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江苏省靖江中等专业学校

一、前言

现代多数职校都是包分配的，因此在学生毕业后会出现企业与学生双向选择的局面，但因高校学生不断扩招，使得越来越多大学生开始进入社会，使得职校毕业生的就业受到了巨大冲击，对此，如何在激烈的社会环境下寻求到发展自身才能的一席之地，成为了职校发展与管理的当务之急。做好学生档案管理，对于提高学生就业率具有一定的帮助，对此，职校必须要加强自身学生电子档案的管理质量，为学生提供良好的竞争条件。

二、职校学生电子档案管理中存在的问题

(一)职校缺乏对档案管理的重视

现阶段，大多数职校中，领导并没有对学生电子档案管理表示出应有的重要性，仅是在统一进行调整，或者是在查阅学生电子档案时，才会过问一下档案管理工作，平时根本不会针对学生电子档案的管理提出任何有效的建议[1]。这便导致校内专门进行学生电子档案管理的人员无法正确认识其工作的重要性，对档案管理工作比较懈怠。再加上部分职校学生电子档案管理人员并非专业人士，也没有进行过任何专业性的培训便直接负责档案管理工作，使得学生电子档案管理工作的质量无法得到保障。

(二)电子档案管理基础设施不完善

在一部分的职校中，因其对于教育投资力度较小，导致其可应用的教育资金无法为学生电子档案管理提供足够的基础设备。与此同时，还缺乏大量的纸制档案管理的空间，使其可能会出现学生档案材料乱置，使学生隐私性以及档案管理安全均存在隐患。

(三)职校学生电子档案管理信息化程度低

职校学校的档案管理工作的信息化程度较低，多数还是应用传统的手工方式处理档案，大量重复性，使得职校学生电子档案管理人员的工作量大、时间长、效率低、速度慢，大大降低了档案管理的效率，在这种情况下，档案管理人员不能进行有效的档案资料的整理与开发利用。

三、改进中职校档案管理的对策建议

(一)提高对档案管理工作的重视

在学校方面，应该加强对学生档案管理的宣传力度，促使档案工作引起师生的共同关注，并对学生档案工作提供支持与帮助。通过宣传了解，确保师生得知档案管理的重要性，并且将其重要作用在选校内普及与宣传。学生档案质量的高低对用人单位的选择具有重要的影响作用，学生档案质量越高越能引起用人单位的注意力，从而保证学生具备较多的就业选择。因此，学生应该认真对待档案的填写，并且注意格式的规范以及字迹清楚，按照档案制定的要求如实填写。此外，还应该积极提升自身专业技能，努力创造创造优秀成绩，使之能够加入到档案资料当中。

(二)设置专职人员对学生档案进行管理

在对职校学生档案进行管理时，需要制定详细的工作计划，并且安排专职人员对其进行管理，并且明确工作人员的工作职责。将组织结构、人员机构以及库房机构落实到实际工作当中。最好技工学习学生档案管理工作的首要前提是制定完善的档案管理制度。因此，不管在现阶段职校采用何种方式对学生档案进行管理，都需要根据学校的实际工作进行制度的制定。以此确保学生档案管理工作能够具备健全完善的组织机构。此外，当毕业生档案由学校保管时，同样需要设置专职人员对其进行保管。由于学生档案数量较多，应采用集中式方式对学生档案进行管理。对于管理机构的设置，应该设置于学生工作处下，以此能够方便对档案工作的管理。针对校内已设有的学生档案馆，同样应该编制专职人员对其进行管理。如果在职校内，对学生档案采用分散方式进行管理，需要对其中管理人员进行业务培训，以此提升学生档案管理的工作效率。

(三)加强职校学生档案管理的基础设施建设

职校应当及时对学校的档案管理设施进行更新，对学校档案管理的基础设施条件进行升级。做好学生电子档案文件材料收集是确保档案材料齐全完整的前提和基础，也是直接反映学校工作实绩的有力证明。与此同时，根据位档案管理的要求，定期对学生电子档案文件材料进行清理检查，确保材料齐全；另一方面，强化职校学生电子档案管理，提高管理质量与水平。

(四)加速学生档案的网络化管理

由于目前信息化社会的发展非常迅速，因此使得职校学生的数量以及档案的内容与数量都在逐渐提升。现在，原始的手工操作已经满足不了现在档案管理的需要。职校的学生档案管理人员应该及时的调整观念、逐渐提升管理的意识。同时，全面的运用新技术和新设备，切合实际的完成学生档案管理工作的标准化、信息化以及规范化。管理员要想全部将学生的档案归纳到互联网管理系统当中，就应该主动的开发优质的学生档案管理信息系统,从而提升档案管理的现代化步伐。

四、结语

职校的学生档案管理工作属于学校基本工作的主要构成要素。相关工作人员不但要做好档案的收集工作、整理工作以及归档工作，而且还要积极的提供服务。进而全面的表现出档案的价值。身为档案人员，除了要熟悉档案资料之外，还要重视档案收集的质量，充分增加档案的利用效率。同时，要快速的对反馈信息进行研究和分析。运用良好的态度，将学校档案工作做得更好。