汪倩秋

高校声像档案资料直观、生动地记录了学校不同时期教学、科研、管理的变化和发展，展示了高校的发展历程，具有重要的保存和利用价值。但在实际档案收集整理工作中，与文书、教学等种类档案相比，高校声像档案存在着增长速度缓慢的现象，其主要原因为：1.声像档案收集归档意识不足。随着科技的发展以及声像档案数字化程度的提高，声像档案拍摄成本和门槛逐步降低，人人都可以是拍摄者，但大多数声像档案所有者没有收集归档的意识，这使得声像档案的收集工作变得十分艰难，数量无法有效地提高。2.声像档案收集不全面。目前，高校声像档案还没有一个统一实用的分类，故而高校声像档案普遍存在收集不全面、不完整的现象。同时，在实际收集过程中，部分声像档案质量欠佳，档案的相关信息和题名不够清晰和完整，档案管理人员在接收档案时，又没有及时更正，提出必要的要求，这就造成了声像档案信息不完整的状况。3.声像档案收集不规范。许多学校声像档案收集工作不够规范，声像档案管理人员技术和能力薄弱，同时声像档案立卷混乱，这使得声像档案的检索、提取、利用工作艰难。这一些问题已经严重影响了高校声像档案的收集工作，成为档案馆在丰富馆藏中的重要问题，这不仅影响了声像档案资料的保存和管理，也给以后的开发利用造成了困难。在数字化背景下如何实现高校声像档案的有效收集，本文将结合声像档案的实际工作总结自己的工作经验，并提出一些设想。

一、注重宣传，加强培训

为了提高声像档案管理部门的综合实力，切实做好档案收集工作，高校档案部门须充分利用多种形式，大力宣传《中华人民共和国档案法》《普通高等学校档案管理办法》《照片档案管理规范》《电子文件归档与管理规范》等法律、法规，普及声像档案知识。在工作中，立档单位要运用板報、展览、知识竞赛等多种形式，向校内员工和社会大力宣传声像档案知识，定期聘请专业人员对相关人员进行培训，培训内容主要为以下几点：

（一）声像档案的归档范围。为了使档案收集者明确档案收集的范围和内容，仅以河海大学档案馆为例，馆内根据声像档案资料载体的特殊性，在《高等学校的实体分类法》十个一级类目的基础上进行优化，将声像档案分为党政、教学、科研学术、外事活动、产品和仪器设备、文体、校园建设、获奖、人物九个一级类目。这一分类规范的形成不仅有利于拓宽声像档案的收集渠道，也能够有效保证和实现声像档案收集的完整性。

（二）声像档案的管理技术。技术问题包括“资料生成的基本原理、复制所需要的必须环境、声像资料信息的存储、电脑文件格式之间的相互转换，以及一定水平的声像操作技术和声像播放仪器的正确使用” 等等。

（三）声像档案的检查工作。数码声像材料的采集格式应符合《电子文件归档与管理规范》（GB/T11821-2002）的要求。收集完声像档案后，档案收集者应将归档的声像材料在相应设备上演示或检测，做到声像清楚，内容完整准确，载体材料必须保持原貌，不磨损、划伤，不能进行技术修改。

（四）声像档案文字说明的正确标注。影片、录像、录音等档案材料应将原件归档，并附以文字说明。对于有底片的照片必须将底片与照片同时归档，并附以文字说明，内容包括：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素，底片与照片影像应当一致。

（五）声像档案的组卷和编号规则。在接收档案后，声像档案管理人员要根据声像文件材料形成规律和多种载体的特点，统一归档的格式，组卷、编号，并备注适当的文字说明，录入专用的声像档案管理系统。对同一载体多项内容的，采用按主题内容逐一著录的方法；对同一内容、多载体合成的档案，应选择具有代表性的照片归档，并“注明参见号，既保持声像载体档案的原始顺序，又凭借著录，保证不同内容的声像材料具有独立的使用性” 。

声像档案的编号（以河海大学档案馆为例）：

年度号：为声像材料的归档年度

一级类目号SX：为声像档案代号

二级类目说明：

01――照 片 02――录音带

03――录像带 04――幻灯片

05――磁 盘 06――影视胶片

07――缩微胶片 08――光 盘

因为声像档案的特殊性，对于声像档案的立卷，有几点说明：①本馆的声像档案立卷形式和本馆的教学、文书、科技等档案保持统一，同时因为本馆的声像档案较多，故而采用三级类目分类组卷。②声像档案因为载体和内容的特殊性，一般都作为永久性档案进行保存，越是老照片，越珍贵，故而不做保管年限的要求。③照片档案因为其特殊性，分为感光材料照片（即传统照片，一般包括底片、照片和文字说明三部分）和数码照片（一般包括数码图像及文字说明两部分），编号中将在照片代号后加标注。如：胶片照片20**-1SX01.1-1～n；数码照片20**-1SX01.2-1～n；底片则在相关胶片照片下做好备注。（图一）

二、科学征集，远程归档

学校应积极重视和支持声像档案工作，制定相关的声像档案规章制度，并定期对各部门的档案工作进行检查指导，促使声像档案管理的各项规章制度得到落实。在档案的收集上，建议各高校采用重点收集和广泛收集的策略，重点强化收集宣传部、现代教育技术中心、办公室等声像档案较为集中的部门，以及一些经常被委派参与拍摄学校的各项重大活动的老师，并在学校各部门、各学院设置兼职声像档案员。同时，随着信息和网络技术的日臻完善，高校的档案管理部门应充分利用网络优势，扩大声像档案收集的范围。在校内，学校每年定期向全校教职工征集一、两次声像档案。在校外，学校还需与新闻媒体等机构加强联系，及时收集与本校有关的声像档案。为了保证高校声像档案的全面和信息的完整，提高各归档者的归档积极性，档案馆可为各兼职声像档案员开设本校的声像档案系统端口，使其可以直接进行网络远程在线归档。（图二）

声像档案远程归档有以下的一些优点：1.能够提高兼职档案员的归档意识。各兼职档案员可以看到其它兼职档案员上传的照片数量，以及照片信息整理的完整度，彼此之间形成一定的责任意识和竞争观念。这一做法使得各档案管理人员的工作更加地量化，不仅有利于提高工作人员的工作积极性，也方便对其工作进行考核。2.声像档案的收集工作变得更加方便、便捷。各兼职档案员可以在本校局域网内随时随地地对声像档案进行保存和归档，这大大地提高了声像档案的归档效率，特别是许多高校都有异地距离较远的多个校区。3.有利于保证声像档案信息的完整。例如，照片类档案如果事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素填写不完整，则各兼职档案员无法将相关声像档案录入系统。这不仅有利于解决声像档案文件名填写遗漏、不规范的问题，也有利于保证声像档案资料来源的可靠性。

同时，远程归档也有一些缺点和需要注意的问题，例如1.安全性问题。系统增加多个端口必然会给系统增加一定的危险系数。为了解决这个问题，在系统程序构建时，系统的开发人员可以对相关的一些性能进行提升，用VPN和https等协议进行加密，从而构建安全的通信连接，如只有声像档案管理员才具有下载功能。2.照片容易重复。后期需要借助于相关的系统提示重复的照片，管理员审核把关后，进行取舍和删减。

对于一些实物类声像档案，各兼职档案员和各部门还应该在完成远程网络归档的同时，将各种实物类声像档案移交学校档案馆进行统一保管，并逐步形成相应的声像档案交接制度。录入专用的声像档案管理系统后，档案管理人员应选择具有珍贵价值和历史意义的数码照片进行冲洗，建立专门的表、册、卡分门别类整理归档，后将声像档案有序地上架。

三、弥补短板，扩充内容

2015年，我校百年校庆，在制作校史馆和收集校史资料的过程中，声像档案的弊病暴露无遗，主要为以下两点。

一是声像档案普遍存在“断档”的现象。学校声像档案储备关于学术会议、文艺活动和学校领导出席学术活动的聲像档案很多，但是展现学校科研、教学、工程等工作的声像档案却微乎其微，这一些档案存在着“断档”的现象。高校科研、教学、工程等过程中声像档案作为记录高校教研活动、科学研究等的第一手资料，以其拍摄记录的真实性、生动性，有着十分重要的作用和意义，如拍摄记录下的教研活动的精品课程、示范课程、学科竞赛等是学校教学成果和历史的重要证据；在科学研究过程中记录下来的实验过程、研究过程、课题答辩、课题论证、科研成果及其运用效益等声像档案是宣传学校科研活动的活态资料；社会调查声像资料记录了广泛的社会生活声像资料，不仅为科学研究提供了鲜活的资料，也是向政府提供咨询的最有力的素材。这一些档案作为文本资料的重要补充，是教研活动、科学研究等非常重要的参考，其中一些在80年代之前拍摄的声像资料尤为珍贵，也具有很高的开发利用价值。这一些档案的缺失使得许多学校发生的事件得不到充分的展示，无疑是一种遗憾。

由此，我们必须加强收集科研、教学、工程类声像档案的意识，采取各种措施，使学校教职工充分认识到高校缺失的“断档”档案资料是宣传学校最强有力的材料，是学校学科建设、科学研究、平台建设的重要支撑，是教师从事科研的重要参考。档案管理人员要及时向其他科室或相关部门收集零散的、有保存价值的声像资料，对体现高校教学、研究特色的素材要进行详细登记，在学校举行相关活动时应派员提前介入，加强指导，必要时可直接参与相关活动材料的收集，使“断档”档案不断档。凡在科研课题、基本建设项目等活动中产生的声像材料，应随项目归档时间一同归档。同时，随着记录手段和方式的现代化、多元化，资料的内容更加丰富多彩，高校科研平台中的图书资料、仪器设备等，要注意（下转55页）（上接52页）对其拍照，为其留下宝贵的声像档案，以此作为当时教学情况的有力参考。

二是许多照片信息不全，缺少说明。目前高校档案馆中的许多馆藏声像档案空有图片，缺少说明。许多照片因为年代已久，缺少必要的说明，常常出现照片无法对应、文字说明不规范、像素、格式不符合归档要求等问题，故而降低了相应的开发利用的可能性和价值。高校里的每一张照片都反应了学校党政、教学、科研、交流、校园文化等多个方面的内容。为了丰富声像档案内容，让声像档案发挥更大的作用，让每一张照片都“有话可说”，更好地保存和保护相关档案，在实际档案管理工作中，我们可以将采用多种形式来补充和丰富声像档案。“通常表现为录音磁带和对录音的逐字记录两种形式” 的口述档案不仅有效地保护历史记忆，也是声像档案有力的补充和印证。将声像档案与口述档案相集合，下力气收集声像档案背后的故事，从而扩充声像档案的内容，发挥声像档案中“声”的效果。亲历者通过回忆和口述从多个侧面、多个角度真实地再现历史原貌，以此达到口述档案与馆藏文书档案相互补充与印证。这不仅可以纠正以往校史记录中的错误，澄清某些事件的真伪，以此相互佐证，还可以提供一些待查史实的线索，揭示某些重要史实的细节与背景，以及背后鲜为人知的感人故事，从而勾勒出一个立体生动的历史脉络，丰富学校内容，以帮助人们更真实地了解学校的发展史。

注：本文系江苏省高校档案研究会档案科研课题《数字化背景下高校声像档案的管理研究》（项目编号：jsgdz2016-02）的阶段性研究成果

（作者单位：河海大学档案馆）