刘艳英

2018年5月16日至17日，主题为“档案助力企业创新与发展”的企业档案工作国际研讨会在中国银行总行召开。此次国际研讨会由国家档案局主办，中国银行承办，国家电网有限公司、国际档案理事会企业档案处协办，来自澳大利亚、美国、加拿大、英国、日本、俄罗斯、波兰、中国等国家和地区的企业档案管理专家汇聚一堂，交流分享数字转型期国内外企业档案管理理论与实践创新。笔者有幸参与了此次盛会，对企业档案工作创新与发展趋势有一些粗浅思考。

一、档案工作理念与宣传档案文化紧密相连

开幕式上，国际档案理事会主席大卫·弗里克先生（David Fricker）、中国国家档案局副局长付华先生和中国银行副行长任德奇先生分别发表热情洋溢的致辞。一致认为，档案作为智慧交流的纽带、文化传承的载体，在当今大数据时代应用价值巨大，对未来发展影响深远，从这点可以看出，档案有其更加深层次的含义和注解，即档案不仅仅是用于查考的佐证信息资源，更是知识和文化的体现，其软实力价值不言而喻。我们现在的档案及档案工作，更多是在提供利用上下功夫、做文章，这是一种很直接的使档案发挥价值的方式，但是存在一定被动性，即只有查考利用档案的人或机构才会切身体会到档案及档案工作本身的价值。而没有此项实践体验的人或机构，就无法深刻认识到档案的宝贵价值。所以，在笔者看来，要彰显档案的文化特色，它是文化的基础，更是文化的本源，是说得清看得见的文化本源。档案馆的一卷档案、一页纸、几张图，无不体现了历史条件下的文化信息。因此，档案工作理念要与宣扬档案文化紧密相关联。近些年来，随着各项档案工作的不断开展，特别是档案宣传工作的不断深入，社会公众对于档案及档案工作已经有了一定的认识，但仍有其局限性。还是有相当数量的部门和人群，认为档案工作就是看堆守摊，认为档案馆管理的就是人事档案等等，他们对档案部门承担的社会责任和历史责任不甚了解，产生误解实属正常。因此我觉得有必要在践行档案工作理念的同时，大力宣传档案的文化载体功能，档案可以看作是一种文化现象，档案是文化忠实的见证者，从文化角度诉说档案及档案工作，向公众娓娓道来，不失为一种更贴近民生，服务社会需要的行为。

二、拥抱当代信息技术是档案工作大势所趋

大卫·弗里克先生在题为《国际理事会及企业档案—支持创新发展》的报告中指出，数字技术、数据分析技术以及人工智能这三者将在档案文件的保存、展示方式等方面不断给档案工作者带来巨大的影响。随着大数据、云智能、区块链等技术的不断完善和发展，当代信息科学技术进步可谓一日千里，直接带来的效益就是提高了人们的工作效率，使得信息交流活跃程度前所未有。对于档案部门来说，与时俱进，用当代科技武装自己，对于保护档案原件，提高工作和查阅利用效率是大有裨益的。实际上，将档案资源在系统平台上进行有效整合，对于企业实现数据流，为档案资源发挥更大作用做了坚实的铺垫，即企业档案信息成为企业各项信息的有机组成部分，既与其他资源有效匹配，又能起到印证作用，助力企业实现战略愿景。面对信息技术，企业无法回避，唯有拥抱，这是必然趋势。笔者接触过很多企业，缺乏战略眼光，对档案及档案工作不甚重视，对档案的实体保护不够、信息化建设力度不足，一旦遇到的坎坷教训或者业务的发展等因素，就会陷于被动，甚至影响其生存。明智的企业则不然，它会将档案看做一笔财富，像经营财货一样打理，进而打造出软实力，形成竞争力。笔者可以想象，在各类商业活动场景中，档案信息资源必将扮演举足轻重的角色。

三、档案资源对于塑造企业文化价值巨大

汇丰银行档案馆通过利用档案来传达汇丰银行的文化、价值观和宗旨，为实现企业战略做支撑，为培养员工敬业度和自豪感以及维护客户资源、保持长期声誉方面作出了切实贡献。李维·斯特劳斯公司利用档案，通過创新方式讲述经典故事来激励客户以及如何借助其悠久的品牌历史遗产而重获成长等。日本涩泽荣一基金会通过讲述丰田汽车、株式会社资生堂、花王等日本企业多元化的档案利用手段，是如何用来增强企业竞争力的，并卓有成效。这些事例充分证明，塑造企业档案文化对于企业打造核心竞争力具有重要支撑作用。一些现状企业档案工作虽已取得一定成果，但整体局面也并不十分乐观，表现为企业对档案助力形成企业文化意识不强，在很多企业领导眼里，档案就是图书资料，仅供查考之用，他们缺乏战略意识，缺乏对档案工作的深刻性领悟。结果就是，很多档案价值性被封存，企业的发展历史无人问津，大家关注的都是“现在”，而没有去整理“过去”，不能继往谈何开来？有的企业做得就比较好，他们会对过去的历史进行梳理，整理出荣誉室，研究企业发展史，甚至是建立企业文化的展厅出来，向贵宾和干部职工宣扬企业发展的各个历程的人和事。它自然而然就形成了自己的一种企业文化，也可以培养员工对企业的认同感和忠诚度。另外，相当数量的民营企业对开展档案工作需求不强，热情不高。笔者认为，可以从档案助推打造企业文化角度，向民营企业宣传开展档案工作对于打造其软实力的重要作用。只要是想做大做强的民营企业，是没理由将档案部门提供的服务拒之门外的。

四、创新是档案工作具有恒久生命力的源泉

全球档案工作者对档案工作的独特视角让笔者深受启发。比如，托马斯·奥雷尼扎克在题为《波兰企业档案工作现状和创新潜力》的报告中，以“连续性理论”为基础，探讨如何关注档案助力创新，该理论阐释了企业档案和商业历史之间的联系，在这一理论中，档案发挥着至关重要的作用，既是可靠的信息来源，又是企业在建设和管理保持连续性和统一性的战略资源。给笔者的启示是，档案工作是不可能一成不变的，或者其内在需求，或者其外在刺激，都会督促档案工作顺应时势，作出改变。而积极开展各种形式的档案工作创新，可以使档案工作充满活力，也有助于治疗目前广泛存在的档案工作职业倦怠现象。那么，从哪些方面来开展创新呢，我们不妨在平时工作中多思考，多发现问题，比如，这项工作怎么做更省时、省力、效率更高？如果换一种方式来做，又会怎样？大胆尝试，突破惯性思维，抓住一闪而过的灵感，都是开展创新实践的起点。

（作者单位：黑龙江省水生动物资源增殖保护站）