卢培婧

一、小微企业的界定及其特征

1.小微企业的基本界定

小微企业是关于规模形态的概念，是相对于大中型企业来讲规模较小的企业。国际上对小微企业的界定都是从本国的实际出发，美国和英国采用定性和定量相结合的方法，日本、意大利等国家采用定量标准。随着小微企业的不断发展和革新，其概念也在不断地变化，一般是从资产总额、从业人数、税收指标等来确认小微企业。

我国小微企业的划分标准有两个。其一是小型微型企业，包括小型企业、微型企业以及个体工商户等。其二是小型微利企业，指从事国家非限制和禁止行业，主要包括三个标准。

A、资产总额，工业企业不超过3000万元，其他企业不超过10万元。

B、从业人数，工业企业不超过100人，其他企业不超过80人。

C、税收指标，年度应纳税所得额不超过50万元。

2.小微企业的特征

2.1生产经营规模小

小微企业的优点是经营灵活、产品丰富、涉及的行业较多，有利于活跃市场经济，但小微企业自身的资金少，规模小，贷款信誉不高，筹集资金相对困难，所以生产规模的增长就比较慢，在产品的质量、外观、性能等方面都很难以和大中型企业相比，发展速度较慢。

2.2发展不平衡，易受环境影响

我国小微企业数量众多，地区发展的差异巨大，存在地区发展不平衡的现象，同时存在政策的倾向性等问题，易受环境的影响，会存在生命周期比较短的问题。

2.3 小微企业缺乏管理，业务开展水平差

小微企业的内部从业人员主要是亲朋好友，人员的变动较大。因此，企业内部的组织管理存在不稳定的现象。小微企业的经营管理者对于企业管理的经验不足，对于企业整体的经营状况、各部门的人员缺乏了解，这样就造成小微企业在开展业务的同时会出现工作不及时、混乱的状态。

二、新时代小微企业档案管理的现状

企业档案是企业生产活动过程中形成的有保存价值的各种形式的文件，是企业的基础性管理工作。互联网+、大数据时代，为小微企业的迅速发展提供了信息平台，企业管理的方式灵活多样，但企业档案的管理却存在许多问题。

1.小微企业档案管理机构设置不健全

大中型企业的档案管理机构设置较为成熟，人事档案、会计档案等有专门的档案室收集、保管档案，为企业的各项业务活动的开展提供依据支持，辅助领导的决策，使得各项决定更加具有科学性。小微企业在档案管理机构的设置上存在不足，很多的小微企业没有设置专门管理档案的部门，众多的项目文件只是保存在各个办公室之下，没有设置完整的文件、档案管理职能部门，在企业开展各类业务活动之时就会缺乏相应的经验积累，各个部门的文件管理分散混乱，严重影响小微企业运营的效率。

2.缺乏宏观管理与体制建设

小微企业无论在设施、资金、人员管理上都和大型企业有较大的差距，大型企业的档案管理体制较为健全，发展程度较高，大中型企业的档案管理模式不适合小微企业自身的发展，但是小微企业在发展的过程中存在照搬照抄大中型企业档案管理模式的现象，长时间内没有自己的发展模式，从档案的收集、整理、鉴定、归档等都没有相应的标准，导致档案归档无序，没有档案保管期限的限定，档案的销毁和保存也就无从谈起。

新时代随着社会的发展，经济体制的改革，小微企业要注重自身矛盾的特殊性，要关注自身的发展问题，结合实际制定出符合自身的档案管理模式。

3.对档案管理缺乏认识

3.1领导层缺乏对档案的认识

当今小微企业成立的各项门槛都有所降低，成立之初的目的大多只有盈利，一些小微企业的领导者也许具备某些组织领导才能，但是对文件、档案的收集、整理、利用服务意识较差，认为经济是基础，盈利获得价值是第一目的，成立专门的档案机构费时费力，从而注重了企业内部实体经济的发展，而忽视了档案管理以及隐性知识中的价值。

3.2员工对企业档案管理意识淡薄

小微企业的档案一般分布在各个办公室，缺乏统一的管理机构，加上领导部门的不重视，也会使一些员工的档案管理意识淡薄，认为小微企业规模小，管理支出少，机构设置少，档案资料也不会多，因而轻视档案管理工作，这就直接造成小微企业档案记录归档的混乱、档案资料的不完整，进而影响了企业自身的发展。

4.电子文档管理的风险问题

新时代小微企业的档案管理会面临电子文件管理方式的影响，要保障电子文件的真实性、完整性、可靠性需要小微企业克服难题。小微企业在发展的过程中文件管理的模式非常灵活，大多数文件会存储在计算机中，这样会存在对小微企业在业务活动中所产生的合同、文件等资料真实性的考验；小微企业的电子文件如果没有很好的管理会存在一段时间之后文件的失效和无法读取等问题，同时面临信息系统的更新升级、原有文件缺乏可读机器等现象。

电子文件的管理活动中存在风险，小微企业人员流动大，企业内部有价值的信息也会出现流失等现象，在知识经济中，让老板睡不着觉的事情：人才的流失、员工的跳槽，人员的流动会带走资源信息、机密文件或者带走大量的客户，这类现象都会对小微企业的发展产生阻碍作用。

三、新时代小微企业档案管理重要性分析

隨着信息技术的发展，大数据时代的到来，小微企业若想更好地融入国家的经济发展之中，实现自身利益的最大化，需要企业积累的经验作为依托，小微企业应更好的重视档案管理，挖掘自身在业务活动中产生的经验价值，运用知识管理理念，员工之间定期召开交流分享会，重视企业发展中的隐性知识，从而为小微企业提供更好的发展思路。

小微企业注重档案管理，利用档案为自身服务，提供依据、凭证、经济价值。比如以石家庄某科技公司的投标业务活动为例，该科技公司为2014年成立的小微企业，在对主要负责人的采访中得知小微企业在业务开展活动过程中文件档案的重要性。在该公司进行招投标的过程中，需要准备各类文件资料证明该企业有能力获得此项目，例如：企业的营业执照、合同原件、近年来发展的业绩合同、公司印章等，但在一次投标活动中，由于相关的文档材料没有系统有序的存放，业绩合同原本有7份，能够找到的只有5份，其他两份在另外一个同事手中，每一份业绩合同就会为企业自身增加一分，最后该公司因为档案管理的无序混乱状态而招标失败。从该公司的业务活动的经历来说，小微企业应重视自身的档案管理，它可以为小微企业直接创造利润价值。

1.发挥小微企业档案的凭证作用

从以上案例中可以得出档案对于小微企业自身的发展起到身份证明的作用，小微企业在成立之初办理的营业执照未尝不是小微企业自身存在的依据凭证，小微企业在发展活动中产生的业绩合同作为一种事实性经验价值为小微企业的主要管理人员及时了解企业整体的经营状况、做出科学的决策提供依据，为今后的业务活动提供科学的参考。

2.发挥小微企业的知识储备功能

档案直接记录了小微企业的生产活动过程、经验和成果，直接记录了企业生产活动过程中的原生信息，各种业务活动中形成的档案是真实的历史记录，反映了小微企业自身的发展规律，在开展业务活动时起到参考和交流作用，小微企业之间存在有偿的技术转让和技术交流活动，这些都是通过档案来实现的。

3.发挥档案的经济功能

企业发展过程中的业绩合同等文件对于证明企业的能力有着至关重要的作用，它可以直接为企业带来经济效益。改变小微企业档案管理无序的状态，管好用好档案有利于扩大再生产、提高企业的经济效益。小微企业做好档案管理工作对于小微企业全面发展、不断提升小微企业在市场经济中的竞争力具有重要意义。

四、新时代小微企业档案管理对策分析

1.健全档案管理体制，开拓新模式

加强档案管理体制的建设，是提高小微企业管理科学化水平的基础。企业自身内部的管理体制要紧跟新时代的发展要求，小微企业逐步建立适合自身发展的法规体系《企业重大项目分类归档要求》、《业务合同管理》，结合小微企业在发展过程中的特点健全纸质档案、电子档案的安全保密工作，完善档案的保管、保密、利用、鉴定、销毁等过程，使得小微企业档案管理活动有法可依、有章可循。

开拓新时期小微企业档案管理的新模式，根据小微企业人员少、部门少的特点，在规模较小的企业可以不用设置档案室来管理档案，可以设置一个专门的档案管理机构对小微企业发展过程中的各类档案进行管理，这类机构既不需耗费企业自身的过多费用也不会给企业带来机构设置上负担。比如：在企业投标活动中设置专职人员负责收集、整理、妥善保管企业发展活动中对于企业盈利有关的文件档案，公司重要印章、各类业绩合同等，在进行投标活动中能够及时有效的发挥档案的作用，为小微企业赢得经济利益，避免因文档丢失、损坏而给企业自身带来经济损失。

小微企业可以将档案寄存到档案管理服务中心，这种运行模式企业本身并不与服务中心发生直接的利益关系。服务中心通過提供免费、专业、高效的服务，提供档案的管理、分类、保存，帮助小微企业解决在档案管理设施设备和专业人员上的现实问题。

2.强化档案意识，提高对小微企业档案管理重要性的认识

小微企业档案是在其生产、管理等各项活动中形成的具有价值的文件材料，小微企业应将档案管理工作纳入分管档案工作的领导以及各部门项目负责人的工作计划中，以保证在安排生产计划和项目计划的同时，把有关文件档案管理任务列入计划之中。小微企业为了更好的发展，需要对档案资源进行充分地运用，充分的认识到档案能为领导的科学决策、拓展新市场、寻找新的利润增长点等提供优质服务，领导各层进一步增强责任感，与时俱进，在资金、设备、人员的投入上加大支持力度，使档案管理工作和企业的生存、发展有机地结合起来。

3.开发档案价值，为小微企业各部门提供服务

运用合理的方式和手段开发档案价值，为各部门提供服务。整合档案资源，主动将企业的发展历程呈现给企业员工。

第一、开发整理不同阶段企业内部的经营、管理、决策有重大影响的文档，呈现给员工，使各部门在先前成功的业务活动中积累经验。第二、充分利用现代信息技术，为用户提供方便的开发档案价值的方式。比如，档案展览，通过喜闻乐见的方式开发档案的价值，让企业领导、员工等对档案文化产生浓厚的兴趣，自觉了解、开发档案价值。

4.重视信息安全，规避小微企业档案信息存在的风险

小微企业领导各层应重视企业发展中的信息安全问题，在传统的纸质档案时代，要保护档案信息及载体，防止丢失。随着互联网技术的发展，小微企业的各类文档以电子化的方式存储在系统（下转49页）（上接38页）当中，这就要加强网络运营的安全工作，制定相应的法规体系，制定专职人员定期进行计算机系统的维护，及时修复漏洞，为企业各项文件档案提供良好的存储环境。

互联网时代，电子文件的产生为企业人员的利用提供了便利，同时也存在利用与泄密的矛盾问题，规避档案信息的存在风险需要对企业内部人员进行身份认证或者设置内网的专用密码，小微企业自身重要的合同文件、企业自身发展的内在机密文件需要特殊的加密工作，对于相关的系统软件需要升级、完善，对于跳槽、辞职的工作员要做好保密协议，确保企业档案的绝对安全。

5.定期开展交流会，提高档案管理人员素质

小微企业要想更好地发展，需要听取各个部门人员的建议和想法，依托于互联网技术发展起来的小微企业其内部工作人员的新奇想法—隐性知识为小微企业的发展和业务活动的开展提供新的思路，促进隐性知识显性化，创造平等沟通环境。企业知识不仅涵盖了大家熟知的显性知识如文件、档案等实体信息还包含了很多重要的不被注意的隐性知识：如员工的经验、技能以及各种社会关系等。建立开放的知识交流机制，鼓励员工之间，上下层之间的交流，更多的人分享交流经验，促进创新型思维的产生。

（作者单位：河北大学管理学院）