王赛春

随着经济社会的快速发展，机关文书档案的数量和种类日益增多，档案利用率越来越高，但立档单位兼职档案员居多，且调换频繁等诸多因素，严重制约和阻碍着档案事业的长足发展。本文旨在探讨一种新型文书档案接收方式——“上年档案，下年接收”。重点阐述该方式的优点，分析存在问题，提出改进措施。

“上年档案，下年接收”，是青龙满族自治县档案局（馆）在改革与创新浪潮中，探索与实践的一种新型文书档案接收方式。顾名思义，是指各机关、企事业单位上一年形成和归档的文书档案，下一年地方国家档案馆就将其全部接收进馆。该方式的推行旨在探索与创新，没有遵规守矩。没有严格执行以往5年乃至10年进馆的档案业务规定，但与《河北省档案工作条例》中“因特殊情况需要提前或者延长档案移交期限的，应当经同级档案行政管理部门同意。根据需要，经同级人民政府批准，档案行政管理部门可以对某方面档案的移交期限做出特殊规定。”是不相违背的。

改变以往被动的接收方式，主动为各单位提供有效服务，多措并举，积极推进，“上年档案，下年接收”，如今已基本成为了一种长效机制，得到了各级领导和立档单位的一致好评。

一、“上年档案，下年接收”的优点

1.缩短室藏纸质档案保管时间，解决了机关档案室空间不足问题

2009年以前，青龙满族自治县档案局（馆）一直依据《河北省档案工作条例》，对在各单位保管满5年的档案进行接收。但随着经济社会的快速发展，机关档案数量的大幅度增多，很多档案室存储空间已严重不足，很大程度上阻碍了档案工作的正常开展。然而，“上年档案，下年接收” 管理模式的推行，缩短了室藏纸质档案保管时间，解决了因机关档案室空间不足而出现的档案乱堆乱放问题，在一定程度上保证了档案的安全。

2.有效督促各单位及时归档，避免文件材料遗失

自2009年起，每逢年初，县档案局（馆）都要根据工作实际，制发一份具有可操作性的档案移交文件，一直将每年3月至5月作为全县上一年度文书档案接收月。文件明确规定各立档单位的移交时间、移交的主要内容及注意事项等。全县25个乡镇及县直单位接到通知后，会主动将上年度形成的文书档案收集齐全，按时移交。县档案局（馆）会组织专人对接，有计划地安排数字化，并及时刻录成光盘，返回给原单位，以便利用。接收单位与立档单位双向合作，使接收工作有的放矢。

同时，为克服档案接收人员不足问题，档案局（馆）内部也会做好充分的准备，如：将各立档单位按工作量的大小，分包到每位工作人员身上，全员参加，实行“分包+配合”的方式，使接收工作有序开展。除此之外，分包人员要提前了解所分包单位的档案管理水平，及时做好归档指导和督导工作，力争按时、保质保量完成归档和接收任务。该模式充分缓解了因档案人员调动频繁导致工作连续性下降的问题，避免了档案的遗失损毁。

3.加快了档案资源整合步伐，为逐步实现集中统一管理做好铺垫

该模式的推行，使分散保管在立档单位的文书档案，提前5年进馆，加快了档案资源整合步伐，为档案利用者提供了一站式服务，使他们少跑弯路，得到了社会各界的支持和认可。

与此同时，随着文书档案的正常进馆，各种民生档案和专业档案也陆续被接收进馆，接收量呈逐年上升趋势。如：2008年，青龙满族自治县档案馆的馆藏量只有53168卷，而到2017年底，馆藏量已突破23万卷。县档案馆的馆藏资源不断丰富，种类不断增多，结构不断优化，为逐步实现集中统一管理奠定了坚实基础。

4.有利于档案数字化，提高档案服务利用效率

该模式的最大优点是县档案局（馆）在接收各单位档案后，会科学安排时间，充分利用有限的人力资源，尽可能在一周内完成已接收单位的档案数字化，并刻录成光盘（一式两套），一套返回给立档单位，另一套保存在县档案局（馆）。截至目前，共完成档案全文扫描990万页，著录65.3万条，完成馆藏总量的60%。此举既解决了立档单位无条件进行档案数字化的难题，实现了档案的电脑查询，更加方便、快捷查档，提高了利用效率。此外，档案已安全进馆，且实现了数据异质异地备份，加快了全县档案信息化建设进程，更搭建了立档单位和档案馆的双重利用平台。

二、存在的问题

“上年档案，下年接收”，虽是一种得到支持和认可的接收方式，但也存在着一些实际问题。

1.个别单位档案意识不高，归档不齐全，归档质量不高

青龙满族自治县所辖25个乡镇和100多个机关、企事业单位，档案管理水平极不平衡。目前，仍有个别单位档案意识淡薄，应付了事，只移交一些无关紧要的文件材料，重要的文件材料堆放在自己或单位手中，导致进馆的档案价值不高，失去了提前接收进馆的意义。同时，部分单位没有专职档案员，且身兼数职，时间和精力的不足制约着档案工作的正常开展。此外，多数档案員没有经过专业培训，缺乏应有的档案业务知识，虽做到了按时归档，但文件收集不齐全，归档质量不高。如：有些档案员是“门外汉”，不知道收集哪些文件材料归档，移交的一年文书档案也只有十几件；有的单位用单位小来找理由，归档及其不全。

2.档案服务利用中，出现了“推三阻四”现象

由于档案馆对近几年接收进馆的档案已进行了数字化，数据实现了异质异地备份。立档单位可利用档案光盘进行查询，提供利用。但为减少查档利用业务，个别单位就以档案已移交进馆为由，直接将查阅者推到县档案馆，让利用者无故走了弯路，也大大加重了县档案馆查档的工作量。

3.档案局（馆）人员少，难以满足工作的需要

目前，县档案局（馆）除内退人员外，含领导在内只有10人。繁重的指导和查阅利用任务，使档案局（馆）工作人员每天忙得焦头烂额，喘不过气来，难以满足社会各界的需要。如：档案指导人员哪忙哪去，没有足够的时间研究业务，对部分单位档案工作指导不到位，尤其是对业务档案的指导、督导不及时，质量不高。查阅利用人员只能应付临时的服务利用，没有时间详细记录、统计档案馆藏资源、编写利用实例等，编研工作形同虚设。

三、改进措施

1.加大宣传，增强领导干部队伍的档案意识

笔者认为，单位领导的档案意识决定着一个单位的工作质量。凡是领导重视档案的单位，工作人员一定会尽心尽力去做好。因此，档案部门仍要加大宣传力度，通过会议、培训、调研等多种方式提高领导干部队伍的档案意识。

2.加强培训，提高机关档案工作人员的业务能力和服务意识

档案工作是一门业务性较强的工作，没有足够的档案知识，档案工作就无法开展。因此，提高机关工作人员的业务能力是做好档案工作的有力保障。同时，提高档案工作人员的服务意识，有效提供利用，（下转41页）（上接43页）是档案工作的根本目的。

3.增加人员编制，适应与之俱来的工作量

无论是机关单位，还是县档案局（馆），都应该配备足够的人员编制，以适应社会经济快速发展的需要，确保档案工作正常、高效开展。

4.加大财政投入，大力推进数字档案馆建设

档案数字化是提高档案利用效率、提高档案工作水平、实现档案现代化管理的必由之路。而现代化的馆库建设，是快速推进全县档案工作的重中之重。县档案局（馆）要想尽一切办法，向上争取资金，力争在短期内建成国家一级馆。以现代化馆库建设逐步带动全县档案事业的快速发展，将档案工作逐步推上科学化、规范化、现代化轨道。

5. 加大档案行政执法检查力度，深入贯彻《档案法》

县档案局（馆）要充分借助县人大、县纪委以及公检法部门的执法优势，对违法违纪现象严厉查处，深入贯彻落实好《档案法》等法律法规，确保档案工作沿着法制化轨道健康前行。

（作者单位：秦皇岛市青龙满族自治县档案局（馆））