己是产生档案材料的主体的意识，要变被动为主动，要让他们成为建立档案的主要参与者，从他们入校之初开始，就十分强调档案对他们以后学习、就业、成才的重要性，在填写基本信息、上交档案材料时，一定要保证材料的真实性，并在以后的学习生活中及时上交各种真实材料，保证档案的时效性。

(二)建立符合辅导员工作性质的大学生涯定制档案

辅导员工作的特点，一是管理学生基数大，有些辅导员管理着三四百名学生；二是事务性工作比较多，要清楚了解每位学生就会出现心有余而力不足的情况。所以建立行之有效的学生档案对于辅导员来说非常重要。根据笔者所在高校的情况，拟将学生生涯档案分为以下七个版块，分别为“艺生起点——基本信息”，“艺览奖处——奖惩情况”，“艺段箴言——评价建议”，“艺言艺行——个案辅导”，“艺趣活动——文体活动”，“艺分耕耘——社会实践”，“艺起高飞——未来目标”，该生涯档案从学生入校起，每隔一段时间对这几个方面进行汇总归纳，归档成文，做到信息完整，及时高效，辅导员通过该份档案可以清晰了解每个学生近段时间的学业、活动情况，从而更有针对性、更加高效的开展学生工作。

(三)建立动态化、现代化的信息档案

随着科技的发展，社会已全面进入现代化、信息化时代，档案也应该随之适应社会发展而变化，而不应再拘泥于纸质档案。对于从事学生工作的辅导员来说，档案更不应该是一份死气沉沉的A4纸，而应该是不断更新的excell表格，这份表格要在固定的时间内填充学生近段时间的动态变化，成为一个循序渐进的动态过程。

学生工作无小事，有时候更是争分夺秒的事情，为做到在纷繁复杂的事务性工作中做好学生管理工作，辅导员更应该利用现代科技手段，为每位学生定制一份动态化、现代化的信息档案。只有时刻了解学生情况，才能对学生工作做出及时的反馈和回应。

(四)以生为本，关注定制档案的情感价值和反馈价值

辅导员是情感型劳动者，只有对学生满怀感情，才能成为学生成才的引导者和精神导师。当学生毕业离校时，都将得到一份详实、完整且唯一的定制档案，这份档案是大家的青春回忆，同时也是辅导员的情感倾注。

定制档案的价值不仅在于真实、完整记录学生成长轨迹，还在于档案的反馈价值在大学档案管理中常常被忽略，在毕业生毕业后一段时间，应及时搜集、归档相关的反馈信息进行分析、总结②。在对毕业生回访和就业情况追踪调查时，根据他们目前发展情况，结合自身定制档案信息以及专业能力、课程设置等情况进行综合数据分析，为以后辅导员有效、持续开展工作提供依据。