李雪洁

摘 要：随着信息化技术的发展和进步，事业单位办公室文书档案管理工作中也开始使用到现代化技术，无论是档案收集还是归纳都得到了人们的重视。基于此，本文以办公室文书档案收集与归档作为研究对象，通过对当前办公室文书档案收集与归档管理的现状进行分析，分别从管理人员责任意识、工作管理制度、创新办公室文书档案收集与归档工作方式等方面详细阐述办公室文书档案收集与归档工作管理，保证工作质量，提高工作效率。

关键词：办公室管理；文书档案；收集归纳

对于事业单位来说，文书档案能够清楚的记录着事业单位的发展历程，客观的反映出事业单位在某个时间内出现的问题，针对问题实施的改进措施，因此，办公室文书档案收集与归档在办公室管理工作中占据着重要的地方，属于高技术型的工作，为了使办公室文书档案收集与归档工作得到预期效果，就要充分满足工作的真实性，使文书档案管理与归档达到实时性和完整性，充分发挥现代化技术的作用。

1 办公室中文书档案收集与归档工作管理的现状

一直以来，文书档案管理工作都是事业单位的基础工作，但也是一项关键工作，记录着事业单位的发展过程，当事业单位做出重大决策之前也会从这些文书档案中寻找资料作为参考，根据相关的回忆记录和审批情况，制定事业单位的下一步发展方向，对事业单位未来的发展起到重要的作用。当前办公室文书档案收集与归档工作管理现状，主要体现在以下几方面：首先，事业单位的工作人员对办公室文书档案收集与归档管理意识比较差，一直以来，人们对文书档案管理工作没有较高的重视程度，只重视一些红头文件，其他的文件并不在意，导致未来寻找档案的时候经常出现档案缺失的情况，降低了办公室文书档案收集与归档管理工作的效率，甚至还会出现档案失真现象的发展。

其次，事业单位对于办公室文书档案收集与归档管理的力度不到位，导致很多重要性文件档案都出现了丢失或者缺损现象。究其原因可以发现，是由于工组人员在对文书档案归档的方式不够科学，目前还有文字材料的形式存档现象，工作人员对计算机系统的利用程度不高，文件资料随意放置没有规律，不及时归档，很多文档都存在资料断夜的现象。

最后，部分事业单位办公室文书档案收集与归档不够全面，存在文档收集不及时不全面的情况，很多资料内容来源广泛，事业单位中多个部门都会使用到该文件，这就意味着文本档案在收集的时候比较麻烦，如果收集不当，归档时也会同样存在问题[1]。

2 办公室文书档案收集与归档工作管理研究

2.1 强化培训以增强档案管理人员的责任意识

事业单位办公室的优秀档案管理人员，不仅要具有着专业基础知识，还应该有着与时俱进的管理意识和责任感，因此想要深入贯彻落实办公室文书档案收集与归档管理工作，首先要强化培训，从而增强档案管理人员的责任意识。建议事业单位相关部门加强对档案管理人员的培训，提高工作人员对文书档案管理工作的敏感性，通过科学有效的宣传教育，提高文书档案管理人员的素质，在保证文书档案管理工作质量的同时，提高文书档案管理工作的效率。

2018年3月15日，某事业单位办公室资深档案人员前来调研，并就文书档案管理做专题培训，针对档案保管期限表的相关内容和电子档案的实际操作进行了讲解，对新旧两版保管期限表做了详细地比较和分析，理论联系实际，从而确保该事业单位的文书档案管理工作更加规范化、系统化、科学化，提高专兼职档案员的管理意识和业务水平[2]。

2.2 完善文书档案的收集与归档工作管理制度

除了提高工作人员的意识以外，还应该建立并完善文书档案收集与归档管理制度，细化文书档案的收集时间，在收集时间期限内加强对文书档案的管理，并且确定保管的期限和归档的范围，同时更应该完善相关注意事项。档案管理部门应该根据事业单位的实际情况，严格按照相关规定进行制度完善，并且合理划分责任制度，科学合理的制定文书档案的归档范围，所有的文书档案都要进行统一管理，禁止文书档案被人私自留下，防止有人将文书档案留作他用。传统的办公室文书档案管理制度已经无法满足当前事业单位的发展形态，因此，相关部门应该结合自身实际不断更新文书档案管理制度，满足办公室日常工作需求。

2018年5月7日，某市检察机关档案交流工作会在人民检察院召开，会议中所有的人员参观了档案室、廉政警示教育基地以及荣誉室，此外，相关文书档案管理人员还现场演示该检察院的文书档案管理系统，与会人员认为该检察院在文书档案管理信息化、挖掘发挥文书档案作用方面有很好的学习和借鉴意义，有利于深入贯彻落实本市检察机关“追赶超越”推进会要求，推进全市检察机关档案工作的顺利开展，发挥好档案工作在服务大局中的作用。

2.3 创新文书档案收集与归档工作方式

随着时代的变化与发展，现代化办公室中也开始使用计算机技术和网络技术，人们日常办公离不开电脑系统和硬件软件的支持，对于文件的收取和传送从过去的邮寄变为如今的传真和邮件，事业单位文书档案收集与归档工作方式也是一样需要创新。传统的事业单位文书档案收集与归档管理工作存在被动，且所有资源信息都存在不定性，甚至遗漏与丢失的现象十分严重，对此，事业单位应该改进传统的办公室文书档案收集与归档管理工作，建议工作人员主动对文书档案进行收集与归档处理。工作人员应该加强对事业单位中各个部门之间的联系，按照实际情况制定档案收集的期限，根据具体的时间安排联系各个部门的相关人员收取文书和档案；对现有的文书档案资料进行定期收集整理，检查档案资料是否有连续性，了解其中存在的历史性，明确档案的内容和事业单位的发展方向，方便为接下来收取的文书档案有一定的了解，防止收取的文书和档案存在不真实状况；工作人员针对文书档案收集与归档工作中存在的问题，应该及时进行解决，利用现代化信息技术和手段提高文书档案管理的效率，避免人工因素给工作带来失误，优化资源配置，提高资源利用效率。

某事业单位经过不懈的努力和研究，实现文书与档案管理的“文档电子一体化”，并大力应用电子档案管理系统，在自动化网上档案收集及管理功能的帮助下实现了网上收集、网上归档整理，建立了信息网络化管理档案的管理新模式。同时使用多媒体全新管理方式，对所有照片、音像等形式的文书档案实现电子档案管理，所有的资料都被收入电子档案管理系统，同时可以实现信息资源的共享，针对事业单位的不同部门，各個部门有着各自的权限，只能看到自己权利以内的文书档案，从而极大程度上提高了事业单位的办公效率，降低了办公室文书档案管理人员的工作难度。

3 总结

总而言之，随着时代的发展和人们观念的变化，事业单位办公室文书档案的收集与归档管理工作得到了人们的广泛关注，成为办公室日常管理工作的关键，加强人们的思想意识和责任意识，完善相关文书档案管理制度，创新文书档案收集与归档的工作方式，从而实现事业单位办公室档案管理的现代化。

参考文献

[1]王慧.办公室文书档案收集与归档工作管理研究[J].办公室业务，2017（17）：97.

[2]周家兴.浅谈办公室文书档案收集与归档工作管理[J].办公室业务，2013（23）：57-58.