毕韬

摘要：本文该在某高校录取信息查询时，针对出现的一些问题，进行了研究，把ACCESS中SOL查询语言功能充分运用到信息查询与核对管理中，改善以往传统的查询管理模式，大大优化了录取信息的管理查询模式。

关键词：ACCESS；SQL；查询

中图分类号：TP311.13 文献标识码：A 文章编号：1007-9416（2018）07-0127-02

信息管理方面的各种问题是每个高校都要面对和处理的。面对数以千万计的学生信息，要想整理出一种优化的模式来管理，是很不容易的，目前高校在册学生信息管理已普片采用数据库管理，大大的提高了该项工作的效率。但是在高校新生录取工作中，面对招办下发的原始数据，处理这些没有建立数据结构的二维表格信息一直以来都是依靠人工的查询与核对，这是一种相当低效且出错概率较高的工作方式，一直以来问题表现得很明显但又似乎没有什么很好的方法被大面积推广。

1 ACCESS查询功能的简介

ACCESS查询目的是根据制定的条件对表或其他查询进行检索，找出符合条件的记录构成一个新的数据集合，以方便对数据进行查看和分析。查询可以实现多种功能，大致可分为以下几类：（1）以一个表，或多个表，或查询为基础，创建一个新的数据集；（2）通过创建查询，完成数据的统计分析等操作；（3）使用参数查询，可以使查询结果更具有动态性，实效性；（4）利用交叉表查询，可以将数据表中的某个字段进行汇总，并将其分组，从而更便于查看和分析数据；（5）利用动作查询可以生成表，可以更新、删除数据源表中的数据，也可以为数据源表追加数据；（6）查询可作为窗体和报表数据的来源，使只能有一个数据源的窗体和报表，实现以多个数据表为数据源成为可能。

2 新生录取信息查询管理

2.1 新生信息特点

高校录取的新生，他们的信息都是一对一的，即，一名学生只对应一条数据，每条数据都包含学生的学号、姓名、性别、身份证号、政治面貌等，内容繁多冗杂。查看完整的一条数据要花费一定的时间，更不用说去核对信息了。

2.2 查询录取新生信息时面临的问题与传统解决办法

在高校录取新生管理系统中，我们可以随时查询到目前录取的新生状态以及对应的信息。但是，在录取时我们还要查看以下的问题：（1）有多少新生的志愿填报的是这所高校；（2）有多少新生的志愿是征集志愿；（3）怎么把上述两种情况下的信息区分开。

高校录取时，在录取系统里直接录取所有填报该高校的新生，若名额过多，按照分数的高低顺序录取；若名额未满，征集志愿录取。通常，我们遇到的问题是名额未满时。传统的做法是先将第一次录取的信息打印出来，整理后还差多少人，合计计划征集志愿的人数。征集志愿人数达到后，第二次打印出所有的录取信息（包括第一次打印的信息）。将第一次的信息与第二次的信息核对，人工分工合作，每人核对几页，找出征集志愿，然后归类，最后在核对信息是否有误，其中核对的过程要反复进行，避免失误。由此看出，这种方法耗时非常长，而且效率低，成本也多，远远满足不了当下的需求。

ACCESS的查询功能可以很轻松解决上述情况。我们至少不需要人工手动工作了，时间上也节约了很多，工作效率方面也大大提高了。在处理这类大量数据问题时，我们的方向科学的处理问题，用小成本做大事情。

3 结构化查询语言SQL

3.1 SQL语言概述

SQL语言设计巧妙、简单，只用了CREATE、DROP、ALTER、INSTER、UPDATE、DELETE、SELECT、CRANT和REVOTE 9个动词完成了数据定义、数据查询、数据操纵和数据控制的核心功能。

数据定义就是对表一级的定义。数据操纵是指对表中的具体数据进行增加、删除和更新等操作。数据查询是SQL语句最主要的功能，它主要使用SELECT语句，可以检索一个或多个表中的数据。

3.2 SELECT语句的使用

SELECT语句是SQL中功能最强大的，它能实现数据的选择、投影和連接运算，并能完成筛选字段重命名、分类汇总、排序和多数据源数据组合等具体操作。

首先我们准备好表一（第一次录取的总表）和表二（第二次录取的总表），其次打开ACCESS查询界面，将表一、表二添加进去并关联起来。如图1所示。

选择表二准考证号（或身份证号）作为查询的字段。在条件中输入如下的语句：Not In （“select 准考证 form[表一]”）。该语句就是说按照表二中的准考证号在表一中查找，不在表一中的数据肯定就是征集志愿填报的。

点击运行，结果以一个表格的形式显示出来。如图2所示。

可以看出，SELECT语句轻松就解决了上述所说的问题，此过程既简单，又节约时间，关键效率高。

有了SELECT 语句后好多方面的问题都可以迎刃而解了，例如查询汇总所有在校教师的工作年限、工资收入状况、学生各专业年级成绩等等。SELECT语言简单明了，现在很多数据库应用开发工具都将此语言直接融入到自身语言中。

4 结语

ACCESS的功能越用越广阔，其技术功能已慢慢代替了某些传统的方法，给我们的工作带来了很多方便。对于表格模板，只需键入需要跟踪的内容，ACCESS便会使用相应功能完成相关任务的应用程序。

参考文献

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