发挥职业院校档案管理工作服务职能的有效途径

2018-11-14■/

长江丛刊 2018年30期

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朔州师范高等专科学校

职业院校的档案包罗万象，有很大的利用价值，档案的管理可以把院校的重要资料进行整合，分门别类方便查阅。随着各大职业院校的不断发展，档案管理应该充分发挥其服务职能，使院校更好地落实立德树人根本任务，增强服务育人功能，培养德智体美全面发展的社会主义建设者和接班人。

一、建立档案信息网络服务平台

职业院校在档案管理服务工作中，部分档案资料的利用率比较低，以及各种类型的资料利用率差异很大，分布不均衡。比如教学档案占整体院校档案的比重最大，即是院校对教学、学生等方面利用程度最大，得到了有效的利用；而党、团类档案资料利用率较低，只有在特别的日子才会被查阅及利用。同时，职业院校对微信公众平台的宣传力度较小，大多数师生并不清楚档案微信公众平台的相关功能，导致学生很少去查询到自己所需的信息；加之微信公众平台的门槛比较低，对一些不好的信息无法进行屏蔽，有些人的辨别能力较差，不能查询到真实的档案资料，进而违背了档案管理工作的服务初衷，无法发挥好档案管理工作的服务职能[1]。

职业院校要改变传统的模式，利用网络的优势，及时进行信息的交流与传递。职业院校可以建立档案信息网络服务平台，提高档案信息服务的工作效率与服务质量。一方面要加大宣传力度，可以通过举办座谈会，相关管理领导向师生进行宣讲有关档案信息网络服务平台的好处及功能；另一方面也要优化微信公众平台，使师生第一时间找到自己所需的信息。信息要保证真实有效，还要提高技术水平，对不好的信息及时屏蔽，维护好档案管理工作服务的秩序，发挥好职业院校档案管理工作的服务职能。

二、档案管理工作服务形式多元化

职业院校的档案管理的相关资料信息本应该是比较丰富的，便于师生查询，但在实际档案管理的工作中，档案管理工作服务的种类单一，多是比较传统的进行面对面的查询，利用互联网进行档案管理的少之又少。因此要想查询到自己所需要的相关信息，学生只能回到学校，并出具相关证明，才查询得到。在查询档案时，工作人员面对繁多的档案，办事效率低下。而对于那些回不去学校的学生来说，则不能及时获得自己的资料。这种单调的服务形式已满足不了师生的需求，不利于职业院校工作的展开。

随着互联网的快速发展，颠覆了传统的面对面工作的模式，利用计算机进行档案管理成为一种潮流。在档案管理工作中，效率与质量同等重要。职业院校可以建立网上档案室，对档案信息服务的类型进行整合，师生通过输入所需资料的关键词即可查到信息，缩短了面对面沟通的时间，提升了档案管理工作服务的效率，实现资源的共享。然而，对于传统的面对面进行信息查询的工作模式，可以提供更加人性化的服务。如果在时间、地点等因素不允许的情况下，可以通过他人出具委托证明代替办理，也可开通服务热线，通过官方网站、微信、微博等进行留言咨询，多元化的服务形式会使得档案管理工作更加便捷[2]。

三、提高档案管理服务人员的素质

职业院校在招聘档案管理工作人员时，准入门槛比较低，素质参差不齐，专业素养不高。有些档案的专业性比较强，职业院校领导在选人、用人时没有从实际出发，招聘管理经验不足、专业性较差的教师，严重阻碍了工作的顺利进行，使得效率低下。此外，管理人员缺乏服务意识，没有责任感。对于师生查询的信息不了解，不能及时答疑解惑。在实际的服务工作中，没有用户至上的意识，忽视服务的方式和档案需求者的所需，致使档案管理的服务效果不佳。

档案管理服务工作人员代表了职业院校对其重视的程度，要想真正改变档案管理服务的形象，就要提高工作人员的专业素养。职业院校可以对其进行培训，邀请相关的知名专家、学者，让管理服务的工作人员能够认识到到服务的重要性，提高自身的服务意识，系统地对档案管理服务的相应知识进行学习，进而提高管理人员的专业水平。同时，也可以开展一系列榜样学习活动，定期与其他单位进行深度交流，学习其他职业院校优秀的管理服务的经验，建设好服务队伍。在实际的工作中，要做好监督。对于师生咨询的信息要耐心解答，如遇到自己不知道的领域，要把相关问题记录下来，待事后了解后进行反馈。