荀景贵

档案管理对一个部门或单位来说是一项必不可少的工作，将资料及时归档，可以方便日后查阅和借鉴，但在日常工作中，我们又往往忽略了它的管理。如何优化档案的管理，让档案更好地服务于日常工作，成为提升工作质量不容忽视的一个环节。本文就如何加强档案的优化管理提出一些具体措施，供大家借鉴。

前言

档案管理在日常工作中虽然不能直接创造工作效益，但却可以间接地提高工作质量和工作效率，促进工作的规范有序。各部门、各单位都应当提升对档案管理工作的认知程度，加以重视并将其纳入单位的正常工作之中。

l 优化档案管理的意义

随着我国《档案法》颁布以来，一些企事业单位加强了档案的管理力度，档案管理水平也得到了有效提升。纸质档案与电子档案的相接轨，促进了档案信息化资源的优化整合，对部门或单位的科学决策和管理提供了更便捷的信息支撑。但从我国档案管理的发展来看，档案管理也存在着很多不足，基础设施差，信息化程度不高，档案管理人员业务水平有待提高等，跟不上时代发展的步伐。这就需要我们优化档案管理，采取积极有效地优化措施，实现档案管理的提档升级，更好地为企事业单位和个人提供有价值的信息与资料留存，创造更多的社会效益。

2 优化档案管理的有效措施

2.1 考核与奖励并重，检查与完善相统一。任何一项工作都要有完善的考核机制，才能促进执行力的提升，档案管理同样需要完善的考核机制。要制定岗位责任制，对岗位的工作职责、工作标准进行明确和要求，月末通过自我评价和定期抽检，对工作完成情况和完成的质量进行绩效考核，对不足部分要及时指出来，如归档不及时，档案借阅未履行手续等，将工作完成情况和工作质量同绩效考核相结合，提高监督的约束作用。同时，对每月做得出色人员也要及时奖励，列入绩效加分。通过强化监督检查，奖罚分明，进一步提高了档案管理人员的积极性，促进了档案管理的优化。

2.2 积极采取新技术，提高档案信息化管理水平。当前，我们处于信息化、科技化的时代，新技术为我们的日常生活带来了很多的便捷，但也有一些档案管理部门不创新思维，档案管理还趋于落后阶段.有的还用手工操作，没有发挥好现代网络信息技术的作用，影响了档案管理的效率提升。为此，我们档案管理人员要与时俱进，积极学习新技术，利用新技术，为档案信息管理服好务。单位要及时配备计算机等电子信息化设备，充分利用档案管理软件，将档案的所有信息录入电脑，建立档案信息数据库，实现自动化管理，工作人员可以根据相关程序随意检索需要查阅的档案资料，实现档案管理的信息化、自动化。

2.3 完善培訓机制，提高档案管理人员的素质。档案管理质量的好坏与档案管理人员的素质有很大关系，优化管理档案需要一支优秀的工作团队，这就需要完善培训机制，加强对档案管理人员进行培训，提升他们的业务水平。完善培训机制由几个因素组成：一是培训经费。一些企事业单位非常重视档案管理，在年初就将档案培训经费列入预算，可以保证培训工作的顺利开展：二是培训内容要具体可操作。档案管理包括资料归档、资料整理、档案登记、制作档案检索记录和档案日常保管等。在培训时要有目标和学习内容。档案管理人员要学会鉴定档案，档案存档时限有永久和短期之分，对没有保存价值的档案按程序及时处理，对有长久保存价值的档案进行精心管理与保存。三是围绕提升服务意识开展培训。档案管理是一项服务性工作，平时看似无事，但管理起来需要档案管理人员细心认真，不但日常需要对档案卫生进行清理，而且还需要定期自查档案借阅情况，对未及时归还档案的单位或部门及时催办归还，所以在培训时要围绕提升服务意识进行开展，使档案得到有效利用，进一步提升管理质量。四是专业的师资力量。档案管理部门可以邀请相关领域的老师对工作人员进行专业培训，使他们掌握档案管理的技巧和专业知识，为档案管理信息化建设提供重要的人力保障。

2.4 完善基础设施，创造良好的档案管理环境。良好的档案管理环境，不仅能提高档案的保存质量，还能延长档案的使用寿命。我们在保存档案时，基本是纸质档案与电子档案同时保留，纸质档案怕潮、怕阳光照射，所以我们在摆放档案时，一定要选择干燥适宜的房间，定期通风，定期保持地面的湿度，以防过于干燥造成纸质粉化。档案室要安放窗帘，白天时尽量打开，以免阳光直射造成档案老化。为了保证档案存放环境，单位要购买档案柜，对档案资料分类存放。若档案较多，建议购买移动档案柜，在平时不用时移动档案柜可以合拢在一起，减少占地空间，查阅时将其推开。电子档案要经常抽检，对由录像带存放的资料，要定期播放，以防录像带长期不用粉化，随着电子化的发展，录像带存放资料已不能满足档案存放的要求，需要提档升级。我们可以通过购买刻录机或用新技术软件还原录像档案资料，利用光盘、移动存储设备或百度空间等来保存资料，为档案管理创造良好的物质条件。

3 结语

随着数字信息化技术的快速发展，对档案管理工作也提出了很多新的课题，只要我们创新思维，不断地以发展的眼光去看待档案管理，优化档案管理，时时更新档案管理手段，档案就会无时无刻地发挥着应有的作用。