齐春霞

2018年3月7日，中共河北省委办公厅印发了《河北省檔案馆馆藏档案资料利用规定》（冀办发【2018】12号），该规定共七章三十一条，对制定依据、档案鉴定、利用申请、利用审批、提供利用、使用要求等进行了明确，无论是对于省档案馆的利用工作还是对于利用者来说，均具有重要的指导意义。

一、对档案利用行为进行了界定，对档案利用原则进行了明确

《河北省档案馆馆藏档案资料利用规定》指出：档案的利用，是指对馆藏档案的阅览、复制和摘录。馆藏档案利用工作以维护党和国家利益，最大限度满足各方面合理利用需求，确保党和国家秘密安全为原则。

二、对负责馆藏档案鉴定工作的单位和涉密档案的解密以及开放与控制程序进行了明确

《河北省档案馆馆藏档案资料利用规定》要求：馆藏档案的鉴定由河北省档案馆联合档案形成或者移交单位共同负责。档案形成或者移交单位撤销或者合并的，由河北省档案馆联合承担其职能的单位共同负责；无承担其职能单位的，由河北省档案馆负责。按照相关法律法规应当由河北省档案馆保管，但尚未移交进馆档案的鉴定，由档案形成或者保管单位负责，并在移交前完成相应工作。河北省档案馆代管档案的鉴定由档案代管单位或者承担其职能的单位负责；经档案代管单位授权，河北省档案馆可对代管的档案进行鉴定。

标注密级的馆藏档案，鉴定时应当首先进行解密审核。解密审核工作由原定密机关、单位负责。原定密机关、单位撤销或者合并的，由承担其职能的机关、单位负责，也可以由其上级机关、单位或者保密行政管理部门指定的机关、单位负责。

馆藏档案经鉴定符合开放条件的，经省档案局批准后予以开放，必要者报省政府批准后予以开放；暂不符合开放条件的，应当控制使用，并报国家档案局批准，延期向社会开放。

三、明确了利用申请的种类、查档公函的内容、出具查档公函的单位与职责以及简化利用手续的条件

《河北省档案馆馆藏档案资料利用规定》强调：我国公民、法人和其他组织申请利用开放档案应当持介绍信或者工作证、身份证等合法证明；申请利用控制档案、未到开放年限和代管档案应当办理规定的查档手续；为编辑制作出版涉及老一辈无产阶级革命家和省级领导同志重大题材作品申请利用档案，必须提供相关立项批复文件；我国公民、法人和其他组织申请利用控制使用档案、未到开放年限档案，应当提供市厅级单位办公厅（室）或相应职能部门出具的查档公函。这些单位包括：各市（含定州、辛集）党委和人民政府，雄安新区党工委和管委会，省直各单位，省军区，武警河北省总队，各人民团体，中直驻冀各单位。查档公函应当明确利用目的、内容、联系方式等。负责出具查档公函的单位应当对利用目的、范围的合理性进行审核。

申请利用控制使用档案、未到开放年限档案，下列情况可以简化利用手续。（一） 申请利用本组织形成、向省档案馆移交档案的，提供本组织出具的查档公函。（二） 申请利用本人或者近亲属捐赠档案的，提供相应证明。（三） 申请利用工龄、学历、职称、任职、奖励等凭证档案的，提供所在单位人事部门、人事档案管理部门等出具的查档公函。

四、对利用未开放档案的审核与审批单位进行了明确

《河北省档案馆馆藏档案资料利用规定》明确要求：河北省档案馆应当对申请利用的控制使用档案、未到开放年限档案进行审核，提出利用意见。利用秘密级、机密级国家秘密或者一定敏感内容，泄露会使党和国家安全和利益遭受严重损害的一般控制使用档案，由省档案馆负责审批。利用绝密级国家秘密或高度敏感事项，泄露会使党和国家安全和利益遭受特别严重损害的严格控制使用档案，其形成单位或者移交单位申请利用的，由省档案馆审批；其他单位申请利用的，由省档案馆报省政府办公厅审批。涉及国防、外交、统战、民族、宗教、意识形态等内容的，根据需要征求省直主管部门的意见，有关部门应当及时答复。

台、港、澳同胞和华侨如查取本人及其亲属历史证明，可持本人回乡证和身份证等有效证件，直接到省档案馆利用；利用其他开放档案，需经大陆邀请单位、合作单位或接待单位介绍，向省档案馆提出申请，省档案馆在受理申请之日起30个工作日内就是否准予利用档案做出答复。

外国组织和个人利用本馆开放档案的，需持来华有效证件，由本省外事主管部门或同级以上组织介绍，向省档案馆提出申请；外国组织和个人根据与我国各级政府及其工作部门签订的有关文化交流协定，可通过签订协定的有关部门的介绍，提出申请；外国组织和个人以其他途径利用省档案馆档案的，可以向省档案馆提出申请，省档案馆在受理申请之日起30个工作日内就是否准予利用档案做出答复。

我国公民、法人和其他组织利用虽是省档案馆保存且已经到期开放，但省档案馆无权提供利用的中央、国务院及各部、委、办、局以及省档案馆代管的档案，须凭盖有本组织一级印鉴或公民本人所在街道（乡、镇）以上组织的查档公函，到省档案馆办理申请手续，省档案馆受理后就是否准予利用档案及时做出答复。

利用者利用档案，禁止拍照。如因特殊工作需要拍照的，应提出申请，省档案馆受理后就是否准予拍照及时做出答复。

五、明确了在提供利用过程中省档案馆和利用者之间的权利与义务

《河北省档案馆馆藏档案资料利用规定》明确要求：省档案馆对摘录、复制的档案应当逐件登记在册。摘录、复制涉密档案应当符合保密规定。省档案馆对同意利用者带走的档案摘录、复制件，加盖“河北省档案馆档案复制专用章”；数字化成果档案需添加水印后方可打印；与利用者履行交接手续并签订使用协议。省档案馆已经缩微和数字化处理的档案，原则上不向利用者提供原件。需要修复、整理的馆藏档案原件，一般不提供利用。馆藏档案原件一律不外借。

《河北省档案馆馆藏档案资料利用规定》强调：利用者利用省档案馆馆藏档案应当遵守省档案馆规章制度，服从工作人员安排。经省档案馆同意，利用者可以阅览、摘录、复制有关档案。利用者使用馆藏档案必须专题专用，未经允许，任何单位和个人不得擅自公布。利用者对摘录、复制的控制使用档案，应妥善保管，严格保密，不得扩散或者转让。使用馆藏档案汇编出版、陈列展出等，应当征得省档案馆同意，并注明材料来源。使用馆藏档案制作的各种载体出版物，应向省档案馆提供5套备查。

（作者单位：河北省档案局）