张健

摘 要：在机关事业单位中，档案管理工作需要迎合新时期发展，提高管理过程的规范化与标准化，从而实现管理的有效性。同时，为进一步提高档案管理过程的服务质量，需要深入实际，明确档案管理的重要性，进而提出具体提高其规范化和标准化的策略。

关键词：机关事业单位；档案管理；规范化；标准化

档案管理对于机关事业单位来说至关重要，为实现档案管理的规范化与标准化，需要采取科学的措施，同时也需要不断总结档案管理过程的有效经验，通过进一步科学优化，深入进行档案管理工作实践，从根本上实现档案管理过程的精细化，做到每个工作流程都能够实现规范化、标准化，从而助力档案管理工作能够不断创新与发展。

1 机关事业单位档案管理工作的重要性

1.1 有利于优化人事工作

在机关事业单位档案管理工作中，人事档案可谓是较为重要的一部分，在人事档案中，记录了每位工作人员的具体情况，同时在发掘人才的过程中，人事档案也给发掘人才搭建了桥梁。相关的管理人员可以通过对人事档案的查看，对每位工作人员进行充分的认识，进而对人员进行调整，使每位工作人员都能在适合自己的岗位并发挥出自己的优势，提高工作效率的同时还能给事业单位带来更大的经济效益。

1.2 提升机关事业单位的综合竞争力

在机关事业单位档案管理工作中，只有将档案管理工作与信息技术进行结合，使其实现信息化管理，使档案管理工作规范标准，才能使事业机关单位呈现出可持续发展的状态，并提高档案管理工作的准确性，提高机关事业单位档案管理工作质量和效率的同时，也提升了机关事业单位的综合竞争力。

2 机关事业单位推进档案管理规范化标准化的实施途径

想要有效实现机关事业单位档案管理的规范化和标准化，必须要将先进的技术进行结合，那么在实现的过程中，不但要改进档案管理的方式方法，还要不断创新管理方式，融入新的管理思想，并与传统的管理方法进行区分。就传统档案管理方法来说，首先是纸质档案管理不易存储的缺点，而将信息化技术进行结合，就可以有效弥补这一不足，通过对计算机的使用，将档案进行归纳整理，还能将机关事业单位内的档案进行分类，有效提高的档案管理工作的效率和质量。

2.1 深化档案改革，升级管理方式

就目前我国机关事业单位的档案管理工作来说，有着极大的压力，在对档案管理工作进行管理、整治、检查时，都会涉及到之前检查过的数据，例如在对机关事业单位档案管理工作进行检查时，要查看上次对档案管理工作的检查情况，如果有整改等措施，就要检查这次是否进行了整改，该问题是否还存在。在检查之前数据的过程中，档案材料可以说是尤为重要，而档案材料的种类也被区分为多种，所以机关事业单位相关的工作人员必须要对档案进行科学合理的管理和维护，如果使用了信息化技术进行档案的储存和管理，那么就要对其进行病毒检查和病毒查杀，同时对重要的数据资料等进行备份，以免病毒对计算机造成影响，使数据资料等出现丢失的情况。另外，机关事业单位的相关部门也要对档案管理工作进行重视，并对档案管理工作进行详细的了解，不断创新管理方法，使档案管理工作跟上时代变化的脚步，减少工作时间的情况下有效提高档案管理工作的效率。

2.2 加大宣传力度，增强档案意识

在机关事业单位中，档案管理工作同其他工作相比也十分重要，但是往往在很多情况下，无论是管理级别人员还是工作人员都忽视了档案管理工作的重要性，所以在一定程度上影响了机关事业单位的发展，因此，必须要增强管理人员和工作人员的档案管理意识，这就需要对其要进行大力的宣传。首先，机关事业单位可以定期对相关工作人员开展培训活动，其内容重点就是档案管理工作的重要性，在开展培训活动的过程中，潜移默化的增强相关人员的档案意识；其次，在机关事业单位内可以开展一些相关的活动，在活动的过程中宣传和烘托出档案管理工作的重要性。

2.3 理顺管理体制，狠抓组织落实

机关事业单位的领导人员本身就要具有较强的档案意识，并且要对档案管理工作进行重视，了解档案管理工作的重要性，在招聘档案管理人员的过程中，应该将责任心、管理能力、创新能力的人员进行优先选择，虽然档案管理工作在难度上较为薄弱，但是对工作人员的责任心、工作能力以及严谨有着较高的要求，因此，缺乏责任心、做事不严谨的应聘人员就要对其进行拒绝。另外，在招聘管理人员工作落实后，机关事业领导应对其指定科学合理的管理体制，让每个管理人员都认识到自己在管理工作中的职责，管理体制的出现不但可以对管理人员进行严格的要求，还能使管理人员具有良好的责任心。

2.4 全面普查案卷，去粗取精

对于机关事业单位的档案管理工作来说，虽然档案管理内容重要，但是不乏其中存在一些没有意义的档案，或者资料不全、人员已经离职等的档案，这些档案不仅占据了极大的档案存放空间，还给相关的管理人员带来了较大的工作量，给管理人员带来困惑，因此，针对这些没有意义的档案应该及时进行清理，并将其中价值意义较高的档案进行分门别类的摆放，使其在调取和使用时更快速的找到。

2.5 按照规范标准进行重新组合

档案管理工作并不仅仅是将档案进行分类和保存，而是要对档案进行全方位的管理，所以，管理人员要对一些内容相对较为复杂并且档案订装较厚的档案进行重新组合，将一些有联系相关的档案文件进行组合，在档案中会有很多档案出现没有页数、没有目录的情况，所以要对这部分进行重新制作等，保证档案符合规范和标准，优化机关事业单位的档案资源。

2.6 规范著录工作

将信息化技术应用到机关事业单位档案管理工作中，其最为基础的一项就是著录工作，该项工作可以对计算机的真实性及可靠性带来极大的影响，所以，针对著录工作的重要性，管理人员要按照相关部门的规定来开展著录工作。因为在机关事业单位中，不同的部门都有不同的档案，而不同的档案管理部门也都有一定的区别，所以在使用计算机对档案进行管理时，必须要根据本部门的具体情况来使用信息化技术，制定出规范的著录细则。

2.7 统一分类号

想要使计算机发挥出更好的效果，必须要对档案进行统一分类号的工作，这项工作的开展可以使计算机在工作中对档案进行检索，在进行统一分类号工作时，也要注重其質量和效率，因为统一分类号对计算机检索工作有着极大的影响。另外，统一分类号必须要符合我国相关的法律条例和规定，使档案前后标引统一、档案分类统一，达到档案管理的规范化要求。

3 结束语

科学技术的发展，使档案管理工作步入了信息化建设的时代。传统的纸质档案将逐步转变为电子档案，现代化档案管理不仅储存量大、占用空间极小、安全性更高，还大大提升了档案信息处理的能力与档案的利用率，对于实现机关事业单位档案管理工作的标准化和规范化有着极大的促进意义。

参考文献

[1]贾春丽.如何推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化[J].办公室业务，2018（08）：106.

[2]梅英华.如何推进事业单位档案管理工作规范化标准化[J].农家参谋，2017（22）：270.